ST. SPECJALISTA / SPECJALISTA / MŁ. SPECJALISTA W ARCHIWUM

1. Zakres obowiązków:
- przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni do archiwum zakładowego zgodnie z przepisami wewnętrznymi Uczelni oraz ustawowymi, sprawdzanie i kwalifikowanie akt do przyjęcia pod kątem właściwego ich uporządkowania i prawidłowej kwalifikacji archiwalnej oraz nanoszenie sygnatury archiwalnej na każdej teczce,
- przechowywanie dokumentacji we właściwym porządku, zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji, sprawowanie nadzoru nad narastającym zasobem, prowadzenie ewidencji przechowywanej dokumentacji,
- wypożyczanie i udostępnianie dokumentacji jednostkom organizacyjnym Uczelni,
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy w jednostce organizacyjnej,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz jej przeprowadzanie, wydzielanie do brakowania dokumentacji niearchiwalnej, dla której minął okres obowiązkowego przechowywania i przygotowywanie stosownych w tym zakresie spisów dokumentacji i protokołów brakowania,
- prowadzenie rejestrów / wykazów m.in. spisów zdawczo-odbiorczych,
- prowadzenie ewidencji przechowywanych akt osobowych,
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi m.in. w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji przekazywanej do archiwum, doradzanie, szkolenia, wsparcie merytoryczne w zakresie postępowania z dokumentacją,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- współpraca z Archiwum Państwowym w Katowicach,
- opracowywanie i aktualizacja aktów prawa wewnętrznego w zakresie czynności kancelaryjnych i archiwalnych, w szczególności instrukcji kancelaryjnej, JRWA oraz instrukcji archiwalnej,
- sprawdzanie dokumentacji przygotowanej do przekazania do archiwum pod względem właściwej klasyfikacji rzeczowej i kwalifikacji archiwalnej oraz poprawnego opisu teczek aktowych w oparciu o obowiązujące w Uczelni normatywy kancelaryjno-archiwalne,
- prowadzenie ewidencji dokumentacji i czynności realizowanych w archiwum w ramach obowiązujących procedur,
- udostępnianie dokumentacji, bieżąca kontrola terminowości i zwrotu wypożyczonej dokumentacji,
- bieżąca kontrola zasobów archiwalnych ze spisami zdawczo-odbiorczymi,
- opracowywanie techniczne materiałów archiwalnych w związku z bieżącą realizacją wypożyczeń,
- wydawanie zaświadczeń potwierdzających odbycie studiów lub okres studiów w byłym studentom i absolwentom Uczelni,
- przygotowywanie sprawozdania rocznego z pracy archiwisty i stanu archiwum zakładowego,
- reprezentowanie archiwum zakładowego podczas kontroli zewnętrznych i wewnętrznych,
- obsługa korespondencji przychodzącej skierowanej do archiwum.

2. Niezbędne wymagania:
- wykształcenie:
wyższe specjalistyczne (archiwistyka bądź zarządzanie dokumentacją)
lub
wyższe niespecjalistyczne i ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia
lub
wyższe niespecjalistyczne i ukończone studia podyplomowe w zakresie archiwistyki bądź zarządzania dokumentacją
lub
średnie (tytuł technika archiwisty)*
* od Kandydatów z wykształceniem średnim wymagane będzie minimum sześcioletnie udokumentowane doświadczenie zawodowe, nabyte w ramach stosunku pracy lub poza nim (pod warunkiem, że odpowiadać ono będzie swoim zakresem – obszarowi zadań wyszczególnionych w opisie proponowanego stanowiska)
- udokumentowane doświadczenie zawodowe w pracy w archiwum zakładowym lub w pracy związanej z archiwizacją dokumentów – staż zależny od stanowiska,
- znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych,
- znajomość normatywów kancelaryjno-archiwalnych,
- znajomość zasad ewidencji, brakowania dokumentacji, typowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego,
- biegła znajomość pakietu MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych,
- umiejętność analitycznego myślenia,
- komunikatywność oraz gotowość do rozszerzania swojej wiedzy i rozwijania kompetencji,
- bardzo dobra organizacja pracy, dokładność, terminowość, samodzielność i odpowiedzialność za realizację powierzonych zadań,
- umiejętność pracy indywidualnej.

