Starszy inspektor ds. kancelaryjnych i organizacyjno-kadrowych w Delegaturze w Zamościu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych,
• praca w siedzibie Delegatury Urzędu w Zamościu, możliwe również wyjazdy służbowe (w trakcie wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy mogą nie być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych),
• praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,
• większość czynności wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę, prowadzenie rozmów telefonicznych, obsługa interesantów.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca siedząca w pozycji wymuszonej przed ekranem komputerowym,
• brak barier architektonicznych utrudniających wykonywanie pracy i dostępność do pomieszczeń biurowych i do pomieszczeń sanitarnych. Zapewniają to podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich, drzwi o odpowiedniej szerokości,
• brak oznaczeń dla osób niewidomych,
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz niesłyszącym.

• zapewnia właściwe funkcjonowanie sekretariatu. Przyjmuje i rejestruje w systemie EZD korespondencję wpływającą do Delegatury, przedkłada Dyrektorowi Delegatury w celu jej dekretacji i podpisania złożonych pism. Doręcza poszczególnym stanowiskom pracy korespondencję zgodnie z dekretacją Dyrektora w systemie EZD oraz wysyła korespondencję przygotowaną przez pracowników Delegatury, w celu zapewnienia jej ewidencji oraz prawidłowego obiegu dokumentów. Prowadzi kalendarz spotkań i narad służbowych Dyrektora oraz wyjść służbowych. Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne do Dyrektora, jak też do pracowników Delegatury, udziela informacji interesantom, zarówno w zakresie organizacji pracy Delegatury, jak też kieruje do odpowiednich stanowisk merytorycznych Delegatury, w celu zapewnienia właściwej obsługi klienta w Delegaturze,
• prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników Delegatury (praca zdalna, urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, bezpłatne, szkoleniowe oraz związane z rodzicielstwem, delegacje, wyjścia w celu załatwienia spraw osobistych i ich odpracowywanie, przebywanie pracowników na terenie Delegatury poza obowiązującymi godzinami pracy), sporządza i weryfikuje listy obecności oraz wylicza efektywny czas pracy. W zakresie spraw kadrowych współdziała z Biurem Organizacji, Kadr i Budżetu Urzędu i innymi komórkami Urzędu (sprawy osobowe pracowników, sprawy socjalne pracowników oraz emerytów). W zakresie bhp wydaje skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne pracownikom Delegatury, prowadzi ewidencję w tym zakresie – w celu zapewnienia realizacji ustawowych zadań pracodawcy względem zatrudnionych pracowników,
• prowadzi sprawy organizacyjne Delegatury – sporządza informacje i analizy, współdziała w sprawach organizacyjnych z Wydziałami Urzędu w celu zapewnienia prawidłowego procesu komunikacji wewnętrznej pomiędzy Urzędem w Lublinie a Delegaturą,
• prowadzi sprawy związane z organizacją, nadzorem i przebiegiem: staży dla bezrobotnych (przygotowanie wniosków stażowych, opracowanie programów staży i przygotowanie umów zleceń jako zobowiązań po stażu) oraz praktyk zawodowych studentów i uczniów, w celu wypełnienia obowiązków pracodawcy wynikających z umów stażowych zawieranych z urzędami pracy, uczelniami wyższymi oraz fundacjami/stowarzyszeniami, kierującymi osoby do nabycia umiejętności praktycznych do wykonywania pracy lub zawodu przez wykonywanie zadań w miejscu pracy, bez nawiązania stosunku pracy pomiędzy pracodawcą, a stażystą, a także wypełnienia zobowiązań wynikających z umów o organizację praktyk,
• wystawia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla pracowników byłego Urzędu Wojewódzkiego w Zamościu, w celu udokumentowania stosunku pracy i płacy na żądanie byłych pracowników Urzędu Wojewódzkiego w Zamościu.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji lub w pracy biurowej
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Znajomość ustaw: o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, o służbie cywilnej, Kodeks postępowania administracyjnego, Kodeks pracy – Dział IV, V, VI; VII, VIII, o pracownikach urzędów państwowych, o ochronie danych osobowych oraz przepisów wykonawczych do ww. ustaw
• Znajomość Zarządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego
• Wykształcenie wyższe
• Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym
• Doświadczenie zawodowe w obsłudze sekretariatu lub/ i w obsłudze klienta lub/ i w obszarze zarządzania dokumentacją
• Umiejętności redakcyjne: pisania przystępnych i zwięzłych tekstów o charakterze urzędowym
• Umiejętność stosowania zasad etykiety urzędniczej
• Umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidzianych i stresowych
• Znajomość protokołu dyplomatycznego, etykiety i zasad savoir-vivre
• Dyspozycyjność
• Komunikatywność
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność działania pod presją czasu
• Asertywność oraz umiejętność przekonywania
• Umiejętność analitycznego myślenia
• Biegła znajomość obsługi i oprogramowania biurowego, a w szczególności znajomość pakietu biurowego Microsoft Office w zakresie obsługi edytora tekstów MS WORD, arkusza kalkulacyjnego MS Excel, obsługi poczty elektronicznej

• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych

• Pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku pracowników i dzieci pracowników, niskoprocentowe pożyczki, wsparcie finansowe w wyjątkowo trudnych sytuacjach
• Możliwość korzystania z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Karty sportowe
• Dofinansowanie do nauki
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw.: ,,13’’), dodatek za wysługę lat ( od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego) w zależności od udokumentowanego stażu pracy, nagrody jubileuszowe
• Udział w realizacji ciekawych, rozwijających przedsięwzięć
• Bogatą ofertę szkoleniową
• Dobrą atmosferę w pracy
• Zatrudnienie u prestiżowego pracodawcy
• Współpracę z wysokiej klasy specjalistami
• Równowagę pomiędzy pracą, a życiem prywatnym
• Dobrą lokalizację
• Poczucie bezpieczeństwa