Referent/referentka ds. wsparcia organizacyjnego obsługi klienta

Budynek Urzędu przy ul. Damrota 16 w Katowicach – wyposażony w podjazd, windy osobowe oraz toalety dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniach biurowych na parterze. Praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych (np. drukarka, skaner). Konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych. Kontakty zewnętrzne z: klientami Urzędu w celu przyjęcia dokumentów/udzielenia informacji, funkcjonariuszami Straży Granicznej w celu weryfikacji dokumentów składanych przez wnioskodawców, funkcjonariuszami Policji oraz ABW, z pracownikami urzędów pracy, ZUS, urzędów skarbowych, PIP w celu pozyskania dodatkowych informacji związanych z prowadzonymi postępowaniami. Zagrożenie korupcją, zagrożenie naciskami grup przestępczych, pełnienie dyżurów w wydłużony dzień pracy urzędu, permanentna obsługa klientów zewnętrznych, wysiłek fizyczny związany z noszeniem do 20 kg skrzyń z dokumentami.

• Wspiera bezpośrednią obsługę cudzoziemców poprzez przyjmowanie dokumentów, sprawdzanie ich kompletności według list kontrolnych, rejestrowanie wpływu, wprowadzanie danych do systemów (VIS, SIS, EES, SI Pobyt, MOS, Źródło) oraz udzielanie standardowych informacji proceduralnych, w celu prawidłowego przebiegu postępowań oraz zgodności z obowiązującymi przepisami.
• Wstępnie sprawdza składane wnioski o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca, dokumenty tożsamości pracodawców lub ich pełnomocników oraz obsługuje aplikację ZC w celu zapewnienia efektywnej obsługi klienta.
• Zakłada akta sprawy, wstępnie weryfikuje, przygotowuje projekty bieżącej korespondencji (i jej wysyłkę) w sprawach cudzoziemców do klientów i innych urzędów, a także przekazuje akta do składnicy akt podręcznych i archiwizuje dokumenty, w celu wsparcia postępowania administracyjnego.
• Występuje do właściwych organów (m.in. Straży Granicznej, Policji, ABW, konsula) w celu uzyskania informacji czy wjazd i pobyt cudzoziemca na terytorium RP stanowią zagrożenie dla obronności lub bezpieczeństwa państwa albo ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego, a także udziela tym organom informacji o cudzoziemcach, których postępowania toczą się przed wojewodą.
• Uwierzytelnia kopie dokumentów na podstawie okazanych przez klientów oryginałów w celu zapewnienia prawidłowości składanej dokumentacji, jak również uwierzytelnia „za zgodność z oryginałem” przedłożone przez klientów dokumenty celem dalszego przekazania do innych organów.
• Zamawia gotowe dokumenty (m.in. karty pobytu, karty pobytowe oraz zaświadczenia o zarejestrowaniu pobytu obywatela UE, o wpisaniu do ewidencji zaproszeń i w sprawach pobytu czasowego, stałego, rezydenta długoterminowego UE, obywatela UE, ZK czy członków ich rodzin) w celu wydania ich klientom.
• Przygotowuje dokumentację, m.in.: o złożonych wnioskach lub o zwrocie, utracie lub zniszczeniu kart pobytu i dokumentów dotyczących obywateli UE, ZK i członków ich rodzin, w celu przekazania uprawnionemu pracownikowi do wydania zaświadczeń zgodnie z wymogami przepisów prawa.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Znajomość języków obcych: język angielski lub rosyjski na poziomie komunikatywnym
• Znajomość ustaw: o cudzoziemcach, o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, o wjeździe na terytorium RP pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich UE i członków ich rodzin, o zmianie ustawy o wjeździe na terytorium RP pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich UE i członków ich rodzin
• Znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• Umiejętność obsługi komputera na poziomie średniozaawansowanym (obsługa MS Office: Word, Outlook, umiejętność szybkiego pisania, znajomość skrótów klawiszowych, przenoszenie danych)
• Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w obsłudze klienta lub doświadczenie zawodowe w pracy biurowej przy realizacji zadań wymagających komunikacji międzykulturowej
• Znajomość ustawy o opłacie skarbowej
• Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, orientacja na klienta

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
• dodatek za wysługę lat od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. ,,trzynastka”
• nagrody okresowe uzależnione od osiąganych wyników pracy
• nagrody jubileuszowe
• możliwość pracy zdalnej – jeśli jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika
• możliwość skorzystania z wyjść prywatnych za odpracowaniem
• perspektywę rozwoju zawodowego
• udział w szkoleniach/kursach, dofinansowanie do studiów i nauki języków obcych
• pakiet socjalny, w tym między innymi: dofinansowanie do wypoczynku, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach, pożyczki na cele mieszkaniowe, dopłata do karty sportowej, dofinansowanie przejazdów do organizowanych we własnym zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej
• możliwość skorzystania z oferty ubezpieczenia grupowego, a także Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• dofinansowanie do zakupu okularów
• możliwość ubiegania się o mianowanie na urzędnika służby cywilnej (po spełnieniu ustawowych wymagań formalnych), co pozwala – po zdanym egzaminie – na uzyskanie dodatkowych uprawnień (np. dodatkowy urlop do 12 dni, dodatek finansowy)
• odprawa emerytalna/rentowa