Asystentka / Asystent Zarządu

O nas:

Jesteśmy dynamicznym zespołem działającym w branży eventowej, specjalizującym się w organizacji festiwali. W związku z rozwojem poszukujemy zorganizowanej, samodzielnej i proaktywnej osoby, która dołączy do naszego zespołu, aby stać się prawą ręką Prezesa Zarządu. Twoja rola będzie kluczowa w optymalizacji działań operacyjnych i wsparciu strategicznego rozwoju firmy.

Kluczowe zadania:

Zarządzanie komunikacją po spotkaniach: Wysyłanie podsumowań (e-mail, SMS), proaktywne umawianie kolejnych rozmów i dbanie o to, by kluczowe ustalenia zostały wdrożone.

Koordynacja i monitorowanie projektów: Nadzór nad rozpoczętymi wątkami biznesowymi, systematyczne przypominanie o zadaniach i terminach oraz monitorowanie postępów.

Aktywne wsparcie w networkingu: Umawianie spotkań z potencjalnymi partnerami, przygotowywanie notatek i researchu na temat firm i osób, z którymi Prezes będzie się spotykać.

Przejęcie bieżących zadań operacyjnych: Prowadzenie wyznaczonej korespondencji, realizacja spraw administracyjnych i nadzór nad prawidłowym obiegiem kluczowych dokumentów.

Proaktywne zarządzanie kalendarzem Prezesa: Pełna odpowiedzialność za umawianie, potwierdzanie i przesuwanie spotkań, zapewnienie czasu na pracę koncepcyjną i unikanie konfliktów w harmonogramie.

Kompleksowa organizacja podróży i wydarzeń: Planowanie i logistyka wyjazdów służbowych, rezerwacja biletów, hoteli, sal konferencyjnych oraz dbałość o wszystkie szczegóły organizacyjne.

Zapewnienie płynnego przepływu informacji: Przygotowywanie zwięzłych raportów ze spotkań, regularne informowanie o statusie działań i proponowanie kolejnych kroków.

Wsparcie ad-hoc: Elastyczna pomoc przy zadaniach bieżących zlecanych przez Zarząd, w tym również przy wybranych zadaniach prywatnych.



Wykształcenie: Preferowane wyższe. Jesteśmy otwarci również na kandydatów w trakcie studiów, którzy wykazują się elastycznością czasową i gotowością do intensywnej nauki. Mile widziane są także osoby prowadzące własną działalność gospodarczą lub skutecznie łączące pracę z nauką.

Doświadczenie:

Dla kandydatów z wykształceniem wyższym: 2-5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Asystent/ka Zarządu, Office Manager, Project Manager). Doświadczenie w branży eventowej, agencji kreatywnej lub reklamowej będzie kluczowym atutem.

Dla studentów: Wystarczające będzie udokumentowane doświadczenie w formie praktyk, staży lub aktywnej działalności organizacyjnej (np. w kołach naukowych, samorządzie studenckim, przy organizacji wydarzeń lub w wolontariacie).

Kompetencje techniczne: Bardzo dobra, praktyczna znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel, Word, PowerPoint) oraz narzędzi Google Workspace. Doświadczenie w pracy z oprogramowaniem do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday) będzie dodatkowym atutem.

Umiejętności: Wysoko rozwinięte zdolności organizacyjne, pozwalające na efektywne zarządzanie wieloma zadaniami jednocześnie. Kluczowe są również dokładność, sumienność, samodzielność w działaniu oraz doskonałe kompetencje komunikacyjne i wysoka kultura osobista.

Elastyczność: Potwierdzona umiejętność efektywnej pracy pod presją czasu i w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Oczekujemy doskonałej organizacji pracy własnej oraz gotowości do szybkiego reagowania na bieżące potrzeby Zarządu.



Elastyczność: Możliwość wyboru preferowanej formy współpracy (Umowa zlecenie, B2B), dostosowanej do specyfiki i faz projektowych naszych festiwali.

Realny wpływ: Bezpośrednią współpracę z Zarządem i realny wpływ na kształt i organizację jednych z najciekawszych wydarzeń w kraju.

Rozwój: Pracę w kreatywnym i dynamicznym środowisku, które stwarza przestrzeń do rozwoju zawodowego i zdobywania unikalnych doświadczeń.

Wynagrodzenie: Adekwatne do posiadanego doświadczenia i zakresu obowiązków((widełki płacowe zostaną przedstawione na kolejnych etapach rekrutacji).