Dokument został opracowany zgodnie z normami i może posłużyć jako wzór dla pracodawcy. Pismo, jako wstępna deklaracja zawarcia umowy o pracę w przyszłości, powinno zawierać dane obu zainteresowanych stron. Wzór listu intencyjnego należy więc samodzielnie edytować, umieszczając w nim odpowiednie informacje dotyczące kandydata do pracy i pracodawcy, który wyraża zamiar zatrudnienia. Wzór jest kompatybilny z najpopularniejszymi programami biurowymi, jak MS Word oraz darmowe aplikacje (Open Office lub Libre Office).
Jest to dokument, w którym wyraża się zamiar/intencję współpracy, często stosowany jest w toku rekrutacji pracownika, gdy np. przebywa on na okresie wypowiedzenia umowy z innym pracodawcą i nie podpisał jeszcze umowy o pracę w nowym miejscu zatrudnienia. List intencyjny, choć jest popularnie stosowanym dokumentem, to nie został szczegółowo ujęty w polskim prawie. Jego forma oraz treść zostały wypracowane drogą praktyk rynku.
Dla wielu pracodawców gotowy wzór listu intencyjnego jest potrzebny, bo nie zawsze mają oni świadomość, co powinien taki dokument zawierać: chodzi przede wszystkim o wyrażenie chęci współpracy, dobre intencje obu stron oraz określenie przyszłych zobowiązań. Dokument ten w istocie sporządza się jako danie wyrazu dobrej woli i chęci podpisania umowy po odbyciu negocjacji. List intencyjny można uznać za wstęp do prowadzenia negocjacji mających zakończyć się zawiązaniem długoterminowej współpracy.
Przepisy prawa nie określają struktury listu intencyjnego, ale pewne elementy powinny się w nim znaleźć. Warto w nim umieścić:
Szablon listu intencyjnego pozwoli na umieszczenie w dokumencie stosownych zapisów pomagających w odpowiednim określeniu zasad przyszłej współpracy. Pozostaje tylko pytanie, czy jako dokument niewiążący jest on w ogóle potrzebny i czy list intencyjny faktycznie nie niesie za sobą zobowiązań lub skutków prawnych?
Okazuje się, że zerwanie postanowień listu intencyjnego nie jest karalne i nie ma konsekwencji. Jednak w przypadku naruszenia konkretnych punktów zawartych w liście można dochodzić swoich praw w sądzie. Na przykład, jeżeli jedna ze stron rozpocznie negocjacje w tej samej kwestii z konkurencją, co naruszy zobowiązanie do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze. Dokument ten często przynosi poczucie bezpieczeństwa oraz potwierdza dobre intencje stron, co w biznesie może być bardzo kojące. Tym bardziej warto skorzystać z szablonu listu intencyjnego, aby dokument był poprawny i przejrzysty.
