Młodszy specjalista/młodsza specjalistka ds. obsługi kancelaryjnej i koordynacji zadań

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca samodzielna administracyjno-biurowa
• praca w siedzibie urzędu

Miejsce i otoczenie organizacyjno - techniczne stanowiska pracy:

• praca w pomieszczeniu biurowym w godzinach: 8:15 – 16:15
• stanowisko pracy młodszego specjalisty zlokalizowane jest na I piętrze budynku
• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone
• infrastruktura budynku: klimatyzacja, sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, winda
• niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: brak podjazdu przy wejściu głównym, korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.
• obsługa urządzeń biurowych (komputer, telefon, drukarka, kserokopiarka, faks, niszczarka, skaner).

• koordynuje pracę Kancelarii Jawnej wykonywaną przez pracowników w ramach nałożonych na nich zadań wynikających z zakresu ich obowiązków i uprawnień oraz nadzoruje terminowy rozdział poczty jawnej do zapoznania z nią przez poszczególnych adresatów, w celu zapewnienia terminowości i odpowiedniej jakości realizowanych zadań oraz zastępuje kierownika Sekcji Dokumentacji Jawnej podczas jego nieobecności
• koordynuje oraz realizuje czynności związane z przyjmowaniem, rejestrowaniem, przechowywaniem, przekazywaniem i wysyłaniem dokumentów, pieczęci kancelaryjnych oraz wydawnictw jawnych, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
• na bieżąco prowadzi instruktaż dla pracowników Kancelarii Jawnej oraz dla funkcjonariuszy i pracowników Komendy Głównej Straży Granicznej obsługiwanych przez Kancelarię Jawną, z zakresu obiegu informacji jawnych w Straży Granicznej, w celu podniesienia poziomu wiedzy w ww. zakresie
• na bieżąco prowadzi kontrolę postępowania z dokumentami, które zostały udostępnione funkcjonariuszom i pracownikom komórek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej oraz egzekwuje zwrot tych dokumentów do kancelarii, w celu zapewnienia odpowiedniej ich ochrony
• sprawuje merytoryczny nadzór nad prawidłowością przygotowywanych materiałów archiwalnych oraz nadzoruje prace nad właściwym przygotowaniem dokumentacji archiwalnej, w celu przekazania jej do Archiwum Zakładowego
• sprawuje nadzór nad prawidłowym prowadzeniem trwałych oraz pomocniczych urządzeń ewidencyjnych w kancelarii, w celu zapewnienia odpowiedniej jakości realizowanych zadań
• realizuje czynności w zakresie obsługi i bieżącego monitorowania elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) w ramach elektronicznej platformy administracji publicznej (e-PUAP) w Komendzie Głównej Straży Granicznej, w celu odbioru korespondencji, w zastępstwie osoby upoważnionej
• bierze udział w koordynacji zadań związanych z obiegiem informacji polegającej na sprawdzaniu realizacji przepisów instrukcji kancelaryjnej Straży Granicznej w poszczególnych komórkach organizacyjnych KGSG, w celu właściwego przestrzegania obowiązujących przepisów

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego (dotyczy doświadczenia w obszarze administracji) lub powyżej 1 roku (dotyczy doświadczenia w obszarze archiwizacji)
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenia lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa osobowego, upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Komunikatywność
• Umiejętność interpretacji przepisów
• Umiejętność pracy w zespole
• Czytelny charakter pisma
• Umiejętność działania w sytuacjach stresowych
• Skrupulatność
• Terminowość, odpowiedzialność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• doświadczenia zawodowego

• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

• Dofinanownie do okularów korekcyjnych (praca przy komputerze powyżej 4 godzin)
• Korzystanie z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej