Podreferendarz/podreferendarka ds. obsługi sekretariatu w Departamencie Konsularnym (DK 21/2026)

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1. nietypowe godziny pracy (w tym dyżury),

2. permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi, otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

• Przyjmuje korespondencję kierowaną do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestruje w systemie obiegu dokumentów oraz nadzoruje obieg korespondencji poza sekretariatem w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w komórce organizacyjnej.
• Przygotowuje pismo przeznaczone do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdza, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazuje do kancelarii/ osoby, która prowadzi sprawę / osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę w celu wysłania do adresata.
• Prowadzi kalendarz spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizuje spotkania, narady i wyjazdy służbowe kierującego oraz przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne w celu zapewnienia właściwej obsługi kierującego komórką organizacyjną.
• Prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
• Przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatki i informacje w celu wsparcia kierującego komórką organizacyjną w bieżącej pracy.
• Wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne, w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników, prowadzi kalendarz praktyk i staży w komórce organizacyjnej w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania komórki.
• Ewidencjonuje i przechowuje dokumenty niejawne stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kieruje interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze administracyjno-biurowym
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajne lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Znajomość: struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej, zasad protokołu dyplomatycznego w tym korespondencji dyplomatycznej, ustawy o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych, podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej,
• Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym asertywność), samodzielności i inicjatywy.
• Zorientowanie na osiąganie celów, odporność na stres, orientacja na klienta.
• Dyspozycyjność, wysoka kultura osobista.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarki/sekretarza lub asystentki/asystenta
• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs asystencki lub sekretarski).
• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook.

· wynagrodzenie zasadnicze od ok. 6800 zł do ok. 7400 zł brutto

· dodatek stażowy w wysokości do 20% wynagrodzenia zasadniczego (po udokumentowaniu prawa do tego dodatku)

· dodatkowe roczne wynagrodzenie

· nagroda jubileuszowa

· odprawa emerytalna/rentowa

· nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia

· elastyczny czas pracy (możliwość rozpoczęcia pracy między 7:00 a 10:00)

· okazjonalna praca zdalna

· bony podarunkowe

· dofinansowanie do żłobka i przedszkola*

· dofinansowanie wypoczynku*

· dofinansowanie zajęć sportowych i kulturalnych*

· dofinansowanie zakupu okularów i szkieł korekcyjnych

· wsparcie finansowe rozwoju zawodowego (szkolenia, kursy językowe)

· Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa

· Przychodnia Lekarska Służby Zagranicznej (internista, stomatolog)

· biblioteka

· drużyna sportowa

· bufet pracowniczy

· doskonała lokalizacja

· pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu

· praca w międzynarodowym środowisku

*wysokość świadczenia uzależniona od kryterium dochodowego