Specjalista w Wydziale Kadr w Placówkach Zagranicznych w Biurze Kapitału Ludzkiego (BKL 37/2025)

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1. krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe,

2. permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach,

3. zagrożenie korupcją.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi, otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

• Przygotowuje dokumentację pracowniczą (w obszarze właściwym dla stanowiska), w oparciu o wnioski, z zakresu prawa pracy, składane przez kierowników placówek, w celu nawiązania, zmiany bądź rozwiązania stosunku pracy. Prowadzi ewidencję zatrudnienia w placówkach.
• Ustala uprawnienia pracowników do nagród jubileuszowych i innych świadczeń (m.in. dodatki stażowe, dodatki służby zagranicznej i służby cywilnej, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, dodatkowe wynagrodzenie roczne, odprawy, zasiłki z ubezpieczenia społecznego) oraz przygotowuje decyzje w tych sprawach w celu przekazania informacji nt. wysokości należnych świadczeń bądź wypłacenia świadczeń finansowych.
• Sporządza zestawienia i raporty kadrowe oraz aktualizuje struktury zatrudnienia w celu dostarczenia aktualnej informacji oraz monitorowania stanu zatrudnienia w poszczególnych placówkach zagranicznych. Przygotowuje wykaz stanowisk planowanych do obsadzenia (w obszarze właściwości stanowiska).
• Planuje, koordynuje i monitoruje proces pierwszej oceny i oceny okresowej członków korpusu służby cywilnej w celu wsparcia Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej w zakresie prowadzenia sprawnej polityki kadrowej wobec pracowników i urzędników służby cywilnej. Prowadzi ewidencję ocen pracowniczych.
• Prowadzi i aktualizuje elektroniczną bazę danych w systemie kadrowo-płacowym w celu zapewnienia aktualnych informacji o stanie i warunkach zatrudnienia pracowników, na podstawie których wypłacane są pracownikom wynagrodzenia i inne świadczenia pieniężne. Pełnienie funkcji administratora e-obiegówki dla pracowników.
• Przygotowuje, opiniuje, analizuje dokumenty w zakresie właściwości stanowiska (np. umowy cywilno-prawne zawierane na potrzeby Ministerstwa, struktury organizacyjne pod kątem wykorzystania etatów i właściwego planowania stanu osobowego oraz koordynowania zmian w regulaminach, wnioski o przedłużenie pobytu).
• Występuje z wnioskiem o rozpoczęcie procedury naboru w celu zapewnienia obsady wakujących stanowisk.
• Kieruje kandydatów zakwalifikowanych do pracy w placówkach zagranicznych na szkolenia przedwyjazdowe i badania lekarskie (wstępne, okresowe i kontrolne) oraz koordynuje przygotowania do wyjazdu w celu realizacji planów rotacji.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze spraw kadrowych lub w placówkach zagranicznych w obszarze administracyjno-finansowym
• Poświadczenie bezpieczeństwa do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
• Znajomość języka obcego na poziomie B1.
• Znajomość aktów prawnych: ustawy Kodeks pracy, ustawy o służbie zagranicznej i aktów wykonawczych, ustawy o służbie cywilnej i aktów wykonawczych, ustawy o ochronie danych osobowych.
• Znajomość zagadnień z zakresu ubezpieczeń społecznych.
• Umiejętność: interpretacji przepisów, współpracy, argumentowania.
• Zorientowanie na osiąganie celów, orientacja na klienta, samodzielność i inicjatywa, odporność na stres.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe magisterskie lub równorzędne.
• co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w obszarze spraw kadrowych w jednostkach sektora finansów publicznych
• Znajomość: • ustawy Prawo zamówień publicznych, • ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, • ustawy o dostępie do informacji publicznej, • obsługi programu kadrowo-płacowego.
• Dowolny język obcy na poziomie B2.
• Przeszkolenie z zakresu prawa pracy.

• Ruchomy czas pracy
• Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Stołówka pracownicza
• Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• Miejsce do odświeżenia się
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Miejsce parkingowe na terenie urzędu
• Możliwość przyjścia do pracy z dzieckiem
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
• Dopłaty do żłobka, przedszkola i klubu dziecięcego oraz opieki sprawowanej przez opiekuna dziennego
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników