Asystent/asystentka ds. obsługi asystencko-sekretarskiej

Czynności szczególnie utrudniajace wykonywanie zadań:

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

- praca biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie;

- budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie Ministerstwa:

• Zapewnia organizację i obsługę spotkań członka Kierownictwa Ministerstwa poprzez m.in.: prowadzenie terminarza, obsługę gości, przygotowanie materiałów, czy rezerwację sal, oraz koordynuje udział członka kierownictwa ministerstwa w posiedzeniach, konferencjach i innych spotkaniach.
• Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne (w tym w języku angielskim), kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników, obsługuje pocztę elektroniczną, powiela materiały. Redaguje pisma, przepisuje zlecone teksty, kompletuje informatory, aktualizuje dane teleadresowe podmiotów, z którymi współpracuje członek Kierownictwa Ministerstwa (oraz dba o estetykę pomieszczeń).
• Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do członka Kierownictwa Ministerstwa (również w języku angielskim), w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, przedkłada korespondencję do dekretacji członka Kierownictwa Ministerstwa, nadzoruje obieg korespondencji, kontroluje terminowość udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do członka Kierownictwa Ministerstwa.
• Koordynuje proces przedkładania do podpisu lub akceptacji członka Kierownictwa Ministerstwa pism wychodzących, notatek i innych materiałów, przygotowanych przez komórki organizacyjne ministerstwa, w tym dokonuje ich weryfikacji pod względem formalno-językowym.
• Przekazuje polecenia i ustalenia członka Kierownictwa Ministerstwa kierującym komórkami organizacyjnymi oraz pracownikom i w zależności od dyspozycji monitoruje ich realizację oraz kontroluje terminowość, a także zarządza innymi informacjami zgodnie przyjętymi procedurami.
• Monitoruje prace Rady Ministrów i Parlamentu oraz informacje medialne w zakresie właściwości obsługiwanego członka Kierownictwa Ministerstwa we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi.
• Prowadzi sprawy związane z podróżami służbowymi członka Kierownictwa Ministerstwa.
• Zgłasza do Rejestru Korzyści Państwowej Komisji Wyborczej korzyści uzyskane przez członka Kierownictwa Ministerstwa.

• wykształcenie: średnie lub średnie branżowe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Znajomość języka angielskiego na poziomie średniozaawansowanym (B1)
• Znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego
• Znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• Organizacja pracy własnej i orientacja na osiąganie celów
• Rzetelność
• Komunikacja
• Współpraca
• Znajomość zasad obsługi klienta i savoire-vivre’u
• Samodzielność i inicjatywa
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe
• co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarsko-asystenckim lub w administracji publicznej
• Ukończony kurs asystencko-sekretarski
• Podstawowa znajomość zagadnień objętych działem oświata i wychowanie

• ruchomy czas pracy (możliwość rozpoczęcia pracy codziennie między godz. 7:00 a godz. 10:00)
• częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna) - w zależności od charakteru wykonywanych zadań
• dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego
  stażu pracy
• dodatkowe wynagrodzenie, tzw. „trzynastka” (zgodniez ustawą z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej);
• nagrody jubileuszowe za wieloletnią pracę; dodatek służby cywilnej z tytułu posiadanego stopnia służbowego (dla urzędników służby cywilnej); uznaniowe nagrody za szczególne osiągnięcia; dodatki zadaniowe za okresowe zwiększenie obowiązków służbowych; odprawę emerytalną / rentową.
• pakiet socjalny (np. dofinansowanie do wypoczynku pracowników, dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników,
  wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach)
• pomoc psychologiczna w ramach programu EAP
• możliwość przystąpienia do grupowego ubezpieczenia na życie
• stołówka pracownicza
• dofinansowanie do zajęć sportowo-rekreacyjnych lub dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• możliwość skorzystania z prywatnej opieki medycznej
• możliwość rozwoju zawodowego (studia, szkolenia)
• atrakcyjne dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• dobra lokalizacja
• pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• miła atmosferę pracy