Pracodawca - prawa i obowiązki

Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy - definicja, cel, elementy

9 lutego 2024

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 19 głosów

19 głosów

2 komentarze
Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy - definicja, cel, elementy
Poznaj zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy, jej definicję, cel, kluczowe elementy oraz jak zarejestrować czas pracy zdalnej.

Ewidencję czasu pracy jest zobowiązany prowadzić każdy pracodawca i to niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudnia. Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest również niezależne od tego, w jakim systemie wykonują pracę zatrudnieni. W związku z powyższym, obowiązek ten ciąży na zatrudniającym od pierwszego dnia, w którym przyjął pracownika do pracy. Wskazuje na to art. 149§1 Kodeksu pracy: Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. W związku z powyższym, brak prowadzenia ewidencji w myśl art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Właśnie z tego względu warto dokładnie zapoznać się z wytycznymi, które pozwalają na dokładne i właściwe prowadzenie rejestru.

Błędna interpretacja przepisów dotyczących ewidencji czasu pracy

Część pracodawców błędnie interpretuje art. 149§2 Kodeksu pracy, czyli: "W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy." Z powyższego nie wynika, że w stosunku do wyżej wymienionych grup pracowników zatrudniający nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Według specjalistów poprawna interpretacja to taka, w myśl której pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy, niemniej w dalszym ciągu zobowiązany jest do prowadzenia stosownej dokumentacji dotyczącej czasu pracy. Ta będzie wskazywała, czy dana osoba w określonym dniu przebywała w zakładzie pracy lub też czy korzystała z urlopu na żądanie.

Co zawiera ewidencja czasu pracy?

Każdy pracodawca szczegółowe wytyczne w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy znajdzie w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Zgodnie z §8 wyżej wymienionego aktu, pracodawca zakłada oraz prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

  • kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i w święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Z powyższego wynika, że dla każdego pracownika zatrudniający powinien prowadzić kartę oddzielnie. W praktyce większość zakładów pracy prowadzi kartę, na której podpisuje się więcej aniżeli jeden pracownik, co też nie spełnia warunków określonych przez ustawodawcę. W przypadku, jeżeli pracodawca posiada odpowiednie zaplecze technologiczne, może również prowadzić ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej, niemniej wówczas musi liczyć się z koniecznością zapewnieniem ewentualnego wydruku papierowego choćby w przypadku ewentualnej kontroli.

Warto również zauważyć, że w ewidencji czasu pracy zatrudniający powinien wpisywać takie informacje, na podstawie których będzie mógł ustalić wynagrodzenie poszczególnych pracowników, jak również inne świadczenia bezpośrednio związane z pracą. Właśnie dlatego ustawodawca bardzo dokładnie sprecyzował zakres informacji, które w rejestrze muszą się znaleźć. Ponadto, pracodawca powinien wykazać się czujnością przy wpisywaniu ilości przepracowanych przez pracownika godzin. Według specjalistów wpisywanie wyłącznie ilości godzin, które zostały przepracowane przez zatrudnionego, nie jest prawidłowe. Ewidencjonując czas pracy, pracodawca powinien wskazać dokładne godziny rozpoczęcia, jak i zakończenia pracy przez pracownika w poszczególnych dobach. Taki bowiem sposób rozliczania czasu pracy pozwala na właściwe wyliczenie i zapewnienie pracownikom odpoczynków dobowych, jak i tygodniowych. Punkt ten jest zwłaszcza istotny dla osób, które świadczą pracę na zmiany.

Szukasz pracy?

Operator CNC

Spółdzielnia SIP ZPCh

  • Krosno
Dodana

Pakowaczka na magazynie -> 3 zmiany

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Elektryk w Canpack Netherlands w Helmond

OTTO Special Staffing

  • 21 € / h
  • Holandia
Dodana
Dodana

Praca Niemcy | Pomocnik montera rusztowań | 2000 € na rękę | od zaraz

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • 10 000-14 000 zł / mc
  • Katowice
Dodana

Niezwykle ciekawą grupą zawodową w kontekście ewidencji czasu pracy są kierowcy. Sprawdź, dlaczego:

Video

Brak ewidencji czasu pracy to konsekwencje!

Niedopełnienie obowiązku, jaki ciąży na pracodawcy może być dla niego kosztowne. Ewidencja czasu pracy jest zazwyczaj potrzebna w sporach, które toczą się przed sądem pracy. W przypadku, gdy pracownik domaga się wypłaty stosownego wynagrodzenia za nadgodziny, zaś zatrudniający nie zadbał o ewidencję czasu pracy, to będzie on musiał udowodnić, że pracownik takiej pracy nie wykonywał. Z tego względu warto zauważyć, że rejestr taki warto prowadzić choćby jako środek dowodowy. Ponadto, o czym wspomniano powyżej, pracodawca ma również obowiązek udostępniania tej ewidencji każdemu zainteresowanemu pracownikowi na jego żądanie. W przypadku braku prowadzenia jej, naraża się on na grzywnę, gdyż takie zaniedbanie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Konieczność prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z przepisów zawartych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy: Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników podlega karze grzywny od 1000 zł do 30.000 zł. Inaczej mówiąc, brak prowadzenia ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych jest wykroczeniem przeciwko ich prawom. Z drugiej strony, w odniesieniu do niektórych grup pracowników podmioty prowadzące działalność gospodarczą są zwolnione z prowadzenia ewidencji czasu pracy. O jakie grupy dokładnie chodzi? Kiedy pracodawca bez narażania się na karę grzywny może nie prowadzić ewidencji czasu pracy swoich podwładnych?

Wyjątek od reguły w prowadzeniu ewidencji czasu pracy

Ewidencji czasu pracy nie trzeba prowadzić dla pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy. Ponadto, wyjątek w tym zakresie dotyczy także zatrudnionych w zadaniowym systemie pracy. Tacy pracownicy otrzymują zazwyczaj ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej. Z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zwolnieni są też ci pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników w taki sposób, że niemożliwe jest precyzyjne ustalenie ich godzin pracy. Warto przy tym podkreślić, że rezygnacja właśnie z ewidencjonowania czasu pracy określonych grup zatrudnionych nie jest równoznaczna z całkowitą rezygnacją prowadzenia dla nich dokumentacji. Poza czasem pracy w ewidencji przewiduje się także wpisywanie szczegółowych informacji z zakresu wykorzystania dni urlopowych czy też usprawiedliwionych nieobecności w zakładzie pracy.

Video

Ewidencja czasu pracy do wglądu pracownika

Ewidencja czasu pracy jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego oblicza się między innymi wynagrodzenie czy wysokość przysługującego pracownikowi do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. W związku z powyższym, pracodawca jest zobowiązany, i to na każde żądanie swojego podwładnego, udostępnić mu prowadzoną dla niego ewidencję czasu pracy. W ten sposób pracownik ma możliwość kontrolowania, czy prowadzona przez jego szefa dokumentacja jest zgodna ze stanem rzeczywistym. Pracodawca, o czym należy pamiętać, nie może odmówić pracownikowi wglądu do tej dokumentacji.

Z uwagi na ewentualne postępowanie dowodowe zatrudniony może każdorazowo wystąpić o wgląd do prowadzonej ewidencji przedkładając stosowny wniosek.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych przez pracodawcę

Prowadzenie ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych przez pracodawcę wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 149: Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalania jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Warto przy tym podkreślić, że podmiot zatrudniający jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przez cały okres zatrudniania danego pracownika. Wyjątkiem są tu pracownicy, którzy objęci są systemem zadaniowego czasu pracy, jak również pracownicy, którzy za nadgodziny wynagradzani są w formie ryczałtu. W takim przypadku z oczywistych względów nie jest konieczne ewidencjonowanie ich godzin pracy. 

Tworzenie i prowadzenie ewidencji czasu pracy może być zadaniem skomplikowanym, ale jest to obowiązek każdego pracodawcy. Musisz zadbać o to, aby ewidencja była prowadzona zgodnie z definicją ewidencji czasu pracy, zgodnie z którą musi ona obejmować wszystkie godziny przepracowane przez pracownika, w tym nadgodziny oraz czas nieobecności, takie jak urlopy czy chorobowe. Zastosowanie cyfrowych systemów do zarządzania czasem pracy może znacznie ułatwić ten proces, a jednocześnie zwiększyć dokładność i efektywność ewidencji.

Co obejmuje ewidencja czasu pracy? 

Dokumentacja związana z czasem pracy osób zatrudnionych musi zawierać szereg informacji. Te związane są między innymi z ewidencjonowaniem pracy pracowników w poszczególnych dobach, w tym również w niedziele i święta. Ponadto, pracodawca jest zobowiązany umieszczać informacje o pracy zatrudnionych w porze nocnej, godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne. Poza powyżej wskazanymi danymi konieczne jest też zapisywanie dyżurów pełnionych przez zatrudnionych, ich urlopów czy zwolnień od świadczenia pracy. W ostatnim przypadku mowa zarówno o zwolnieniach od pracy usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych.

Elementy ewidencji czasu pracy

W trakcie tworzenia ewidencji czasu pracy, jako pracodawca, musisz zwrócić szczególną uwagę na kluczowe elementy, które są konieczne do jej prawidłowego prowadzenia.

Do tych elementów należą między innymi:

  • dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • przerwy na odpoczynek
  • rejestracja urlopów,
  • dni wolnych od pracy
  • ewentualnych nadgodzin.

Karta ewidencji czasu pracy powinna być starannie prowadzona i aktualizowana, aby zapewnić dokładność danych i zgodność z przepisami prawa pracy.

Rejestracja czasu pracy zdalnej

Z uwagi na rosnącą popularność pracy zdalnej, coraz ważniejsze staje się prowadzenie ewidencji czasu pracy dla pracowników pracujących na odległość. To również jest Twoim obowiązkiem jako pracodawcy. Technologia dostarcza wielu narzędzi, które pomagają w rejestracji i śledzeniu czasu pracy zdalnej. To pozwala na skuteczne zarządzanie czasem pracy, a także daje pewność, że wszyscy pracownicy są odpowiednio wynagradzani za swoje godziny pracy, bez względu na to, gdzie fizycznie wykonują swoje zadania.

Prowadź ewidencję czasu pracy zgodnie z jej definicją, uwzględniając wszystkie kluczowe elementy i wykorzystując technologię do zarządzania czasem pracy zdalnej dla lepszej efektywności.

Pracownicy młodociani – osobne zasady rozliczania czasu pracy

Ewidencję czasu pracy, jak wspominano powyżej, pracodawca jest zobowiązany prowadzić osobno dla każdego pracownika. Warto przy tym pamiętać, że dodatkowe elementy znaleźć muszą się w dokumencie, który dotyczy pracownika młodocianego. Mowa tu o konieczności wyszczególnienia ich czasu pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, które to wykonywane były przez niego w celu odbycia przygotowania zawodowego. Taki wymóg wynika bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Podumowanie

Jak widzisz, obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy istnieje i należy się do niego dostosować. Rzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej niesie za sobą wyłącznie korzyści, takie jak np. ułatwiona komunikacja z pracownikami w tym zakresie, czy brak stresu spowodowanego ewentualną kontrolą inspektorów.

To może Cię również zainteresować

Czas pracy - dostępne możliwości

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są kluczowe elementy ewidencji czasu pracy?

Kluczowe elementy to: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerwy, urlopy, dni wolne od pracy i nadgodziny.

Czym jest prowadzenie ewidencji czasu pracy?

To obowiązek pracodawcy polegający na rejestracji wszystkich godzin przepracowanych przez pracownika, w tym nadgodzin i czasu nieobecności.

Jaką rolę pełni definicja ewidencji czasu pracy?

Definicja ewidencji czasu pracy określa, jakie elementy powinny być uwzględniane w prowadzeniu ewidencji.

Jaki jest cel ewidencji czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy jest niezbędna do prawidłowego ustalania wynagrodzenia pracowników i innych świadczeń związanych z pracą.

Jak zarejestrować czas pracy zdalnej?

Pracodawcy mogą wykorzystać różne narzędzia technologiczne do rejestracji i śledzenia czasu pracy zdalnej.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

2 komentarze

Wacław

Wacław

Bardzo fajnie, że ten temat jakże ważny nieraz jest już omawiany na tym portalu. Ewidencja czasu pracy w firmie, to bardzo ważny temat. Obowiązkiem pracodawcy jet prowadzenie ewidencji pracowników. Dzięki temu m.in wiadomo, jaki staż ma pracownik, ile dni urlopu mu przysługuje....
Pikolo

Pikolo

Trzeba dość dobrze zadbać o ewidencję czasu pracy w swojej firmie. Najlepiej jak zgodnie z zasadami robią to odpowiednie działy i w ten sposób ma się porządek w papierach zgodnie z zasadami.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.