Polecana

Office Coordinator / Reception & Facilities Coordinator

WISAG POLSKA sp. z o.o.

wygasa za 1 miesiąc (do 5 cze)

Umowa o pracę
6 500 do 7 000 zł brutto / mies.
Umowa zlecenie
6 500 do 7 000 zł brutto / mies.

Kraków, małopolskie

Umowa o pracę, umowa zlecenie

Pełny etat

Kierownik

Praca stacjonarna

Praca od zaraz

WISAG Polska Sp. z o.o. należy do grupy WISAG, jednego z czołowych koncernów usługowych w Niemczech. Podstawowa działalność firmy w zakresie obsługi nieruchomości to usługi techniczne i infrastrukturalne dla obiektów gospodarczych, komercyjnych i mieszkalnych. . WISAG Polska należy do usługodawców o ugruntowanej pozycji w branży. Firma wchodzi też w skład sieci E.C.S. (European Customer Synergy), która obsługuje międzynarodowych klientów w ponad 20 krajach europejskich.

WISAG Polska to specjalista w dziedzinie całościowego zarządzania technicznymi aspektami infrastruktury budynków.

Szukamy koordynatora recepcji, praca w godzinach 8-16 od poniedziałku do piątku.

Miejsce pracy: Quattro Business Park, Aleja Generała Tadeusza Bora-Komorowskiego 25, 31-476 Kraków.

Zakres obowiązków

Witanie gości (pracowników/nowych pracowników/usługodawców,
sprzedawców/dostawców)
Tworzenie i weryfikacja podręczników recepcyjnych, wspieranie innych placówek oraz
zdalne wsparcie w zadaniach recepcyjnych
Przyjmowanie wniosków od pracowników o wizytę w biurze oraz zapoznawanie ich z
procedurami pracy na miejscu
Obsługa przesyłek/korespondencji/dostaw (wysyłanie/odbieranie/śledzenie
przesyłek przychodzących i wychodzących/przechowywanie i dystrybucja)
Archiwizacja (dokumenty GWS/umowy z dostawcami/raporty/protokoły)
Wysyłka sprzętu IT
Wysyłka i przygotowywanie dokumentów dla działu HRSS (punkt pocztowy)
Prowadzenie i monitorowanie dokumentacji związanej z rejestrem przesyłek przychodzących
Organizacja materiałów biurowych i zamawianie artykułów
(sprawdzanie stanów/składanie zamówień/uzupełnianie zapasów)
Organizowanie dodatkowego sprzątania biura zgodnie z potrzebami firmy sprzątającej
/koordynowanie zastępstw personelu/kontrola czystości w biurze
Przeprowadzanie codziennych, comiesięcznych i kwartalnych kontroli biura przy wsparciu
koordynatora ds. obiektu
Zarządzanie przedmiotami zgubionymi lub pozostawionymi w biurze
Przygotowywanie sal konferencyjnych na spotkania zespołów/pracowników
Zarządzanie rezerwacjami sal konferencyjnych - w razie potrzeby, rozwiązywanie konfliktów poprzez
zmianę rezerwacji lub anulowanie
Aktywowanie/dezaktywowanie/ponowne aktywowanie kart dostępu + obsługa miejsc parkingowych
Drukowanie kart identyfikacyjnych i wydawanie ich pracownikom
Przygotowywanie raportów dotyczących kontroli dostępu i monitoringu systemu
Wsparcie w rozwiązywaniu/zgłaszaniu usterek związanych z systemami kontroli dostępu i monitoringu
Wysyłanie wniosków o dostęp do budynku biurowego
Wypełnianie i monitorowanie dokumentacji: karty dostępu do zablokowania, kontrole systemu bezpieczeństwa (raz w tygodniu), liczba osób w biurze
Przeprowadzanie kontroli bezpieczeństwa obiektu
Wsparcie zespołu FM w zakresie zgłaszania incydentów
Rozpatrywanie pytań, wniosków i skarg pracowników w ramach organizacji
Odpowiadanie na przychodzące połączenia telefoniczne/korespondencję e-mailową i przekierowywanie do odpowiednich działów/odbiorców
Pierwszy punkt kontaktowy w zakresie pomocy przy wszelkich wnioskach klientów wewnętrznych i zewnętrznych
Wsparcie przy wypełnianiu aktualizacji raportów BAU (regularne aktualizacje dotyczące biur przekazywane klientowi)
Obsługa systemu zarządzania obiektem: wprowadzanie danych gości, zgłaszanie problemów/awarii, wysyłanie wniosków o dostęp
Zgłaszanie problemów/awarii związanych ze sprzętem dostarczonym przez dostawców
Wspieranie realizacji harmonogramu konserwacji zapobiegawczej
Pomoc technikom serwisowym/kurierom na terenie biura (praca w serwerowniach itp.)
Wypełnianie i monitorowanie dokumentacji: temperatura w serwerowni, stan apteczki pierwszej pomocy (raz w miesiącu)
Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług gastronomicznych
Utrzymywanie stałego kontaktu z wynajmującym i technikami budynku oraz samodzielne zgłaszanie problemów i
awarii w miarę potrzeb
Samodzielna obsługa systemu zgłoszeń wynajmującego oraz wsparcie dla systemu zgłoszeń Corrigo
Wsparcie w zakresie wszelkich zadań związanych z BHP na terenie obiektu
Wspieranie koordynatora obiektu w zakresie dokumentacji BHP (np. program „Access to Work”, lista kontrolna dla wykonawców, wprowadzenie do biura dla wykonawców, ocena pracy/opis metody pracy, zgłaszanie nieprawidłowości)
Wsparcie przy wydarzeniach planowanych na terenie obiektu
Wsparcie w zakresie cateringu i serwowania kawy
Ścisła współpraca z koordynatorem obiektu, wspierając lokalizację zdalnie, aby zapewnić
działanie wszystkich usług i sprawne funkcjonowanie biura

Wymagania

Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
Umiejętność obsługi urządzeń biurowych.
Wysokie zdolności interpersonalne i komunikatywne.
Pozytywne nastawienie, zaangażowanie, kreatywność oraz samodzielność.
Dobra organizacja czasu pracy.
Dyspozycyjność.
Odpowiednie doświadczenie zawodowe.

Oferujemy

umowa zlecenie, umowa o pracę
możliwość rozwoju
pracę w wielokulturowym środowisku
stabilność zatrudnienia
przyjazną atmosferę w zespole i wsparcie na etapie wdrożenia

Administratorem danych osobowych jest WISAG POLSKA" sp. z o.o. 70-205 Szczecin Podgórna 67, NIP: 8521007440. Moje dane osobowe przetwarzane są w celu rekrutacji przez Administratora. Wiem, że przysługują mi następujące prawa: prawo żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, znajduje się w Polityce Prywatności Administratora.
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez WISAG POLSKA" sp. z o.o. 70-205 Szczecin Podgórna 67, NIP: 8521007440 zawartych w załączonych dokumentach aplikacyjnych (w tym wizerunku), na potrzeby bieżącej rekrutacji. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdym czasie wycofana. Dodatkowo wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach aplikacyjnych (w tym wizerunku), na potrzeby przyszłych rekrutacji przez okres 12 miesięcy. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdym czasie wycofana.