Sekretarz/sekretarka ds. obsługi sekretariatu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
• nietypowe godziny pracy w tym dyżury
• Wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD), w tym przedkłada korespondencję przełożonym do dekretacji, akceptacji i podpisu oraz rozdziela zadekretowaną korespondencję do wewnętrznych komórek organizacyjnych departamentu
• Zapewnia bieżącą obsługę sekretariatu departamentu oraz wsparcie organizacyjne kierownictwa, w szczególności prowadzi kalendarze, organizuje spotkania i narady, koordynuje sprawy związane z wyjazdami służbowymi oraz realizuje bieżące sprawy administracyjne
• Prowadzi, przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR, komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników departamentu (w tym urlopów, pracy zdalnej oraz szkoleń)
• Zapewnia obsługę administracyjno-organizacyjną departamentu, w tym zaopatrzenie w materiały biurowe, eksploatacyjne oraz artykuły spożywcze. Ewidencjonuje i kontroluje zużycie tych materiałów
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne, związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe
• Przygotowuje i redaguje pisma, raporty oraz prezentacje, na potrzeby dyrektora i zastępców dyrektora departamentu

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub administracyjno-biurowym
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość pakietu MS Office (Word, MS Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem (dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego
• Znajomość zadań i struktury organizacyjnej Ministerstwa Finansów
• Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
• Znajomość protokołu dyplomatycznego

• Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
• Elastyczny czas pracy
• Możliwość świadczenia pracy w modelu hybrydowym (połączenie pracy zdalnej z pracą stacjonarną w budynku Ministerstwa Finansów)
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat - od 5% do 20% wynagrodzenia, zgodnie z udokumentowanym stażem pracy), nagrody jubileuszowe
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów
  z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach
• Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
• Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
• Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej, uprawnień do zniżek PKP
• Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
• Przyjazne środowisko pracy: kiosk pracowniczy, bufet, pokój dla rodzica z
  dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia
• Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
• Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności