Własna firma

Faktura korygująca a nota - kiedy wystawić korektę faktury, a kiedy notę korygującą?

1 czerwca 2021

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 15 głosów

15 głosów

7 komentarzy
Faktura korygująca a nota - kiedy wystawić korektę faktury, a kiedy notę korygującą?
Pomyłki przy wystawianiu faktur to codzienność, której nie da się uniknąć. Na szczęście przepisy rachunkowości przewidują takie sytuacje i przewidują wykorzystanie dwóch narzędzi, jakimi są faktury korygujące oraz noty korygujące. Warto jednak mieć świadomość, że istnieją znaczące różnice pomiędzy tymi dwoma dokumentami. Jak je rozróżnić i w kiedy wykorzystać notę korygującą a kiedy fakturę korygującą?

Faktura korygująca a nota czym się różnią?

Czym zatem różni się nota korygująca od faktury korygującej? Nota może zostać wystawiona jedynie przez nabywcę, który generuje dokument poprawiający błędy. Błędy te jednak nie dotyczą najważniejszych elementów fakturach takich jak wartość transakcji czy podatku. Na nocie korygującej pojawiają się poprawione dane na temat daty transakcji, daty płatności czy informacji o kupującym.

Jeśli natomiast na fakturze pojawiła się błędna kwota transakcji lub błędna kwota podatku, nabywca powinien wystawić fakturę korygującą. To jednak nie wszystko. Za pomocą faktury korygującej można również naprostować błędy, które są możliwe do zaktualizowania przy pomocy noty korygującej. Tak więc faktura korygująca służy zaktualizowaniu wszelkich danych widocznych na fakturze.

Zasady wystawiania i akceptacji noty korygującej

W przypadku noty korygującej, jej poprawność, a co za tym idzie, możliwość akceptacji jest warunkowana kompletnością informacji zawartych w dokumencie. Choć przepisy nie regulują wzoru, zgodnie z którym nota korygująca ma być wygenerowana, istnieją obowiązkowe dane, które muszą pojawić się na dokumencie.

Są to między innymi:

  • Nazwa dokumentu - w tym przypadku Nota korygująca,
  • Dane wystawcy zarówno faktury, jak i noty korygującej,
  • Numer dokumentu oraz data wygenerowania dokumentu,
  • Wszystkie niezbędne informacje, które pojawiają się na fakturze właściwej,
  • Precyzyjne wskazanie danych, które są korygowane notą korygującą.

Akceptacja noty korygującej jest obowiązkowa jedynie w przypadku wystawcy dokumentu. W przeszłości niezbędne było wysłanie nabywcy drugiego egzemplarza noty, który miał być również zaakceptowany przez tą stronę. Obecne prawo nie przewiduje takiej potrzeby.

Jak wystawić fakturę korygującą, gdy była wpłacona zaliczka

Istnieje wiele scenariuszy, w których nabywca wystawił błędną fakturę. Przykładem może być faktura zaliczkowa. Czy taka faktura również może być skorygowana, szczególnie gdy błąd pojawił się w kwocie lub wartości podatku?

Faktura korygujaca a nota różnice

Zarówno faktura zaliczkowa, jak i końcowa może być skorygowana za pomocą faktury korygującej. W takiej sytuacji istnieje możliwość skorygowania obu dokumentów, nawet za pomocą jednej korekty. Istotne jest jednak, by na dokumencie pojawiły się wszystkie istotne informacje takie jak nazwa dokumentu, numer i datę wystawienia faktury korygującej, wszystkie dane pojawiające się w fakturze oraz dokładne wskazanie powodu wykonania korekty.

Jak rozliczać faktury korygujące przy odwrotnym obciążeniu

Transakcje, które oparte są na odwrotnym obciążeniu to takie specyficzne zdarzenia gospodarcze, w których nabywca usługi bądź towaru jest zobowiązany do rozliczenia podatku od wartości dodanej. W takim wariancie sprzedawca na fakturze winien zamieścić adnotację o odwrotnym obciążeniu. W tego typu transakcjach błędy na fakturze również bywają obecne. Jak poradzić sobie z taką korektą?