3. Wymagania dodatkowe (dodatkowo punktowane):
- ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia dla osób bez wykształcenia specjalistycznego,
- doświadczenie zawodowe w pracy w systemie klasy EZD,
- doświadczenie zawodowe w pracy w uczelni publicznej.

4.
- stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
- pracę od poniedziałku do piątku w systemie ruchomego czasu pracy (rozpoczęcie pracy między godziną 7:00 a godziną 8:00; zakończenie – między godziną 15:00 a godziną 16:00), przy zachowaniu obowiązującego pracownika dobowego wymiaru czasu pracy,
- dodatek za staż pracy w wysokości 1% wynagrodzenia zasadniczego za każdy rok zatrudnienia. Dodatek jest wypłacany poczynając od czwartego roku zatrudnienia, z tym że wysokość tego dodatku nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia zasadniczego,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne – tzw. „trzynastka”,
- pracę w przyjaznej atmosferze,
- pracę, która nie jest monotonna, wymaga zaangażowania i umożliwia rozwój kompetencji zawodowych,
- możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach i kursach,
- parking dla pracowników,
- dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych,
- bogaty zakres świadczeń w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, m.in. dofinansowanie do wypoczynku, pożyczki mieszkaniowe na preferencyjnych warunkach, dofinansowanie opłat z tytułu uczęszczania dziecka/i do żłobka, przedszkola lub innych placówek wychowania przedszkolnego, dofinansowanie opłat z tytułu usług i świadczeń służących wzmacnianiu potencjału zdrowotnego i kulturowego,
- możliwość skorzystania na preferencyjnych warunkach z ubezpieczenia grupowego na życie dla pracowników, ich współmałżonków/partnerów życiowych i dzieci,
- możliwość przystąpienia do Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

Planowane zatrudnienie: styczeń 2026 r.

5. Wymagane dokumenty:
- CV,
- list motywacyjny,
- skany odpisów / kopii dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie wymagane w procesie rekrutacji na dane stanowisko pracy,
- skan wypełnionego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla Kandydatów na pracowników niebędących nauczycielami akademickimi (wzór oświadczenia do pobrania na stronie internetowej: )

Pliki/skany dokumentów należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: @
(w tytule wiadomości należy wpisać: „Ogłoszenie nr 16/ZKO/2025”).

6. Harmonogram postępowania konkursowego:

Termin przyjmowania zgłoszeń upływa w dniu: 3 grudnia 2025 r.

Po wstępnej weryfikacji złożonych ofert, w dniach od 8 do 12 grudnia 2025 r., zostaną przeprowadzone rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami.

Rozstrzygnięcie i ogłoszenie wyników konkursu nastąpi do dnia: 17 grudnia 2025 r.

7. Inne informacje:

Po zakwalifikowaniu do zatrudnienia, kandydatka / kandydat będzie zobowiązana / zobowiązany do dostarczenia z Krajowego Rejestru Karnego informacji, o której mowa w art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.

Informujemy również, że w Uniwersytecie obowiązuje Regulamin zgłaszania przypadków naruszeń prawa oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach, wprowadzony Zarządzeniem Rektora nr 116/2024 z dnia 17 września 2024 roku (z późn. zm.).

8. Informacja dotycząca zgody na przetwarzanie danych osobowych:

W przypadku podania danych osobowych w szerszym zakresie niż wynikający z art 22¹ § 1 Kodeksu pracy (tzn. w przypadku umieszczenia dodatkowych danych osobowych, poza tymi które są wymagane), kandydat powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji.

W przypadku, gdy kandydat jest zainteresowany wzięciem udziału w kolejnych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez okres najbliższego roku przez Uniwersytet, powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji przyszłych procesów rekrutacji, także danych osobowych poza tymi, które są wymagane.

1.Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, z siedzibą przy ul. 1 Maja 50, 40 – 287 w Katowicach, zwany dalej: „administratorem”.
2. Z odpowiednią klauzulą informacyjną RODO[1] administratora można się zapoznać u administratora, na stronie internetowej administratora oraz w Biuletynie Informacji Publicznej administratora.
-------------------------
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1, z późn. sprost.].