Office Coordinator / Reception & Facilities Coordinator

Szukamy koordynatora recepcji, praca w godzinach 8-16 od poniedziałku do piątku.

Miejsce pracy: Quattro Business Park, Aleja Generała Tadeusza Bora-Komorowskiego 25, 31-476 Kraków.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW:

- Witanie gości (pracowników/nowych pracowników/usługodawców,
sprzedawców/dostawców)
- Tworzenie i weryfikacja podręczników recepcyjnych, wspieranie innych placówek oraz
zdalne wsparcie w zadaniach recepcyjnych
- Przyjmowanie wniosków od pracowników o wizytę w biurze oraz zapoznawanie ich z
procedurami pracy na miejscu
- Obsługa przesyłek/korespondencji/dostaw (wysyłanie/odbieranie/śledzenie
przesyłek przychodzących i wychodzących/przechowywanie i dystrybucja)
- Archiwizacja (dokumenty GWS/umowy z dostawcami/raporty/protokoły)
- Wysyłka sprzętu IT
- Wysyłka i przygotowywanie dokumentów dla działu HRSS (punkt pocztowy)
- Prowadzenie i monitorowanie dokumentacji związanej z rejestrem przesyłek przychodzących
- Organizacja materiałów biurowych i zamawianie artykułów
(sprawdzanie stanów/składanie zamówień/uzupełnianie zapasów)
- Organizowanie dodatkowego sprzątania biura zgodnie z potrzebami firmy sprzątającej
/koordynowanie zastępstw personelu/kontrola czystości w biurze
- Przeprowadzanie codziennych, comiesięcznych i kwartalnych kontroli biura przy wsparciu
koordynatora ds. obiektu
- Zarządzanie przedmiotami zgubionymi lub pozostawionymi w biurze
- Przygotowywanie sal konferencyjnych na spotkania zespołów/pracowników
- Zarządzanie rezerwacjami sal konferencyjnych - w razie potrzeby, rozwiązywanie konfliktów poprzez
zmianę rezerwacji lub anulowanie
-

Aktywowanie/dezaktywowanie/ponowne aktywowanie kart dostępu + obsługa miejsc parkingowych

-

Drukowanie kart identyfikacyjnych i wydawanie ich pracownikom

-

Przygotowywanie raportów dotyczących kontroli dostępu i monitoringu systemu

-

Wsparcie w rozwiązywaniu/zgłaszaniu usterek związanych z systemami kontroli dostępu i monitoringu

-

Wysyłanie wniosków o dostęp do budynku biurowego

-

Wypełnianie i monitorowanie dokumentacji: karty dostępu do zablokowania, kontrole systemu bezpieczeństwa (raz w tygodniu), liczba osób w biurze

-

Przeprowadzanie kontroli bezpieczeństwa obiektu

-

Wsparcie zespołu FM w zakresie zgłaszania incydentów

- Rozpatrywanie pytań, wniosków i skarg pracowników w ramach organizacji
- Odpowiadanie na przychodzące połączenia telefoniczne/korespondencję e-mailową i przekierowywanie do odpowiednich działów/odbiorców
- Pierwszy punkt kontaktowy w zakresie pomocy przy wszelkich wnioskach klientów wewnętrznych i zewnętrznych
- Wsparcie przy wypełnianiu aktualizacji raportów BAU (regularne aktualizacje dotyczące biur przekazywane klientowi)
- Obsługa systemu zarządzania obiektem: wprowadzanie danych gości, zgłaszanie problemów/awarii, wysyłanie wniosków o dostęp
- Zgłaszanie problemów/awarii związanych ze sprzętem dostarczonym przez dostawców
- Wspieranie realizacji harmonogramu konserwacji zapobiegawczej
- Pomoc technikom serwisowym/kurierom na terenie biura (praca w serwerowniach itp.)
- Wypełnianie i monitorowanie dokumentacji: temperatura w serwerowni, stan apteczki pierwszej pomocy (raz w miesiącu)
- Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług gastronomicznych
- Utrzymywanie stałego kontaktu z wynajmującym i technikami budynku oraz samodzielne zgłaszanie problemów i
awarii w miarę potrzeb
- Samodzielna obsługa systemu zgłoszeń wynajmującego oraz wsparcie dla systemu zgłoszeń Corrigo
- Wsparcie w zakresie wszelkich zadań związanych z BHP na terenie obiektu
- Wspieranie koordynatora obiektu w zakresie dokumentacji BHP (np. program „Access to Work”, lista kontrolna dla wykonawców, wprowadzenie do biura dla wykonawców, ocena pracy/opis metody pracy, zgłaszanie nieprawidłowości)
- Wsparcie przy wydarzeniach planowanych na terenie obiektu
- Wsparcie w zakresie cateringu i serwowania kawy
- Ścisła współpraca z koordynatorem obiektu, wspierając lokalizację zdalnie, aby zapewnić
działanie wszystkich usług i sprawne funkcjonowanie biura

WYMAGANIA:

-

Bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.

-

Umiejętność obsługi urządzeń biurowych.

-

Wysokie zdolności interpersonalne i komunikatywne.

-

Pozytywne nastawienie, zaangażowanie, kreatywność oraz samodzielność.

-

Dobra organizacja czasu pracy.

- Dyspozycyjność.
- Odpowiednie doświadczenie zawodowe.

OFERUJEMY:

- umowa zlecenie, umowa o pracę
- możliwość rozwoju
- pracę w wielokulturowym środowisku
- stabilność zatrudnienia
- przyjazną atmosferę w zespole i wsparcie na etapie wdrożenia