Sekretarka / Asystentka Zarządu

Sekretarka / Asystentka Zarządu

Obowiązki:

Koordynowanie i zarządzanie kalendarzem spotkań Zarządu,

Organizacja oraz obsługa wydarzeń firmowych, spotkań integracyjnych, konferencji (w tym negocjowanie warunków współpracy z dostawcami),

Profesjonalna obsługa klientów i gości, dbanie o pozytywny wizerunek firmy podczas spotkań biznesowych,

Wsparcie Zarządu w codziennych zadaniach administracyjnych (przygotowanie prezentacji, raportów, protokołowanie spotkań Zarządu),

Zarządzanie przepływem informacji między Zarządem a poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi w ramach powierzonych obowiązków,

Obsługa obiegu umów oraz dokumentów: rejestracja, kompletowanie, przekazywanie do podpisu, wysyłka oraz archiwizacja,

Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, także elektronicznej,

Obsługa narzędzi komunikacyjnych oraz wprowadzanie danych do systemów firmowych,

Obsługa administracyjno-biurowa pracowników Spółki, monitorowanie stanu zaopatrzenia biura oraz zamawianie artykułów spożywczych i biurowych,

Odbieranie i nadawanie przesyłek kurierskich,

Utrzymanie estetyki miejsca pracy oraz przestrzeni wspólnych,

Prowadzenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi standardami,

Realizowanie innych zadań zleconych przez bezpośredniego przełożonego.



Wysoka kultura osobista oraz bardzo dobre umiejętności komunikacyjne,

Otwartość, elastyczność i umiejętność pracy pod presją czasu,

Umiejętność pracy zespołowej oraz samodzielność w podejmowaniu decyzji,

Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację (min. poziom B2),

Znajomość obsługi komputera, pakietu MS Office oraz narzędzi do komunikacji i organizacji pracy

Zdolność szybkiego uczenia się i umiejętność wielozadaniowości,

Dyspozycyjność i punktualność,

Mile widziane doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku lub w obsłudze administracyjno-biurowej.