Starszy referent/starsza referentka ds. sekretarsko-biurowych i kancelaryjnych

Komenda Miejska Policji w Chorzowie

wygasa za 11 dni (do 3 lut)

Chorzów, śląskie

Umowa o pracę

Zakres obowiązków

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Oświetlenie naturalne i sztuczne, wymuszona pozycja ciała – siedząca. Stanowisko pracy wyposażone w telefon, urządzenie wielofunkcyjne, niszczarkę, komputer oraz monitor ekranowy – czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy.
Stanowisko pracy usytuowane jest na III piętrze Komendy Miejskiej Policji w Chorzowie przy ul. Legnickiej 1. Budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami: winda tylko do parteru, brak podjazdu, toalet dostosowanych dla osób z niepełnosprawnością ruchową, konieczność pokonywania dużych odległości oraz otwierania drzwi p.poż.
z samozamykaczami.

Przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje oraz przedkłada dokumenty i korespondencję jawną Naczelnikowi Wydziały, Zastępcy Naczelnika Wydziału, a pod ich nieobecność Kierownikowi Referatu ds. Zwalczania Przestępczości Pseudokibiców do dekretacji, a następnie zaewidencjonowaną i zadekretowaną korespondencję przekazuje właściwym referentom spraw, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.
Prowadzi dokumentację ewidencyjną związaną z obsługą kancelaryjną wydziału w postaci dzienników korespondencyjnych i rejestrów pomocniczych oraz monitoruje prawidłowość i terminowość rozliczania się referentów spraw z pobranych dokumentów, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w wydziale.
Obsługuje pocztę elektroniczną, centralę telefoniczną, system faksowo-mailowy, programy do wysyłania korespondencji jawnej za pośrednictwem Poczty Polskiej i elektroniczną platformę usług administracji publicznej (ePUAP), celem nadania właściwego biegu wpływającym i wysyłanym dokumentom jawnym.
Prowadzi następujące zbiory kancelaryjne: - rejestru dzienników książek ewidencyjnych, dokumentów, teczek jawnych - dziennika korespondencyjnego EKD - książki doręczeń miejscowych - dzienników podawczych, - rejestru poczty
Wysyłanie korespondencji i przesyłek.
Sporządza, przepisuje, powiela dokumenty na polecenie naczelnika wydziału, w celu wsparcia bieżącej pracy komórki.
Rejestruje, aktualizuje, zapoznaje i powiela resortowe akty prawne.
Archiwizuje dokumenty jawne wytworzone przez pracowników sekretariatu, sporządza spisy oraz protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej BC i przekazuje je do archiwum, w celu zapewnienia ich prawidłowego przechowywania
Prowadzi ewidencję stempli i pieczęci będących na stanie Wydziału Kryminalnego oraz rozlicza funkcjonariuszy z posiadanych pieczęci i stempli w przypadku rozwiązania stosunku służbowego, pracy lub przeniesienia do służby, pracy w innej komórce, jednostce organizacyjnej
Prowadzi dokumentację ewidencyjną związaną z obsługą kancelaryjną wydziału w postaci dzienników korespondencyjnych i rejestrów pomocniczych oraz monitoruje prawidłowość i terminowość rozliczania się referentów spraw z pobranych dokumentów, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.
Odpowiada za całokształt pracy sekretariatów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Wykonuje czynności w ramach powołanych grup zadaniowych.
Wykonuje zadania zgodnie z obowiązującymi ustawami, rozporządzeniami, zarządzeniami, decyzjami, poleceniami i aktami prawnymi.
Realizacja innych zadań wynikających z potrzeb doraźnych i poleceń kierownictwa komisariatu.

Wymagania

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego powyżej 6 miesięcy w administracji publicznej lub pracy biurowej
Umiejętnosć pracy w zespole
Komunikatywność
Umiejętność planowania i organizowania pracy własnej
Samodzielność
Znajomość obsługi urządzeń biurowych i oprogramowania komputerowego
Poświadczenie bezpieczeństwa z klauzulą dopuszczalności co najmniej poufne albo oświadczenie o mpoddaniu się procedurze sprawdzającej i uzyskanie poświadczenia do wymaganej klauzuli
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - NIE DOTYCZY TO KANDYDATEK/KANDYDATÓW URODZONYCH 1 SIERPNIA 1972R. LUB PÓŹNIEJ. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1sierpnia 1972r.
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wykształcenie: średnie administracyjno-biurowe,
doświadczenia zawodowego

Oferujemy

Miejsce do ćwiczeń lub zajęcia sportowo-rekreacyjne w miejscu pracy
Miejsce parkingowe na terenie urzędu
Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

Wynagrodzenie zasadnicze powiększone o dodatek z tytułu wysługi lat pracy od 5%-20% wyngrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy
Nagrody okresowe np. kwartalne
Dodatkowe trzynaste wynagrodzenie tzw. trzynstka
Pakiet socjalny min. dofinansowane do wypoczynku, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach, pożyczki na cele mieszkaniowe
Możliwość skorzystania z pakietów ubezpieczeń grupowych
Możliwość skorzystania z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
Dofinansowanie do zakupu okularów