Delegacje krajowe i zagraniczne

Podróże służbowe, czyli pracownik w delegacji

8 sierpnia 2023

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 23 głosy

23 głosy

8 komentarzy
Podróże służbowe, czyli pracownik w delegacji
Poznaj skuteczne zarządzanie podróżami służbowymi pracowników. Przepisy, zwrot kosztów, rozliczenia czasu pracy w delegacji. Wszystko dla pracodawcy!

Kwestie podróży służbowej są uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przepisy, które znajdują się w tym rozporządzeniu - jak sama nazwa wskazuje - dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej. Oznacza to, że pozostali pracodawcy mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania swoim podwładnym należności z tytułu podróży służbowej zarówno na terenie kraju, jak i poza jego granicami. Najczęściej takie zapisy znaleźć można w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę wówczas, gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy.

Wpływ przepisów prawnych na podróżowanie służbowe

Dobrze zarządzane podróże służbowe muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. Pracodawcy powinni monitorować zmiany w prawie, które mogą wpłynąć na organizację wyjazdów służbowych. Pamiętajmy, że dobrze zrozumiane przepisy zapewniają bezpieczeństwo zarówno pracowników, jak i pracodawców i minimalizują ryzyko nieprawidłowego rozliczenia podróży służbowych.

Bądź przygotowany na podróże służbowe!
Zadbaj o jasne warunki podróży, udokumentowane wydatki i odpowiednie zwroty kosztów, aby zapewnić satysfakcję pracownikom.

Gdzie znajdują się informacje o podróżach służbowych?

Podstawowym aktem prawnym, w którym znajdują się informacje o zatrudnianiu pracowników, jest Kodeks pracy. Tam też powinieneś szukać wytycznych odnoszących się do podróży służbowej. Podróżom służbowym został poświęcony art. 775. Zgodnie z informacjami w nim zawartymi należy stwierdzić, że o podróży służbowej mówi się wówczas, gdy:

  • pracownik działa na polecenie swojego przełożonego,
  • pracę wykonuje w innej miejscowości niż miejscowość, w której pracodawca ma siedzibę,
  • podczas wyjazdu pracownik wykonuje pracę zgodnie z poleceniami swojego przełożonego.
Szukasz pracy?

Automatyk Programista

Adal sp. z o.o.

  • Czosnów
Dodana

Monter elektryk

Adal sp. z o.o.

  • Czosnów
Dodana

Inżynier Realizacji Projektów

Adal sp. z o.o.

  • Czosnów
Dodana

Senior Operations Engineer

Woodward Poland Sp. z o.o.

  • 9 000-13 500 zł / mc
  • Niepołomice
Dodana

Samodzielny Konstruktor

Adal sp. z o.o.

  • Czosnów
Dodana

Szczególnie ważne jest, abyś to ty – jako pracodawca – wskazał, gdzie pracownik będzie wykonywać pracę i gdzie będzie nocował. Ważne też, aby w czasie podróży służbowej twój podwładny miał do wykonania konkretne zadania. Przykładem może być choćby naprawa urządzenia w firmie klienta.

Rozliczenie czasu pracy w delegacji

Głównym celem pracownika w podróży służbowej jest wykonywanie swoich zadań zgodnie z poleceniem przełożonego. Warto jednak pamiętać, że czas pracy w delegacji może się różnić od standardowych godzin biurowych. Pracodawca powinien wyjaśnić pracownikowi, jak rozliczyć czas spędzony na wyjeździe, w tym czas podróży, czas przejazdów oraz czas pracy w różnych miejscowościach.

Co wiąże się z wysłaniem pracownika w podróż służbową?

Jako pracodawca musisz być świadomy tego, że wysłanie pracownika w podróż służbową wiąże się z konkretnymi obowiązkami. Jakimi? Pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do świadczeń z tego tytułu. Szczegółowe informacje na temat ich wysokości znajdują się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Wspomniane rozporządzenie nie zawsze ma zastosowanie. Jeżeli pracodawca jest zobowiązany opracować regulamin wynagradzania (aktualnie obowiązek przygotowania takiego posiadają pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników, wcześniej byli to pracodawcy zatrudniający 20 pracowników), to szczegółowe informacje na temat świadczeń wypłacanych podczas podróży służbowym mogą zostać uwzględnione właśnie tam.

Jak rozliczyć delegację?

Każdy z pracowników ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży służbowej. Warto wskazać, że od chwili jej zakończenia ma na to 14 dni. Aby pracodawca wiedział, ile powinien pracownikowi wypłacić, podwładny jest zobowiązany do załączenia rachunków, faktur czy biletów. Nie ma zaś obowiązku przedstawiania rachunków za posiłki. Dzieje się tak dlatego, że punkt ten nie dotyczy wydatków objętych ryczałtami.

Warto przy tym pamiętać, że nieco inaczej postępuje pracownik, który w czasie podróży służbowej korzystał z prywatnego samochodu osobowego, motocykla czy motoroweru. W takim przypadku zwrot kosztów następuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca.

Jak podróżuje pracownik?

Wyjazd służbowy wiąże się zawsze z koniecznością skorzystania przez oddelegowanego pracownika ze środków transportu. Taki powinien przy tym określić pracodawca. Na wniosek pracownika strony mogą ustalić, że zatrudniony będzie podróżował prywatnym środkiem transportu - samochodem, motorem czy motorowerem. Jednocześnie jednak pracodawca nie może narzucić osobie zatrudnionej wykorzystania jego prywatnego samochodu. Co więcej, ustalenie, że pracownik będzie wykorzystywał swój własny środek transportu jest równoznaczne z przyznaniem mu środków na pokrycie choćby kosztów benzyny.

Co z kosztami?

Każdemu pracownikowi, który wybiera się na służbowy wyjazd przysługują określone świadczenia pieniężne. Mowa tu przede wszystkim o:

  • diecie (środki niezbędne na pokrycie kosztów żywności),

  • zwrocie kosztów za przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejskiej, noclegi i inne udokumentowane wydatki.

Z punktu widzenia pracodawcy ważne jest, że zwrot kosztów, jaki przysługuje jego podwładnemu powinien być udokumentowany. Oznacza to, że pracownik jest zobowiązany okazać bilety lub faktury. Zwrot kosztów należy się mu przy tym nie tylko za podróż środkiem transportu, ale również za inne wydatki, które są bezpośrednio związane z podróżą. Dodatkowo, pracodawca będzie zobowiązany przyznać zwrot kosztów za przejazd w dniu wolnym od pracy środkiem transportu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika (ale tylko wówczas, gdy mowa o podróży krajowej, która trwała co najmniej 10 dni).

Co z noclegiem?

Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów za nocleg. Przy podróży służbowej kwota za jedną noc nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety, czyli 600 złotych. Oddelegowany pracownik rozlicza się w podobny sposób, jak wyżej - przedstawia niezbędne dokumenty (rachunki), które potwierdzają, że korzystał on z noclegu. Trzeba przy tym wskazać, że w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewni pracownikowi noclegu, ten zaś nie przedstawi rachunku za nocleg, może liczyć wyłącznie na ryczałt za każdy nocleg i to w wysokości 150% diety (45 złotych). Dodatkowo ryczałt ten dotyczy tylko noclegów, które trwały minimum 6 godzin w godzinach od 21 do 7. 

Prowadzisz firmę, a twoi pracownicy często wyjeżdżają? Czas zatem dowiedzieć się, co to jest podróż służbowa i kiedy można o takiej mówić.

Prawo do odmowy wyjazdu

Czasem zdarza się, że pracownikowi przysługuje prawo do odmowy wyjazdu służbowego, np. z powodu osobistych zobowiązań czy innych ważnych czynników. Warto, aby pracodawca był otwarty na takie sytuacje i wspólnie szukał rozwiązania, które zadowoli zarówno firmę, jak i pracownika. Wykazanie zrozumienia dla potrzeb pracownika może przyczynić się do lepszej atmosfery w zespole i większej zaangażowania.

Lp. Temat Informacje
1 Definicja podróży służbowej Podróże pracowników na polecenie przełożonych w celach służbowych, wykonywanie zadań poza siedzibą pracodawcy.
2 Zwrot kosztów Pracownikom przysługują zwroty kosztów za diety, przejazdy, noclegi i inne udokumentowane wydatki.
3 Warunki podróży Pracodawca określa środek transportu, a pracownik może korzystać z prywatnego pojazdu po uzgodnieniu. Prawo odmówić wyjazdu w uzasadnionych przypadkach.
4 Rozliczenie podróży Pracownik ma 14 dni na rozliczenie podróży, przedstawiając dokumenty potwierdzające wydatki, zwrot kosztów za przejazdy, diety, noclegi.
5 Uprawnienia pracownika Pracownik w delegacji ma prawo do świadczeń zgodnie z przepisami prawa pracy, możliwość wykonywania konkretnych zadań podczas podróży służbowej.
6 Obowiązki pracodawcy Pracodawca zobowiązany do zapewnienia świadczeń za podróże służbowe zgodnie z przepisami, zwrot kosztów, regulamin wynagradzania.

Gdy masz wątpliwości

Jako pracodawca masz wiele obowiązków, a interpretowanie przepisów prawa pracy jest prawdziwym wyzwaniem. Co w sytuacji, gdy masz wątpliwości i nie jesteś pewien, czy podróż, w którą wysyłasz podwładnego, można uznać za podróż służbową?

Musisz pamiętać, że pracownik ma aż 3 lata na dochodzenie należności z tytułu odbywania podróży służbowych. Aby nie okazało się, że będziesz musiał wypłacić należne mu świadczenie, dobrze rozwiać swoje wątpliwości. W tym celu powinieneś skontaktować się z kancelarią specjalizującą się w prawie pracy. Alternatywą jest zasięgnięcie opinii specjalistów zatrudnionych w biurze rachunkowym, z którego usług korzystasz. Pamiętaj – upewnienie się co do charakteru podróży, którą będzie odbywał pracownik, jest bardzo ważne.

To może Cię również zainteresować

Delegacja

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownik może odmówić wyjazdu służbowego?

Tak, pracownik może odmówić wyjazdu służbowego jedynie w określonych sytuacjach, np. gdy zagraża to jego zdrowiu lub życiu, jednak powinien to uzgodnić z pracodawcą i przedstawić uzasadnienie.

Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z delegacją pracownika?

Pracodawca ma obowiązek zapewnić jasne warunki podróży, zwrot kosztów związanych z podróżą służbową oraz odpowiednie zakwaterowanie i diety, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia podróży służbowej?

Do rozliczenia podróży służbowej pracownik powinien przedstawić bilety, faktury, rachunki oraz inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki związane z podróżą.

Czy czas podróży służbowej jest uwzględniany w czasie pracy?

Tak, czas podróży służbowej, który odbywa się zgodnie z poleceniem pracodawcy i związany jest z wykonywaniem zadań służbowych, jest uwzględniany w czasie pracy pracownika.

Czy pracownik może wykonywać pracę w różnych miejscowościach podczas jednej delegacji?

Tak, pracownik może wykonywać pracę w różnych miejscowościach podczas jednej delegacji, jeśli jest to związane z wykonywaniem powierzonych mu zadań służbowych.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Julia Gryglak

Stażysta

Autorka artykułów dla Aplikuj.pl, copywriter

8 komentarzy

janek

janek

Podróże służbowe zawsze były, dla jednych jest to wyróżnienie a dla innych jest to coś niezbyt fajnego. Ważne by reagować.
Marlena

Marlena

Jeżeli reguły są jasne to nic się nie zrobi. Można w wielu organizacjach chyba tylko wpływać na regulamin i ustalenia. Przecież gdyby ktoś jeszcze miał na tym być stratny to byłoby to bez sensu.
Bielam

Bielam

Wyjeżdżam często na delegacje krajowe i zagraniczne. Znam swoje obowiązki przepisy. Wiem za co mam dostać zwrot. Dostaję zaliczkę na wyjazd od księgowej. Jak wracam - to szybko się rozliczam min. z noclegów, bo nieraz są droższe. Wiem, że mam na to czas 14 dni, ale rozliczam się jak tylko wracam. na wszystko mam faktury.
Izabela

Izabela

Jeśli jestem w podróży służbowej to wiem doskonale, że nie mogę być stratna za dojazd, jedzenie czy nocleg. Za co jest zwrot pieniędzy, to jest ujęte w wykazie regulaminu, który jest u nas w zakładzie. Tego nie wiedziałam -" Przy podróży służbowej kwota za jedną noc nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety, czyli 600 złotych", coście ujęli w tym artykule.
Heniek

Heniek

Bądź cierpliwy: jeśli wybrałeś właściwą osobę, której powierzysz zadanie, a delegujesz prawidłowo, przekonasz się, że szybko staje się kompetentny i wiarygodny.
Mowa

Mowa

Podróż służbowa to wyjazd pracownika na polecenie kierownika przedsiębiorstwa, stowarzyszenia, instytucji, organizacji na określony czas do innej lokalizacji w celu wykonania oficjalnego zlecenia poza miejscem stałego zatrudnienia.
Miłosz

Miłosz

Wyjazdy służbowe są opłacalne. Problem jest tylko taki, że jak wypadają nagle to trzeba szybko przeorganizować swoje życie prywatne, a każdy ma przecież inne obowiązki w życiu.
Luki

Luki

W sektorze prywatnym jednak może pracodawca regulować to po swojemu. Często delegacja czy inne dodatki są także powiązane z systemem motywacyjnym i wtedy może być inaczej.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.