Młodszy specjalista/młodsza specjalistka ds. administracyjnych

• budynek wielokondygnacyjny, bez windy, bez podjazdów dla osób niepełnosprawnych,
• sekretariat zlokalizowany na parterze,
• praca polegająca na wykonywaniu czynności administracyjnych na potrzeby laboratorium,
• bieżąca współpraca z kierownikiem laboratorium i kierownikami pracowni oraz pozyskiwanie informacji dotyczących realizacji zawartych umów,
• współpraca z zespołem ds. administracyjnych w zakresie danych dotyczących wkładu merytorycznego do rocznego planu zamówień publicznych,
• bieżąca współpraca z kierownikami pracowni w zakresie opracowywania potrzeb zakupowych dla poszczególnych obszarów badawczych,
• kontakty z klientami zewnętrznymi w zakresie dostaw materiałów i specjalistycznych usług dla laboratorium,
• praca w pozycji siedzącej,
• obsługa urządzeń biurowych.

W zakresie dostępności architektonicznej:

• przestrzenie komunikacyjne w budynku wolne od barier poziomych (ale nie pionowych), (wystarczająco szerokie korytarze, brak progów, odpowiednio szerokie wejścia i wyjścia z budynku),
• drzwi wewnętrzne i zewnętrzne lekkie skrzydłowe, widoczne na tle fasady i ścian, odpowiednio oznaczone, o odpowiedniej przestrzeni manewrowej, brak progów i pochyłości, szerokości > 90cm,
• schody z poręczami po jednej stronie, występują antypoślizgowe materiały na schodach,
• ciągi komunikacyjne szerokości > 90cm,
• przed budynkiem zakładu, od ulicy Tuwima, dostępne jest oznaczone miejsce parkingowe dla osób z niepełnosprawnościami,
• dwa wejścia do budynku z podjazdami (od strony ul. Tuwima) dla osób poruszających się na wózku zlokalizowane na najniższej kondygnacji, do wyższych kondygnacji istnieje dostęp alternatywny (pomoc osoby ustalonej, wyznaczone miejsce do spotkań na kondygnacji z dostępem dla osób poruszających się na wózku),
• wyznaczona osoba pełniąca funkcje koordynatora do spraw dostępności (pomoc komunikacyjna i ruchowa),
• przy drzwiach wejściowych domofon,
• dojazd do budynku samochodem od strony ul. Tuwima, dojście pieszo chodnikiem od strony ul. Warszawskiej i Tuwima, przejścia dla pieszych i przystanki komunikacji autobusowej i tramwajowej oddalane do 500 m od budynku.

• zestawia potrzeby zakupowe z pięciu pracowni oraz analizuje je w zakresie poprawności opisu asortymentu z uwzględnieniem dostępnych środków i przewidywanego czasu zużycia,
• przygotowuje wkład merytoryczny do rocznego planu zamówień publicznych oraz jego aktualizację,
• prowadzi rozpoznanie rynku w zakresie dostaw materiałów i specjalistycznych usług dla laboratorium, w tym wyszukuje potencjalnych wykonawców usług serwisowych, wzorcujących i kalibracyjnych,
• przygotowuje dokumentację niezbędną do wszczęcia postępowań o udzielenie zamówień publicznych na potrzeby laboratorium, w szczególności opis przedmiotu zamówienia, formularz cenowy, formularz ofertowy, szacowanie wartości zamówienia, wniosek o udzielenie zamówienia wraz z wymaganymi załącznikami oraz przekazuje ją do komórki prowadzącej postępowanie,
• realizuje i monitoruje zawarte umowy dotyczące dostaw materiałów i usług dla laboratorium, w tym składa zamówienia, kontaktuje się z wykonawcami, ustala zakres, terminy i szczegóły realizacji usług, rozwiązuje bieżące problemy oraz prowadzi sprawy reklamacyjne i działania związane z naliczaniem kar umownych,
• weryfikuje i opisuje dokumentację dotyczącą realizacji zakupów i umów np.: faktury i dokumenty dostaw, sprawdzając zgodność kwot, ilości i asortymentu z zawartymi umowami i zrealizowanymi dostawami lub usługami oraz wyjaśnia stwierdzone niezgodności z wykonawcami,
• organizuje i realizuje czynności związane z usługami metrologicznymi dotyczącymi sprzętu laboratoryjnego, w tym kontaktuje się z wykonawcami, ustala zakres i terminy usług oraz prowadzi bieżącą korespondencję i dokumentację potwierdzającą ich wykonanie,
• przygotowuje dla osoby prowadzącej magazyn zestawienia dotyczące przyjmowanych towarów, zawierające informacje o asortymencie, ilościach, cenach, właściwej pracowni oraz kontach księgowych.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w obszarze zamówień publicznych udokumentowane zaświadczeniem, zakresem obowiązków, referencjami, świadectwem pracy
• Umiejętność pracy w MS Office (Word, Exel, poczta elektroniczna) oraz korzystania z Internetu - potwierdzone oświadczeniem, zaświadczeniem lub certyfikatem
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej (rozdział 6, 7 i 9), prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych, o Inspekcji Weterynaryjnej (organizacja Inspekcji), weryfikowana podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub testu wiedzy
• Umiejętność pracy w zespole
• Zdolność do dialogu z innymi komórkami organizacyjnymi w celu pozyskania rzetelnych danych technicznych
• Skrupulatność i obiektywizm
• Umiejętność opisywania cech dostaw i usług za pomocą wymagań wydajnościowych lub funkcjonalnych
• Umiejętność pracy pod presją czasu
• Dobra organizacja pracy własnej i właściwa kwalifikacja zadań wg ważności
• Umiejętność analizy danych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe studia podyplomowe z ustawy Prawo zamówień publicznych
• co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego pracy w administracji publicznej na stanowisku związanym z prowadzeniem spraw z udzielaniem zamówień publicznych oraz ich planowaniem
• Umiejętność definiowania kryteriów równoważności odczynników i testów diagnostycznych (wymagane certyfikaty, terminy ważności)
• Umiejętność opisania warunków serwisu aparatury laboratoryjnej
• Odporność na lobbing producencki

• Stabilną pracę w jednostce administracji państwowej z wieloletnią tradycją, otwarte i przyjazne środowisko pracy
• Dodatek za wieloletnią pracę w wysokości od 5% do 20 wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka), nagrody za wyniki i osiągnięcia, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne i rentowe, dla urzędników dodatek służby cywilnej
• Pakiet socjalny m.in. dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika i jego dzieci (dopłaty do kolonii i obozów), niskooprocentowane pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach – zapomogi, dofinansowanie do zajęć sportowo-rekreacyjnych oraz do imprez kulturalno-oświatowych (wysokość świadczeń uzależniona od kryterium dochodowego)
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych/szkieł kontaktowych korygujących wzrok do pracy przy obsłudze monitora ekranowego
• Zapewniamy możliwość rozpoczynania pracy w przedziale 6.30 - 8.30
• Możliwość ustalenia indywidualnego rozkład czasu pracy po akceptacji bezpośredniego przełożonego
• Możliwość wyjścia prywatnego w celu załatwienia ważnej sprawy (połączone z późniejszym odpracowaniem)
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Podnoszenie kwalifikacji zawodowych w ramach indywidualnych programów rozwoju zawodowego (szkolenia, kursy, studia podyplomowe)
• Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej
• Możliwość ubiegania się o mianowanie na urzędnika służby cywilnej (po spełnieniu ustawowych wymagań), umożliwiająca po zdaniu egzaminu uzyskanie dodatkowych uprawnień, w tym m.in. dodatkowego urlopu wypoczynkowego (do 12 dni) oraz dodatku służby cywilnej (dodatek do wynagrodzenia)
• Miejsce parkingowe na terenie urzędu (w miarę dostępności miejsc)
• Wsparcie na etapie wdrażania do pracy