Asystent ds. ewidencji i przetwarzania danych

CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:

Stanowisko utworzone w celu zapewnienia obsługi urządzenia utajnionego łączności telekopiowej oraz urządzeń jawnych łączności telefonicznej i telekopiowej, zapewnienia właściwego obiegu korespondencji jawnej i niejawnej.

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:

• praca biurowa;
• praca w Placówce SG w Rzeszowie - Jasionce (stanowisko pracy zlokalizowane na pierwszym piętrze);
• wyjazdy służbowe;
• praca zmianowa;
• narzędzia i materiały pracy, w szczególności komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner;
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin;
• możliwość poruszania się po budynku, zainstalowane windy/podjazdy
• brak oznaczeń dla osób niewidomych;
• pomieszczenie higieniczno - sanitarne nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych;
• budynek posiada podjazd dla osób niepełnosprawnych;
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

CZAS PRACY: system równoważny (godz. pracy od 07:00 do 19:00 oraz od 19:00 do 07:00).

LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak.

UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:

• upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych w zakresie prowadzenia książki faksów, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:

Zadania wykonywane na stanowisku asystenta mają charakter jednolity, określony odpowiednimi procedurami. Stanowisko pracy wymaga realizacji zadań w sposób systematyczny i rzetelny. Zadania wymagają bardzo dobrej znajomości procedur i wytycznych w ww. zakresie. Zmiany w przepisach, procedurach i wytycznych wymagają od pracownika umiejętności interpretacji oraz aktualizacji posiadanej wiedzy (kilka razy w roku). Osoba na tym stanowisku, z uwagi na częste kontakty z funkcjonariuszami oraz pracownikami, powinna cechować się komunikatywnością i wysoką kulturą osobistą. Na opisywanym stanowisku pracy nie jest wymagana kreatywność, ponieważ obieg dokumentów odbywa się według ściśle określonych procedur.

Przykłady:

• obsługa stanowiska abonenckiego SUŁT SG „TURKUS”/”AGAT” zgodnie ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa;
• prowadzenie rejestrów korespondencji jawnej i niejawnej;
• prowadzenie dokumentacji ewidencji wyjazdów pojazdów służbowych.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Praca polega na zapewnieniu terminowego i zgodnego z przepisami obiegu korespondencji jawnej i niejawnej, wchodzącej i wychodzącej, przestrzeganiu przepisów bezpieczeństwa użytkowanych sieci informatycznych służących do przetwarzania informacji niejawnych zgodnie z ich dokumentacją bezpieczeństwa. W przypadku zaistnienia sytuacji bezprecedensowych decyzje podejmowane są w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji rozwiązań zgodnych z przepisami.

Przykłady:

• prowadzenie rejestrów korespondencji jawnej i niejawnej w oparciu o wewnętrznie ustalone procedury;
• prowadzenie dokumentacji ewidencji wyjazdów pojazdów służbowych.

HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: do 1 miesiąca.

KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

• kilka razy w tygodniu:

  • z organami zewnętrznymi (sądy, prokuratury, Policja, itp.) w celu ustalenia numerów kontaktowych oraz potwierdzenia wysłanej korespondencji.

CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ: brak.

• obsługuje stacje łączności telekopiowej SUŁT SG ,,TURKUS”/”AGAT” oraz prowadzi dokumentację ewidencyjną zgodnie z procedurami i przepisami kancelaryjnymi, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu informacji
• przesyła, przyjmuje oraz na bieżąco prowadzi ewidencję dokumentów niejawnych oraz jawnych otrzymywanych i wysyłanych, jak również terminowo dostarcza dokumenty do właściwych adresatów w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w placówce
• prowadzi dokumentację ewidencji wyjazdów pojazdów służbowych, wydaje/przyjmuje Książki kontroli prowadzenia pojazdów dla uprawnionych kierowców, prowadzi Dziennik rozchodu MPS i użytkowania kart paliwowych w celu sprawnego i prawidłowego użytkowania sprzętu transportowego placówki
• sprawdza poprawność dokumentów niejawnych oraz jawnych pod względem formalnym, zgodności załączników ze stanem faktycznym w celu podjęcia decyzji o przyjęciu dokumentu do rejestracji/wysłania bądź odmowie przyjęcia ze względu na niespełnienie wymogów formalnych
• ewidencjonuje, terminowo przekazuje i dostarcza do adresatów korespondencję faksową i elektroniczną wchodzącą/wychodzącą w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
• terminowo przekazuje i dostarcza do adresatów korespondencję niejawną, zapewnia bezpieczeństwo i ochronę przed dekonspiracją w celu zapewnienia właściwego obiegu informacji niejawnych
• zapewnia ciągłą obsługę sprzętu łączności i informatyki znajdującego się w użytkowaniu w celu prawidłowego funkcjonowania placówki

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Doświadczenie zawodowe: co najmniej 6 miesięcy - w pracy biurowej
• Znajomość obsługi urządzeń biurowych
• Umiejętność obsługi sprzętu komputerowego w zakresie edytora tekstu
• Znajomość przepisów prawnych dot. ustawy o ochronie informacji niejawnych w zakresie dot. klasyfikowania informacji niejawnych
• Znajomość Decyzji KGSG w sprawie instrukcji kancelaryjnej Straży Granicznej
• Znajomość Zarządzenia KGSG w sprawie szczególnego sposobu organizowania i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego
• Wykształcenie: administracyjne
• Doświadczednie zawodowe - w pracy z dokumentacją niejawną lub elektronicznym zarzadzaniem/obiegiem dokumentacją
• Przeszkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych
• Przeszkolenie z zakresu danych osobowych

• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Miejsce parkingowe na terenie urzędu
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”
• "Nagrody jubileuszowe"
• Możliwość rozwoju i współpracy ze specjalistami
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Wsparcie finansowe w trudnej sytuacji życiowej
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych