Stanowisko ds. kancelaryjnych, obiegu korespondencji i informacji ogólnej w wydziale kontaktów z mie

Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)

Uprawnienia: bardzo dobra organizacja pracy własnej, systematyczność, kreatywność, komunikatywność,Znajomość podstawowych przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego,umiejętność interpretacji przepisów dotyczących zamówień publicznych

Inne wymagania: [Umiejętność 1] : znajomość przepisów prawa z zakresu ochrony danych osobowych oraz instrukcji kancelaryjnej.

PEŁNA TREŚĆ OGŁOSZENIA WRAZ Z NIEZBĘDNYMI ZAŁĄCZNIKAMI ZAMIESZCZONA NA STRONIE INTERNETOWEJ:

DOR.2110. 6 .2026

OGŁOSZENIE O NABORZE NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE W TYM NA KIEROWNICZE STANOWISKA URZĘDNICZE W URZĘDZIE MIASTA CHEŁM.

Prezydent Miasta Chełm ogłasza nabór na wolne stanowisko urzędnicze ds. kancelaryjnych, obiegu korespondencji i informacji ogólnej w Wydziale Kontaktów z Mieszkańcami w Departamencie Obsługi Mieszkańców w Urzędzie Miasta Chełm w pełnym wymiarze czasu pracy.

1. niezbędne:
1) wykształcenie: wyższe,
2) obywatelstwo polskie,
3) pełna zdolność do czynności prawnych,
4) korzystanie z pełni praw publicznych,
5) brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
6) nieposzlakowana opinia,
7) znajomość ustawy o samorządzie gminnym oraz ustawy o samorządzie powiatowym,
8) znajomość przepisów prawa z ustaw: ochrona danych osobowych, instrukcja kancelaryjna.

Kandydat, który zamierza skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu (o ile znajduje się w gronie pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe) jest obowiązany do złożenia wraz z dokumentami kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. Nie dotyczy kierowniczych stanowisk urzędniczych.

2. dodatkowe:
1) znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego,
2) dobra znajomość obsługi komputera w zakresie pakietu biurowego oraz nowoczesnych środków łączności,
3) umiejętność obsługi systemów EZD PUW,
4) pożądane kompetencje: identyfikacja z urzędem, kreatywność, sumienność, samodzielność, komunikatywność, umiejętność organizacji pracy własnej, obowiązkowość, zaangażowanie, odporność na stres, wysoka kultura osobista.

3. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku (najważniejsze zadania nakreślone w karcie opisu stanowiska):
1) Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu za pośrednictwem poczty, kurierów.
2) Kwalifikowanie przyjmowanej korespondencji.
3) Rejestracja przesyłek wychodzących w rejestrze przesyłek wychodzących.
4) Rejestracja i wydawanie przesyłek zwróconych.
5) Wysyłanie korespondencji i przesyłek Urzędu.
6) Nadzór nad prawidłowością przygotowania przez wydziały korespondencji do wysłania.
7) Przekazywanie zgodnie z właściwością przesyłek mylnie skierowanych.
8) Nieodpłatne udostępnianie w postaci papierowej (wydanych do 31 grudnia 2011r.) i elektronicznej do powszechnego wglądu w godzinach pracy Urzędu Dzienników Ustaw, Monitora Polskiego oraz Dziennika Urzędowego Województwa Lubelskiego i zawartych w nich aktów normatywnych i innych aktów prawnych w tym orzeczeń.
9) Prowadzenie spraw związanych z tablicami urzędowymi oraz informacją wizualną w Urzędzie, w tym zapewnienie terminowej wymiany ogłoszeń wywieszanych na tablicach.
10) Przekazywanie do publicznej wiadomości ogłoszeń, informacji, zawiadomień od innych organów i podmiotów, prowadzenie ewidencji ogłoszeń oraz potwierdzanie terminów ogłaszania dla zainteresowanych stron.
11) Realizacja zamówień publicznych zawartych w planie zamówień publicznych w zakresie zajmowanego stanowiska.
12) Terminowe rozliczanie faktur w zakresie zajmowanego stanowiska.
13) Prowadzenie ewidencji ofert przetargowych oraz ofert konkursowych wpływających do Urzędu.
14) Udzielanie kompleksowej informacji o kompetencjach i zadaniach realizowanych przez Urząd oraz jednostki organizacyjne Miasta.
15) Udzielanie informacji ogólnej o trybie załatwiania spraw w Urzędzie.
16) Udzielanie interesantom informacji dot. złożonych przez nich dokumentów, wniosków.
17) Udostępnianie i wydawanie interesantom kart informacyjnych dla usług administracyjnych świadczonych przez Urząd Miasta Chełm i druków, formularzy do tych kart.
18) Udzielenie pomocy interesantom w wypełnianiu formularzy.
19) Udzielanie informacji telefonicznej, przyjmowanie interwencji, łączenie rozmów telefonicznych.
20) Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu za pomocą poczty, elektronicznej skrzynki podawczej e-Doręczeń, ePUAP, KSeF oraz dostarczanej bezpośrednio przez interesantów.
21) Rejestrowanie korespondencji wpływającej wraz z jej dekretacją na poszczególne departamenty.
22) Prowadzenie dziennika korespondencyjnego w systemie informatycznym EZD PUW.
23) Kwalifikowanie przyjmowanej korespondencji oraz wydawanie właściwym adresatom.
24) Przestrzeganie w czasie rozmów telefonicznych zasad ochrony informacji niejawnych.
25) Udzielanie informacji interesantom w sposób kulturalny i wyczerpujący.
26) Organizacja sprawnego funkcjonowania środków łączności (telefonu).
27) Samokontrola na stanowisku pracy.
28) Przestrzeganie przepisów regulujących wewnętrzne sprawy Urzędu, w szczególności Statutu Miasta Chełm, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, procedury opracowywania budżetu, zarządzenia w sprawie obiegu dokumentów księgowych, Regulaminu Pracy, Kodeksu Etyki pracowników samorządowych UM Chełm.
29) Wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonego.

