Executive Assistant

Zakres obowiązków:

• Zarządzanie kalendarzem: Strategiczne zarządzanie kalendarzem przełożonego, przygotowanie spotkań oraz priorytetyzacja zadań. Komunikacja z interesariuszami i podejmowanie decyzji dotyczących pilnych potrzeb biznesowych.
• Współpraca międzydziałowa: Budowanie sieci kontaktów, dzielenie się informacjami oraz zapewnienie efektywnej komunikacji między zespołami i partnerami zewnętrznymi.
• Przywództwo i rozwój: Mentoring pracowników, wdrażanie nowych członków zespołu, wspieranie rozwoju zawodowego oraz dbanie o morale zespołu.
• Koordynacja wydarzeń: Planowanie i organizacja wydarzeń, zapewnienie ich sukcesu oraz zarządzanie logistyką.
• Zarządzanie projektami: Prowadzenie wielu złożonych projektów, zapewnienie doskonałości operacyjnej, delegowanie zadań oraz optymalizacja procesów.
• Zarządzanie zasobami: Zarządzanie wydatkami, budżetami, zaopatrzeniem oraz dokumentacją finansową zgodnie z polityką firmy.
• Rytm biznesowy: Koordynacja rocznych planów biznesowych, harmonogramów spotkań oraz planów komunikacyjnych. Doradzanie w zakresie najlepszych praktyk i zapewnienie spójności działań w zespołach.
• Współpraca zespołowa: Wspieranie procesów rekrutacyjnych, wdrożeniowych, offboardingowych oraz działań związanych z zarządzaniem strukturą zatrudnienia. Zapewnienie płynnych procesów dla nowych pracowników i zmian w zespołach.
• Zarządzanie podróżami: Koordynacja podróży służbowych, tworzenie harmonogramów oraz zapewnienie zgodności z polityką podróży.
• Zarządzanie przestrzenią: Nadzór nad przydziałem przestrzeni biurowej, negocjowanie potrzeb zespołu oraz rozwiązywanie eskalacji.

Oczekiwania wobec Kandydata:

• Minimum 4-letnie doświadczenie w pracy administracyjnej, wsparciu biznesowym lub obsłudze klienta w środowisku, w którym szczególny nacisk kładziono na organizację spotkań i wydarzeń, zarządzanie podróżami oraz wsparcie administracyjne dla kadry kierowniczej wyższego szczebla.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie C1 - warunek konieczny.
• Wyjątkowe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.
• Silne umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
• Biegłość w obsłudze Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint) oraz innych odpowiednich programów.
• Umiejętność dyskretnego zarządzania poufnymi informacjami.
• Silne umiejętności rozwiązywania problemów i dbałość o szczegóły.
• Profesjonalne podejście oraz pozytywne nastawienie.
• Tytuł licencjata w odpowiednim kierunku (np. Zarządzanie, Zasoby Ludzkie, Marketing, Komunikacja, Psychologia, Socjologia) lub równoważne doświadczenie zawodowe.

• Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę tymczasową (umowa n 6 miesięcy z opcją przedłużenia max do 18 m-cy)
• Wynagrodzenie 8400-9600 pln brutto/miesięcznie
• Pracę zdalną w godzinach biurowych
• Niezbędne narzędzia do pracy
• Możliwość zdobycia doświadczenia w dużej, międzynarodowej firmie o ugruntowanej pozycji na rynku
• Pracę w globalnej, innowacyjnej firmie - Microsoft to lider technologii, który inspiruje do tworzenia przyszłości i rozwijania nowoczesnych rozwiązań
• Pracę w przyjaznej atmosferze w zespole doświadczonych specjalistów
• Benefity: możliwość wykupienia prywatnej opieki medycznej oraz karty Multisport
• Program wdrożeniowo-szkoleniowy