Nie istnieje jeden złoty sposób na korygowanie tego typu faktur. Istnieją więc dwa wyjścia. Jeśli w momencie wystawienia faktury pierwotnej zaistniała przyczyna do sporządzenia nowej faktury korygującej, ta powinna być rozliczona wstecz w deklaracji podatkowej, w której obowiązek podatkowy zaistniał. Jeśli jednak korekta wystawiona w postaci faktury korygującej zaistniała już po wystawieniu faktury właściwej, opodatkowanie za nową fakturę korygującą z odwrotnym obciążeniem należałoby rozliczyć w okresie otrzymania nowej faktury.

Video

Nota i faktura korygująca: dobrowolność czy obowiązek?

Choć pojęcie noty korygującej i faktury korygującej, ze względu na swoją istotę są obecne w ustawie o rachunkowości, to żadne prawo nie ustala terminu, w którym zachodzi obowiązek wystawienia dokumentu korekty. Wielu przedsiębiorców, w celu minimalizowania papierologii nie decyduje się na wystawienie takiego dokumentu.

Czy to odpowiednie podejście?

 

 

Choć nabywca ma prawo wystawienia noty lub faktury korygującej w dowolnym momencie, to jednak pewne dane na fakturze są istotne z punktu widzenia rozliczenia podatku o wartości dodanej. Jeśli więc na fakturze NIP firmy jest wpisany niepoprawnie, przedsiębiorstwo to nie będzie miało możliwości odliczenia wartości VAT z faktury.

Nota korygująca - kiedy można ją wystawić?

Jak wcześniej wspomniano, nota korygująca jest mniej kompleksową formą korygowania danych z faktury. Nabywca może wystawić taki dokument w momencie, gdy dokument sprzedaży zawiera nieprawidłowe dane inne niż wartość transakcji lub kwota podatku.

Nota korygująca może być więc wystawiona, gdy na fakturze właściwej pojawiły się błędne:

  • Numer faktury,
  • Data faktury,
  • Dane nabywcy lub dane sprzedawcy (włączając w to zarówno nazwę firmy, adres, jak i NIP)
  • Szczegółowe dane o przedmiocie transakcji,
  • Dane o terminie płatności.

Kto wystawia notę korygującą?

Ze względu na fakt, że fakturę właściwą wystawia sprzedawca towaru lub usługi, to właśnie on jest odpowiedzialny za wystawienie noty korygującej. Jeśli na pierwotnej fakturze znalazły się błędne informacje, które jednocześnie nie są wartością transakcji lub podatku, wystawca faktury powinien taki dokument wystawić, choć nie obowiązuje go żaden wiążący termin.

Faktura korygujaca kiedy ją wystawić?

Nota korygująca a zmiana danych na fakturze VAT

Zmiana danych na fakturze VAT jest możliwa jedynie poprzez wykorzystanie noty korygującej lub faktury korygującej. Żadna inna forma edycji danych na wygenerowanej już fakturze nie może zostać w świetle prawa zaakceptowana - taki dokument uznaje się nieważny. Dobrą praktyką jest wykonywanie wszelkich zmian za pomocą faktury lub noty korygującej, które w precyzyjny sposób wskazują na nieprawidłowe dane.

W jakich sytuacjach wystawia się fakturę korygującą?

Faktura korygująca to szersza forma korekty, która umożliwia nam wykonanie zmiany w każdej informacji pojawiającej się na fakturze właściwej.

Chodzi tu między innymi o dane takie, jak:

  • Numer faktury,
  • Data faktury,
  • Dane nabywcy lub dane sprzedawcy (włączając w to zarówno nazwę firmy, adres, jak i NIP)
  • Szczegółowe dane o przedmiocie transakcji,
  • Dane o terminie płatności,
  • Wartość transakcji,
  • Wartość procentowa i kwota podatku.

Jak więc widać, faktura korygująca posiada szerszy zakres możliwości niż nota korygująca. Błędy na fakturze zdarzają się często - w większości przypadków są to nieznaczące różnice pomiędzy stanem faktycznym o danymi zawartymi na fakturze. Jeśli jednak błąd dotyczy tak fundamentalnych informacji, jak centa towaru, wartość transakcji lub wysokość podatku, stosowna zmiana w postaci noty korygującej musi zostać dokonana.