4. Warunki pracy na stanowisku:
1) lokalizacja miejsca pracy: Urząd Miasta Chełm, ul. Lubelska 65, 22-100 Chełm,
2) bezpieczne warunki pracy na stanowisku,
3) praca w systemie jednozmianowym,
4) stanowisko pracy związane jest z ponad czterogodzinnym czasem pracy przy komputerze,
5) praca w pomieszczeniu przy oświetleniu sztucznym i naturalnym,
6) stanowisko pracy związane jest z:
- obsługą urządzeń biurowych,
- obsługą interesanta,
- rozmowami telefonicznymi,
- przemieszczaniem się pomiędzy budynkami Urzędu Miasta Chełm,
- sporadycznymi wyjazdami służbowymi,
- pracą w zespole,
7) Praca w godzinach pracy Urzędu Miasta Chełm, określonych w Regulaminie Pracy.

5. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych:
W styczniu (miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia) wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miasta Chełm, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6% / jest niższy niż 6 %.*

6. Wymagane dokumenty:
1) list motywacyjny opatrzony własnoręcznym podpisem z podaniem danych osobowych wraz z numerem telefonu kontaktowego lub e-mailem;
2) życiorys zawodowy (CV) opatrzony własnoręcznym podpisem;
3) kserokopia dokumentu potwierdzającego wymagane wykształcenie tj. dyplom, świadectwo ukończenia szkoły średniej;
4) kserokopie świadectw pracy potwierdzających wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy;
5) kserokopie innych dokumentów potwierdzających umiejętności i doświadczenie zawodowe (uprawnienia, kursy, szkolenia, itp.);
6) kserokopie dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, w przypadku kandydata zamierzającego skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych;
7) oświadczenie kandydata o posiadaniu obywatelstwa polskiego, (z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych), zgodnie z wzorem nr 1;
8) oświadczenie kandydata o pełnej zdolności do czynności prawnych, zgodnie z wzorem nr 2;
9) oświadczenie kandydata o korzystaniu z pełni praw publicznych zgodnie z wzorem nr 3;
10) oświadczenie kandydata o braku prawomocnego wyroku sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, zgodnie z wzorem nr 4;
11) oświadczenie kandydata o nieposzlakowanej opinii, zgodnie z wzorem nr 5; 12) Wymagane dokumenty winny być własnoręcznie podpisane.
13) Kserokopie dokumentów winny być opatrzone na każdej stronie klauzulą o następującej treści: Oświadczam, że niniejszy dokument jest zgodny z oryginałem wraz z datą i podpisem.
14) Niekompletne oferty, niespełniające wymagań niezbędnych określonych w ogłoszeniu, w tym zawierające niewłaściwą treść oświadczeń, nie będą rozpatrywane.

7. Informacje dodatkowe:
1) W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym umowę o pracę zawiera się na czas określony (6 miesięcy).
2) W czasie trwania umowy organizuje się służbę przygotowawczą kończącą się egzaminem, którego pozytywny wynik i złożenie ślubowania jest warunkiem dalszego zatrudnienia pracownika.
3) Przewiduje się zawarcie kolejnej umowy na czas określony lub na czas nieokreślony bez przeprowadzania kolejnego naboru.
4) Przewiduje się wynagrodzenie zasadnicze w przedziale: od 5.000 zł do 5.500 zł brutto.
5) Wszystkie dokumenty wchodzące w skład aplikacji powinny być w języku polskim lub zawierać tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
6) Osoba wybrana do zatrudnienia będzie zobowiązana do przedstawienia oryginału aktualnego zapytania o udzielenie informacji o osobie z Krajowego Rejestru Karnego oraz przedłożenia do wglądu pracodawcy oryginału dokumentów.
7) Wymagane dokumenty aplikacyjne, należy składać w terminie do dnia 2 marca 2026 roku:
a) w zaklejonej kopercie wraz z podaniem imienia i nazwiska oraz adresu do korespondencji w Urzędzie Miasta Chełm, ul. Lubelska 65, w Sekretariacie Prezydenta lub pocztą na adres Urzędu z dopiskiem:

Dotyczy naboru na stanowisko:
ds. kancelaryjnych, obiegu korespondencji i informacji ogólnej w Wydziale Kontaktów z Mieszkańcami w Departamencie Obsługi Mieszkańców w Urzędzie Miasta Chełm.
b) poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP lub skrzynkę do e-Doręczeń, z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.
7) Dokumenty aplikacyjne, które wpłyną do Urzędu po terminie określonym w ogłoszeniu o naborze na wolne stanowisko, zostaną złożone w innej formie niż zamknięta koperta lub złożone w inny sposób, niż określony w pkt. 7), nie będą rozpatrywane.
8) Kandydaci spełniający wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze zostaną powiadomieni mailowo lub telefonicznie o terminie i miejscu rekrutacji.
9) Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej () oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Chełm przez okres co najmniej 3 miesięcy.

Przeznaczone wyłącznie dla osób zarejestrowanych w urzędzie pracy: nie

Wynagrodzenie brutto: od 5 000 PLN

System wynagrodzenia: Czasowy ze stawką miesięczną