Referendarz/referendarka ds. obsługi organizacyjnej i sekretarskiej

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
• nietypowe godziny pracy w tym dyżury
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
• Zarządza przepływem informacji wpływających do sekretariatu, dokonuje ich przeglądu według hierarchii ważności, terminu i tematyki spraw
• Koordynuje przygotowanie udziału członka kierownictwa w spotkaniach służbowych, konferencjach, naradach, seminariach, wydarzeniach okolicznościowych, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, w tym między innymi przygotowuje plany wizyt, materiały na spotkania, współpracuje z organizatorami, monitoruje infrastrukturę techniczną, niezbędną do realizacji spotkań
• Przygotowuje i redaguje pisma, raporty i prezentacje, zlecone przez przełożonego oraz protokoły i notatki ze spotkań
• Tworzy i aktualizuje kalendarz przełożonego, monitoruje terminy załatwienia spraw oraz proceduje wnioski wyjazdowe przełożonego
• Zapewnia obsługę protokolarną spotkań przełożonego, weryfikuje zaproszenia adresowane do przełożonego pod kątem celowości jego udziału w różnych przedsięwzięciach oraz udziela na nie odpowiedzi
• Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne, w tym zaopatrzenie w materiały biurowe, eksploatacyjne i artykuły spożywcze

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
• Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia bezpieczeństwa
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
• Znajomość protokołu dyplomatycznego
• Znajomość obsługi pakietu MS Office na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętności komunikacyjne
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem (dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego
• Przeszkolenie w zakresie dostępu do informacji publicznej

• Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
• Elastyczny czas pracy
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat - od 5% do 20% wynagrodzenia, zgodnie z udokumentowanym stażem pracy), nagrody jubileuszowe
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów
  z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach
• Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
• Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
• Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej, uprawnień do zniżek PKP
• Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
• Przyjazne środowisko pracy: kiosk pracowniczy, bufet, pokój dla rodzica z
  dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia
• Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
• Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności