Spis treści
Osoby zainteresowane pracą biurową najczęściej decydują się właśnie na pozostanie asystentkami lub sekretarkami. Wbrew pozorom nie jest to zajęcie dla każdego. By być dobrą asystentką lub sekretarką, są potrzebne konkretne umiejętności i predyspozycje. Idealna kandydatka na takie stanowisko to osoba, która jest dobrze zorganizowana, potrafi jednocześnie wykonywać kilka czynności i nie obawia się kontaktu z innymi.
Choć ten zawód w zdecydowanej większości wykonują panie, nie oznacza to, że jest on całkowicie zamknięty dla panów. Przeciwnie, oni również mogą wykonywać prace biurowe i najczęściej sprawdzają się równie dobrze jak panie. Bo w tej pracy, jak w każdej innej, najbardziej liczą się konkretne umiejętności.
Na czym polega praca asystentki?
Zasadniczo nie sposób odpowiedzieć na to pytanie, bo dużo zależy od tego, jak umówiły się strony i co widnieje w umowie. Z całą pewnością można jednak powiedzieć, że asystentka lub asystent to osoba odpowiedzialna za pilnowanie kalendarza np. prezesa lub zarządu. Najczęściej, poza pilnowanie terminów spotkań i prowadzeniem wspomnianego kalendarza, w zakresie jej obowiązków zawodowych leży kontakt z pracownikami – przekazuje ona np. kierownikom poszczególnych działów wytyczne.
Myli się ten, kto uważa, że asystentka nie musi mieć specjalnego wykształcenia. Większość takich pracowników podróżuje ze swoimi szefami np. na konferencje czy branżowe targi. Oznacza to, że asystentka musi np. znać języki obce. Poza angielskim, który jest zupełną podstawą, dobrze również, by znała inny, np. niemiecki, rosyjski czy francuski. Część firm działających na rynku decyduje się na zatrudnienie więcej niż jednej asystentki wówczas, gdy nawiązują kontakty handlowe z wieloma zagranicznymi podmiotami.
Sekretarka, czyli by biuro działało sprawnie
Podobnie jak w przypadku asystentki również obowiązki sekretarki w dużej mierze zależą od tego, co znajduje się w umowie, którą podpisała. Najczęściej praca sekretarki sprowadza się do odbierania telefonów, dbania o prowadzenie kalendarza (nie tylko szefa, lecz także np. kierowników firmy) czy czuwania nad obiegiem korespondencji w firmie.
Gdy mowa o pracy sekretarek nie sposób pominąć zagadnienia legendarnego już parzenia kawy. Owszem, większość pracowników zatrudnionych na tym stanowisku musi liczyć się z koniecznością przygotowywania napojów gościom, lecz, co trzeba podkreślić, nie wszystkim. Ustaleń w tym zakresie osoba zainteresowana dokonuje ze swoimi przełożonymi.
Asystenta czy sekretarka?
Choć zakres prac na tych dwóch stanowiskach może wydawać się podobny, faktycznie od asystentki wymaga się znacznie więcej niż od sekretarki. Różnica jest szczególnie widoczna wówczas, gdy mowa o znajomości języków obcych – każda asystentka musi władać przynajmniej jednym językiem w stopniu komunikatywnym.
W jaki sposób zostać sekretarka lub asystentką? Drogę do rozpoczęcia kariery w jednym z tych dwóch zawodów powinno ułatwić ukończenie kierunkowych studiów np. administracji. Na zatrudnienie na takich stanowiskach mają szanse również osoby, które ukończyły specjalne kursy. By sprawdzić, czy jest się na tyle zorganizowanym, by podołać wszystkim obowiązkom przewidzianym na tym stanowisku, osoba zainteresowana powinna pomyśleć o odbyciu stażu.
To może Cię również zainteresować
