Ewidencję czasu pracy jest zobowiązany prowadzić każdy pracodawca i to niezależnie od tego, ilu pracowników zatrudnia. Dalej, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest również niezależne od tego, w jakim systemie wykonują pracę zatrudnieni.W związku z powyższym, obowiązek ten ciąży na zatrudniającym od pierwszego dnia, w którym przyjął pracownika do pracy. Wskazuje na to art. 149§1 Kodeksu pracy, gdyż ?Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie?. W związku z powyższym, brak prowadzenia ewidencji ? w myśl art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy ? jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Właśnie z tego względu warto dokładnie zapoznać się z wytycznymi, które pozwalają na dokładne i właściwe prowadzenie rejestru.
Błędna interpretacja
Część pracodawców błędnie interpretuje art. 149§2 Kodeksu pracy, czyli: "W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy." Z powyższego nie wynika, że w stosunku do wyżej wymienionych grup pracowników zatrudniający nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy. Według specjalistów poprawna interpretacja to taka, w myśl której pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy, niemniej w dalszym ciągu zobowiązany jest do prowadzenia stosownej dokumentacji dotyczącej czasu pracy. Ta będzie wskazywała, czy dana osoba w określonym dniu przebywała w zakładzie pracy lub też czy korzystała z urlopu na żądanie.
Co zawiera ewidencja czasu pracy?
Każdy pracodawca szczegółowe wytyczne w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy znajdzie w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. I tak, zgodnie z §8 wyżej wymienionego aktu, pracodawca zakłada oraz prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:
- kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i w święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
- imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
- kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Z powyższego wynika, że dla każdego pracownika zatrudniający powinien prowadzić kartę oddzielnie. W praktyce większość zakładów pracy prowadzi kartę, na której podpisuje się więcej aniżeli jeden pracownik, co też nie spełnia warunków określonych przez ustawodawcę. W przypadku, jeżeli pracodawca posiada odpowiednie zaplecze technologiczne, może również prowadzić ewidencję czasu pracy w formie elektronicznej, niemniej jednak wówczas musi liczyć się z koniecznością zapewnieniem ewentualnego wydruku papierowego choćby w przypadku ewentualnej kontroli.
Warto również zauważyć, że w ewidencji czasu pracy zatrudniający powinien wpisywać takie informacje, na podstawie których będzie mógł ustalić wynagrodzenie poszczególnych pracowników, jak również inne świadczenia bezpośrednio związane z pracą. Właśnie dlatego ustawodawca bardzo dokładnie sprecyzował zakres informacji, które w rejestrze muszą się znaleźć. Ponadto, pracodawca powinien wykazać się czujnością przy wpisywaniu ilości przepracowanych przez pracownika godzin. Według specjalistów wpisywanie wyłącznie ilości godzin, które zostały przepracowane przez zatrudnionego, nie jest prawidłowe. Ewidencjonując czas pracy, pracodawca powinien wskazać dokładne godziny rozpoczęcia, jak i zakończenia pracy przez pracownika w poszczególnych dobach. Taki bowiem sposób rozliczania czasu pracy pozwala na właściwe wyliczenie i zapewnienie pracownikom odpoczynków dobowych, jak i tygodniowych. Punkt ten jest zwłaszcza istotny dla osób, które świadczą pracę na zmiany.
Brak ewidencji czasu pracy to konsekwencje!
Niedopełnienie obowiązku, jaki ciąży na pracodawcy może być dla niego kosztowne. Ewidencja czasu pracy jest zazwyczaj potrzebna w sporach, które toczą się przed sądem pracy. W przypadku, gdy pracownik domaga się wypłaty stosownego wynagrodzenia za nadgodziny, zaś zatrudniający nie zadbał o ewidencję czasu pracy, to będzie on musiał udowodnić, że pracownik takiej pracy nie wykonywał. Z tego względu warto zauważyć, że rejestr taki warto prowadzić choćby jako środek dowodowy. Ponadto, o czym wspomniano powyżej, pracodawca ma również obowiązek udostępniania tej ewidencji każdemu zainteresowanemu pracownikowi na jego żądanie. W przypadku braku prowadzenia jej, naraża się on na grzywnę, gdyż takie zaniedbanie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.
To może Cię również zainteresować
