Asystent/ka Zarządu – Koordynator/ka ds. administracji

Asystent/ka Zarządu – Koordynator/ka ds. administracji i e-commerce

Miejsce pracy: Łysomice (okolice Torunia)
Wymiar pracy: pełny etat
Forma zatrudnienia: umowa o pracę
Tryb pracy: stacjonarny, z możliwością wyjazdów służbowych
Wynagrodzenie: 7 000–9 000 zł brutto miesięcznie

O nas

Jesteśmy firmą handlowo-dystrybucyjną prowadzącą sprzedaż detaliczną i hurtową oraz działalność w obszarze e-commerce. Nasze produkty oferujemy za pośrednictwem własnych kanałów sprzedaży oraz popularnych platform marketplace.

W związku z rozwojem działalności poszukujemy osoby, która zapewni sprawną organizację procesów administracyjnych, będzie wspierać Zarząd w bieżących działaniach oraz koordynować wybrane procesy związane ze sprzedażą internetową.

Szukamy osoby samodzielnej, dobrze zorganizowanej i odpowiedzialnej, która potrafi skutecznie łączyć zadania administracyjne z koordynacją działań operacyjnych.

Twój zakres obowiązków

Administracja i organizacja biura

* Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura oraz bieżącej obsługi administracyjnej firmy.
* Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów, korespondencji i informacji wewnętrznych.
* Przygotowywanie, weryfikacja i archiwizacja dokumentacji administracyjnej, handlowej i finansowej.
* Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie przekazywania dokumentów i wyjaśniania bieżących kwestii.
* Monitorowanie terminów realizacji zadań, płatności i zobowiązań administracyjnych.
* Utrzymywanie kontaktów z dostawcami usług, instytucjami oraz partnerami zewnętrznymi.

Wsparcie Zarządu i koordynacja działań

* Bezpośrednie wsparcie Zarządu w organizacji i realizacji bieżących zadań.
* Organizowanie spotkań, przygotowywanie korespondencji biznesowej oraz niezbędnych materiałów i zestawień.
* Koordynowanie powierzonych projektów i monitorowanie postępów ich realizacji.
* Przygotowywanie raportów, analiz i zestawień wspierających podejmowanie decyzji biznesowych.
* Utrzymywanie bieżących kontaktów z kontrahentami i partnerami biznesowymi.
* Reprezentowanie firmy podczas wybranych spotkań z kontrahentami, dostawcami i instytucjami zewnętrznymi, w zakresie udzielonych upoważnień.
* Koordynowanie przepływu informacji pomiędzy Zarządem, administracją i magazynem.

Obsługa procesów handlowych i e-commerce

* Wspieranie bieżącej obsługi zamówień realizowanych za pośrednictwem platform sprzedażowych.
* Wystawianie i weryfikowanie faktur oraz innych dokumentów handlowych.
* Praca w systemach sprzedażowych, magazynowych i administracyjnych.
* Monitorowanie statusów zamówień i terminowości ich realizacji.
* Współpraca z dostawcami, firmami kurierskimi i operatorami logistycznymi.
* Aktualizowanie wybranych danych produktowych, cenników i informacji handlowych.
* Ścisła współpraca z Kierownikiem Magazynu w zakresie realizacji zamówień, dokumentacji i przepływu informacji.
* Wspólne identyfikowanie i wdrażanie usprawnień w procesach administracyjnych, sprzedażowych i logistycznych.

Nasze wymagania

* Minimum 2–3 lata doświadczenia na stanowisku administracyjnym, koordynacyjnym lub związanym ze wsparciem kadry zarządzającej.
* Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów.
* Zaawansowana znajomość programu Microsoft Excel, w tym formuł, tabel przestawnych i analizy danych.
* Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office.
* Umiejętność sprawnego posługiwania się systemami informatycznymi wykorzystywanymi w działalności handlowej.
* Wysoka kultura osobista i umiejętność prowadzenia profesjonalnej komunikacji biznesowej.
* Dokładność, terminowość oraz odpowiedzialność za powierzone zadania.
* Dyskrecja i umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
* Umiejętność współpracy z osobami reprezentującymi różne obszary działalności firmy.
* Prawo jazdy kategorii B oraz gotowość do okazjonalnych wyjazdów służbowych.

Mile widziane

* Doświadczenie w firmie handlowej, dystrybucyjnej lub działającej w branży e-commerce.
* Znajomość platform marketplace, takich jak Allegro, Amazon, Empik Marketplace czy ERLI.
* Doświadczenie w pracy z systemami ERP lub programami sprzedażowo-magazynowymi, np. Subiekt GT/nexo, Comarch ERP Optima, Symfonia lub enova365.
* Znajomość narzędzi integrujących sprzedaż internetową, np. BaseLinker, Apilo lub Sellasist.
* Umiejętność wykorzystania Power Query do analizy i porządkowania danych.
* Komunikatywna znajomość języka angielskiego.

To oferujemy

* Wynagrodzenie w wysokości 7 000–9 000 zł brutto miesięcznie, adekwatne do doświadczenia i kompetencji.
* Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
* Gwarantowane premie świąteczne.
* Samochód służbowy klasy premium – Mercedes-Benz CLA 200, rocznik 2025, napęd hybrydowy, automatyczna skrzynia biegów, z możliwością użytkowania prywatnego po trzymiesięcznym okresie próbnym.
* Trzymiesięczny okres wdrożeniowy umożliwiający poznanie organizacji, systemów i procesów firmy.
* Bezpośrednią współpracę z Zarządem i realny wpływ na organizację codziennych procesów.
* Samodzielne stanowisko z jasno określonym zakresem odpowiedzialności.
* Możliwość rozwoju kompetencji administracyjnych, organizacyjnych i biznesowych.
* Pracę w dynamicznym środowisku handlowym, łączącym tradycyjne kanały sprzedaży z e-commerce.

Jak aplikować?

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV za pośrednictwem formularza aplikacyjnego.

Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.