Polecana
Grafton Sp. Z o.o.

Executive Assistant

Grafton Sp. Z o.o. 
wygasa za 29 dni (do )
  • Warszawa, mazowieckie

Umowa o pracę

Executive Assistant
For our client, international organisation in Warsaw, we are currently recruiting for the Executive Assistant role. Position: Executive AssistantLocation: Warsaw, Śródmieście | hybrid model of work (3 days onsite, 2 days home office)

Zakres obowiązków


ROLE:
  • Manage the inbox by prioritising correspondence, maintaining an organised structure, filing emails systematically, and responding on behalf of the stakeholder when appropriate.
  • Oversee complex calendar and meeting management, including scheduling, resolving conflicts, preparing agendas and materials, attending meetings, and distributing minutes and action items promptly.
  • Coordinate end‑to‑end travel arrangements such as flights, rail, accommodation, visas, insurance, and detailed itineraries, ensuring all logistics are accurately reflected in calendars.
  • Handle expense and budget administration, including timely submission of claims, support with invoice processing, and monitoring budget activity as required.
  • Prepare, update, and maintain documentation such as reports, presentations, and professional correspondence.
  • Support project coordination by researching and analysing information, preparing status updates, tracking milestones, and escalating risks or issues when necessary.
  • Maintain strict confidentiality, adhere to internal policies and regulatory requirements, and build trusted, reliable relationships with stakeholders.

Wymagania



REQUIREMENTS:
  • Minimum 3 years of experience working within international structures, preferably in a consulting or legal firm.
  • Minimum 3 years of experience in a similar role (administration, executive assistant, office manager)
  • Fluency in English (C1) and Polish, with daily work conducted in English
  • Strong proficiency in Excel, PowerPoint, and Word
  • Excellent organisational skills and a strong sense of responsibility for assigned tasks
  • Highly developed ability to absorb new information and adapt to dynamic changes
  • Knowledge of French (or another additional langugage) will be considered an additional asset


Oferujemy



OFFER:
  • Contract of employment
  • Modern Warsaw office (Śródmieście)
  • Hybrid working style with 3 days from the office per week
  • Opportunity to use foreign languages on a daily basis
  • Sport's card
  • Private medical care
  • Language course subsidies
  • Work in a multicultural environment


Dowiedz się więcej o pracodawcy
  • Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Rondo Daszyńskiego 1 (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. Rozporządzenie RODO w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu prowadzonych rekrutacji - nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiadające za nadzór IT, nadzór nad poprawnością działań rekrutacyjnych w tym prawnicy. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem: https://pl.grafton.com/pl/polityka-przetwarzania-i-ochrony-danychInformujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem https://pl.grafton.com/pl/o-nas/sygnalisci Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem: https://gigroupholding.vco.ey.com/Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329

  • Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Rondo Daszyńskiego 1, Warszawa (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności zawartych w załączonych dokumentach aplikacyjnych (w tym wizerunku), na potrzeby bieżącej rekrutacji. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdym czasie wycofana. Dodatkowo wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w załączonych dokumentach aplikacyjnych (w tym wizerunku), na potrzeby przyszłych rekrutacji przez okres 12 miesięcy. Zgoda jest dobrowolna i może być w każdym czasie wycofana.

  • Informujemy, że wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dot. zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod następującym adresem https://pl.grafton.com/pl/o-nas/sygnalisci  Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dot. zgłoszeń sygnalistów można dokonać pod następującym adresem: https://gigroupholding.vco.ey.com/


Dodana
Wygasa (za 28 dni)
Grafton Sp. Z o.o.

Dowiedz się więcej o pracodawcy

Grafton sp. z o.o.

Zobacz profil pracodawcy

Podobne oferty pracy

Praca w sąsiednich miejscowościach