Video

W jaki sposób zaakceptować notę korygującą?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie istnieje obowiązek wysłania kupującemu dodatkowego egzemplarza noty korygującej, która powinna być przez niego podpisana i odesłana do nadawcy. Jedyna wzmianka w prawie dotyczy wymogu zaakceptowania faktury przez jej wystawcę.

W związku z powyższym akceptacja noty korygującej może odbyć się w dowolnej przyjętej przez obie strony formie. E-mail zwrotny z potwierdzeniem akceptacji warunków jest jak najbardziej akceptowalnym podejściem. Nie istnieje wymóg podpisywania takiego dokumentu kwalifikowanym podpisem cyfrowym.

Co więcej, brak akceptacji noty korygującej przez sprzedawcę wcale nie eliminuje możliwości odliczenia VATu przez nabywcę. Ze względu na istotę noty korygującej - dokumentu, którego celem jest korekta danych mniejszej wagi, nie istnieją żadne przesłanki, dla których odliczenie podatku od wartości dodanej miałoby zostać wstrzymane. Jedyny wyjątek stanowi błąd w numerze identyfikacji podatkowej NIP.

Nota korygująca a faktura korygująca podstawowe różnice

Nota korygująca gotowy wzór druku do pobrania

Ze względu na specyfikę natury noty korygującej nie istnieje żaden gotowy wzór, który mógłby posłużyć nam jako idealne odzwierciedlenie noty korygującej. Oczywiście, w internecie znajdziemy bardzo dużo gotowych do pobrania szablonów, jednak powinniśmy je wykorzystywać jedynie do potwierdzenia kompletności naszego dokumentu. Często dedykowane programy do fakturowania oferują możliwość wygenerowania noty bądź faktury korygującej, która będzie stylistycznie pasować do samej faktury, a dodatkowo zawsze wszystkie obligatoryjne informacje.

Jak dobrze wiadomo, żaden przedsiębiorca nie lubi nadmiaru dokumentacji, jeśli jednak zależy nam na względnym porządku w kwestiach finansowych firmy, dbajmy zawsze o to, by wystawiać stosowne noty lub faktury korygujące.

Podsumowanie:
    • Faktura korygująca służy do naprawiania błędów danych widocznych na fakturze, ale można nią również zmienić informacje, które są możliwe do zaktualizowania przy pomocy noty korygującej.
    • Nota korygująca musi zawierać istotne dane, ale nie ma obowiązku akceptacji przez nabywcę; z kolei fakturę korygującą może wystawić tylko sprzedawca i musi zawierać wszystkie istotne informacje, w tym dokładne wskazanie powodu wykonania korekty.
    • W przypadku transakcji opartych na odwrotnym obciążeniu, wystąpienie błędów na fakturze wymaga rozliczenia poprawek w sposób rozliczeniowy.
    • Nota korygująca i faktura korygująca są dobrowolnymi dokumentami, ale zaleca się korzystanie z nich, by uniknąć nieporozumień i problemów ze zgodnością danych w dokumentach sprzedaży.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

7 komentarzy

Dawid

Dawid

Czyli jeśli chcę rozkręcić własny biznes, to muszę nauczyć się księgowości i wiedzieć, jak wystawić fakturę korygującą. Nikt mi nigdy o tym nie mówił!
Fatima

Fatima

Księgowość to rzeczywiście trudny temat, ale odpowiednie zrozumienie faktur korygujących i not korygujących jest niezwykle ważne dla działalności firmy. Dlatego polecam tego typu artykuły swoim pracownikom.
Eleonora

Eleonora

Nie jestem ekspertem od faktur, ale muszę przyznać, że artykuł jest dobrze napisany i w wielu przypadkach może mi się przydać w przyszłej pracy.
nmaucz, mianowana

nmaucz, mianowana

Słyszałem, że w księgowości są dobrze płatne stanowiska. Może warto poszukać pracy w tym zawodzie.
Jari

Jari

Dobra, ale ciężka do ogarnięcia tematyka. Chyba lepiej zostawić to specjalistom od księgowości.
arkona

arkona

Za mnie to wszystko robi księgowa ale przyznam lepiej coś na ten temat widzieć.
Paweł

Paweł

Dobre poznać jak to się realizuje. W końcu wiele sytuacji się może zdarzyć podczas prowadzenia firmy. Tutaj wszystko fajnie zrobić.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.