Office Manager / Kierownik biura zarządu [M/F/D]

Umowa o pracę

Podobne oferty pracy

MichalePage feed import

Zakres obowiązków

Zarządzanie biurem - 40% czasu pracy:

Zarządzanie pracą recepcji (1-2 FTE) - codzienny nadzór operacyjny, obsługa gości, poczty, kurierów oraz zaopatrzenia.
Koordynacja infrastruktury i usług - współpraca z administracją budynku, dostawcami (sprzątanie, ochrona, telekomunikacja), kontrola umów i SLA.
Wybór dostawców usług biurowych.
Zarządzanie budżet operacyjny - monitorowanie OPEX, obsługa zamówień i faktur.

Wsparcie Executive - 40% czasu pracy:

Wsparcie jednego z członków Zarządu - zarządzanie kalendarzami, organizacja spotkań i podróży służbowych.
Obsługa posiedzeń Zarządu i Rady - przygotowywanie pakietów informacyjnych, rejestrowanie decyzji i uchwał.

Zarządzanie obszarem HR - 10% czasu pracy:

Onboarding i HR admin - przygotowanie miejsc pracy i wyposażenia nowych pracowników, współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowych, aktualizacja dokumentacji, obsługa umów i kalendarza urlopów, przygotowanie comiesięcznych zestawień (pracownicy, urlopy, szkolenia, rekrutacje), ewidencja czasu pracy i podwykonawców.

Pozostałe:

Usprawnianie procesów i narzędzi - standaryzacja szablonów, optymalizacja workflow, udział w tworzeniu procedur i good practices.
Organizacja eventów firmowych.

Kilka lat doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku (executive assistant / office manager / office coordinator),
Doświadczenie w mniejszych strukturach z przekrojowością zadań - mile widziane,
Doświadczenie w przygotowaniu agend, uchwał oraz organizacji podróży służbowych,
Doświadczenie w zarządzaniu budżetem, dostawcami i przestrzenią biurową,
Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (min. B2) - warunek konieczny,
Wysoka samodzielność, poukładanie, inicjatywa, sprawczość,
Otwartość, komunikatywność, poczucie odpowiedzialności,
Gotowość na pracę stacjonarna ze sporadyczną pracą zdalną.

Konkurencyjne warunki finansowe,
Praca w międzynarodowym, różnorodnym środowisku,
Stabilne miejsce zatrudnienia, w którym zaufanie, autonomia i profesjonalizm są realnymi wartościami,
Możliwość wywierania bezpośredniego wpływu na funkcjonowanie biura i codzienną pracę zespołu,
Praca w przyjaznej i swobodnej atmosferze, przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów organizacyjnych,
Szansa na długoterminową współpracę i rozwijanie swojej roli wraz z organizacją.

Podobne oferty pracy

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Michael Page Finance & Human Resources 40-007 Katowice Uniwersytecka 13, NIP: 5252345586 zawartych w załączonych dokumentach aplikacyjnych (w tym wizerunku), na potrzeby bieżącej rekrutacji. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdym czasie wycofana. Dodatkowo wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach aplikacyjnych (w tym wizerunku), na potrzeby przyszłych rekrutacji przez okres 12 miesięcy. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdym czasie wycofana.