Starszy inspektor/starsza inspektorka ds. organizacyjnych i reprezentacyjnych w obszarze krajowym

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera z oprogramowaniem oraz urządzeń biurowych,
• praca w siedzibie Urzędu/ możliwe również wyjazdy służbowe (w trakcie
  wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy mogą nie być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych),
• praca z koniecznością przemieszczania się po różnych piętrach i budynkach Urzędu,
• praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,
• większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej, praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, obsługa interesantów.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym,
• praca w niewielkich pokojach biurowych 2 i 3 osobowych,
• brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich, drzwi o odpowiedniej szerokości,
• brak oznaczeń dla osób niewidomych,
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz niesłyszącym.

• współprowadzi obsługę organizacyjną i protokolarną oficjalnych wizyt krajowych w zakresie wskazanym przez przełożonego, w tym opracowuje szczegółowe scenariusze, formularze i harmonogramy spotkań oraz wyczerpujące w swej treści informacje dot. wydarzenia, do wykorzystania przez kierownictwo Urzędu przed planowanymi spotkaniami, uroczystościami i wizytami, w celu zapewnienia sprawnej realizacji zadań o charakterze reprezentacyjnym i wizerunkowym realizowanych przez kierownictwo Urzędu. Szczegółowo analizuje tematykę wydarzeń, intencje i zamierzenia organizatorów, z którymi prowadzi ścisłą współpracę w celu ustalenia wszelkich szczegółów dotyczących wydarzenia, w celu sprecyzowania formy udziału kierownictwa LUW lub podjęcia decyzji ws. rezygnacji ich udziału w danym wydarzeniu,
• przygotowuje materiały informacyjne wykorzystywane do przygotowania okolicznościowej korespondencji oraz listów na podpis Wojewody oraz wystąpień dla Wojewody i Wicewojewodów, w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań kierownictwa Urzędu o charakterze reprezentacyjnym,
• zapewnia sprawną i efektywną realizację zadań w zakresie obsługi obiegu oficjalnych zaproszeń wpływających do Urzędu, a w szczególności tworzy i aktualizuje zestawienie zaproszeń w systemie MS Excel, kalendarz Google oraz przygotowuje zaproszenia do dekretacji kierownictwa Urzędu. Przekazuje polecenia, sugestie i oczekiwania przełożonych o sposobie realizacji zadań przez wskazanych pracowników Biura Wojewody lub Urzędu, w celu zapewnienia udziału kierownictwa lub przedstawiciela LUW w danym wydarzeniu, bądź podjęcia decyzji ws. rezygnacji z uczestnictwa,
• współprowadzi realizację zadań wynikających z udziału Wojewody w przedsięwzięciach obejmowanych patronatem honorowym oraz uczestnictwa Wojewody w komitetach honorowych i komitetach organizacyjnych, w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań kierownictwa Urzędu o charakterze reprezentacyjnym oraz wizerunkowym,
• przygotowuje i prowadzi korespondencję z właściwymi organami i instytucjami w zakresie spraw wskazanych przez przełożonego, a w szczególności prowadzi korespondencję o charakterze reprezentacyjnym oraz korespondencję okolicznościową wysyłaną przez Wojewodę i Wicewojewodów, w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań kierownictwa Urzędu o charakterze reprezentacyjnym oraz wizerunkowym,
• współuczestniczy w przygotowywaniu spotkań, konferencji, narad oraz spotkań tematycznych i eksperckich z udziałem przedstawicieli administracji rządowej szczebla centralnego i wojewódzkiego, parlamentarzystów, przedstawicieli samorządu terytorialnego, związków zawodowych, organizacji pracodawców, a także organizacji pozarządowych oraz uroczystości obchodów świąt państwowych, w celu zapewnienia sprawnej realizacji oraz właściwego przebiegu wydarzeń o znaczeniu publicznym i państwowym.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji lub w pracy biurowej
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Znajomość ustaw: o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, o służbie cywilnej, Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisów wykonawczych do ww. ustaw
• Znajomość zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• doświadczenia zawodowego
• Wykształcenie wyższe na jednym z wymienionych kierunków: politologia, historia, administracja publiczna, prawo, filologia polska
• Przeszkolenie z technik profesjonalnej komunikacji w mowie i w korespondencji
• Umiejętności redakcyjne: pisania przystępnych i zwięzłych tekstów o charakterze urzędowym i okolicznościowym
• Umiejętność stosowania zasad etykiety urzędniczej oraz znajomość protokołu dyplomatycznego
• Umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidzianych i stresowych
• Dyspozycyjność
• Komunikatywność
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność działania pod presją czasu
• Asertywność oraz umiejętność przekonywania
• Biegła znajomość obsługi komputera i oprogramowania biurowego, a w szczególności znajomość pakietu biurowego Microsoft Office w zakresie obsługi edytora tekstów MS Word, arkusza kalkulacyjnego MS Excel, tworzenia prezentacji multimedialnych MS Power Point, obsługi poczty elektronicznej

• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych

• Pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku pracowników i dzieci pracowników, niskoprocentowe pożyczki, wsparcie finansowe w wyjątkowo trudnych sytuacjach
• Możliwość korzystania z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Karty sportowe
• Dofinansowanie do nauki
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw.: ,,13’’), dodatek za wysługę lat ( od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego) w zależności od udokumentowanego stażu pracy, nagrody jubileuszowe
• Udział w realizacji ciekawych, rozwijających przedsięwzięć
• Bogatą ofertę szkoleniową
• Dobrą atmosferę w pracy
• Zatrudnienie u prestiżowego pracodawcy
• Współpracę z wysokiej klasy specjalistami
• Równowagę pomiędzy pracą, a życiem prywatnym
• Dobrą lokalizację
• Poczucie bezpieczeństwa