Referent/Referentka ds. obsługi biurowej

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:praca w siedzibie urzędu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:

• praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie przy oświetleniu naturalnym i sztucznym
• nie występują uciążliwe, szkodliwe i niebezpieczne warunki pracy
• podstawowe wyposażenie stanowiska to: zestaw komputerowy, meble biurowe oraz elektryczne urządzenia biurowe
• budynek czteropiętrowy z wysokim parterem - bez windy i podjazdów, wejście główne do budynku po dziewięciu stopniach
• stanowisko pracy znajduje się na IV piętrze budynku
• pomieszczenia sanitarne nieprzystosowane dla osób poruszających się na wózkach.

• zapewnia przepływ informacji wewnątrz inspektoratu weterynarii, w tym przygotowuje szablony dokumentów, komunikatów, właściwie przechowuje oraz przekazuje dokumenty do archiwum w celu zachowania prawidłowego dokumentowania przebiegu spraw w Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii
• obsługuje interesantów wewnętrznych i zewnętrznych w celu organizacji i właściwej oprawy spotkań z Pomorskim Wojewódzkim Lekarzem Weterynarii i jego Zastępcą
• organizuje zasoby biura, w tym kontroluje stany magazynowe biura, sprawuje nadzór nad sprawnością sprzętu biurowego, wykonuje czynności inwentaryzacyjne biur, składa zamówienia na wyposażenie biur w celu zapewnienia sprawnego i odpowiedniego wyposażenia biur Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii
• utrzymuje system ewidencji czasu pracy oraz obsługi delegacji służbowych pracowników inspektoratu w celu bieżącego nadzoru prawidłowego rozliczania czasu pracy w tym zakresie, przygotowuje raporty i zestawienia dla przełożonych w celu dalszych opracowań, w tym dostarcza kierownictwu aktualne informacje niezbędne do podejmowania decyzji
• wspiera organizację pracy Pomorskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii i jego Zastępcy, w tym prowadzi terminarz, monitoruje terminy i przypomnienia oraz organizuje spotkania poprzez przygotowanie sali, materiałów i list obecności, w celu zapewnienia sprawnego przebiegu narad i wydarzeń służbowych
• organizuje wydarzenia wewnętrzne, takie jak narady, uroczystości i spotkania pracownicze
• sporządza notatki ze spotkań oraz monitoruje realizację ustaleń, przekazując informacje właściwym komórkom organizacyjnym, w celu zapewnienia ciągłości działań i właściwego nadzoru nad wykonaniem poleceń kierownictwa
• redaguje korespondencję i pisma, dokonuje wstępnej selekcji korespondencji wpływającej oraz obsługuje interesantów wewnętrznych i zewnętrznych, w celu zapewnienia profesjonalnej reprezentacji Inspektoratu oraz usprawnienia pracy Pomorskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii i jego Zastępcy
• koordynuje przepływ informacji między kierownictwem a komórkami organizacyjnymi, przekazuje komunikaty, ustalenia i decyzje, w celu zapewnienia spójności działań Inspektoratu
• zbiera, przetwarza i przekazuje informacje oraz materiały do wiadomości publicznej

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego doświadczenia w pracy na stanowisku związanym z obsługa biurową w kontakcie z interesariuszami
• umiejętność biegłej obsługi komputera, oprogramowania pakietu MS Office
• umiejętność dobrej organizacji pracy
• znajomość przepisów kancelaryjno- archiwalnych
• komunikatywność
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później; osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego
• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym
• umiejętność obsługi: mediów społecznościowych, programów graficznych, obróbki zdjęć, filmów
• dobra prezencja i kultura osobista
• umiejętność redagowania pism i komunikatów,
• znajomość zasad obiegu dokumentów i archiwizacji
• umiejętność organizacji spotkań i wydarzeń
• mile widziane doświadczenie w administracji publicznej
• wysoka kultura osobista i profesjonalna komunikacja
• doskonała organizacja pracy i umiejętność ustalania priorytetów
• samodzielność, odpowiedzialność i dyskrecja
• umiejętność pracy pod presją czasu
• proaktywność i inicjatywa

• Ruchomy czas pracy
• Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

• możliwość pracy zdalnej okazjonalnej
• dodatek za wysługę lat tzw. dodatek stażowy
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. trzynastka
• możliwość podnoszenia kwalifikacji poprzez szkolenia
• możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy