Specjalista/specjalistka ds. obsługi sekretariatu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

Praca przy komputerze.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
• miejsce pracy: I piętro,
• budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

• Zapewnia obsługę sekretarską i organizacyjno-biurową Departamentu. Monitoruje terminowość prowadzonych spraw, harmonogram spotkań, obsługuje spotkania i narady kierownictwa Departamentu.
• Prowadzi sprawy związane z rozwiązaniami systemowymi w Departamencie, w tym z wdrożeniem i stosowaniem zasad zarządzania ryzykiem, procesami i projektami.
• Koordynuje sprawy kadrowe i szkoleniowe pracowników Departamentu, we współpracy z komórką właściwą do spraw kadr, w tym w zakresie przygotowywania dokumentacji dotyczącej czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników oraz organizowania szkoleń dla pracowników Departamentu.
• Koordynuje i prowadzi sprawy związane z ochroną danych osobowych w Departamencie, w tym współpracuje z Inspektorem Ochrony Danych, przygotowuje i przedkłada do podpisu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz prowadzi ich ewidencję.
• Koordynuje i prowadzi sprawy związane z przygotowywaniem wkładu do planu działalności Ministra, planu Departamentu na kolejny rok oraz okresowych ocen dotyczących stanu realizacji celów i zadań. Koordynuje sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Departamencie.
• Prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi kierownictwa oraz pracowników Departamentu.
• Przygotowuje i aktualizuje upoważnienia i pełnomocnictwa w zakresie właściwości Departamentu.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej.
• Poświadczenie bezpieczeństwa w zakresie dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej.
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym ustawy o służbie cywilnej.
• Znajomość przepisów w zakresie ochrony danych osobowych.
• Umiejętności i kompetencje: współpraca, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, wysoka kultura osobista, komunikatywność.
• [Nie dotyczy osób urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później] W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe administracja lub prawo lub zarządzanie.
• doświadczenia zawodowego
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.

Czas i organizacja pracy

• Ruchomy czas pracy (możliwość rozpoczęcia pracy między 7.00 a 9.30).
• Indywidualny rozkład czasu pracy.
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy.
• Możliwość obniżenia wymiaru czasu pracy w trudnym okresie dla pracownika.
• Praca zdalna – po uzgodnieniu zakresu i wymiaru.

Wypoczynek

• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników oraz dzieci pracowników.
• Dostosowanie planów urlopów pracowników, którzy są rodzicami/opiekunami dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych.

Sport, rekreacja i czas wolny

• Karty sportowe – FitProfit lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych.
• Miejsce do ćwiczeń.
• Miejsce do odświeżenia się.
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne.

Benefity finansowe

• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy.
• Nagroda jubileuszowa.
• „Trzynaste” wynagrodzenie.
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
• Możliwość przystąpienia do PPK.
• Możliwość skorzystania z niskooprocentowanej pożyczki na cele mieszkaniowe.
• Wsparcie finansowe w trudnej sytuacji życiowej.

Dojazd do pracy

• Pomieszczenie na rowery na terenie urzędu.
• Możliwość wykupienia legitymacji uprawniających do przejazdów koleją z 50% zniżką.
• Dogodna lokalizacja w centrum Warszawy z rozbudowaną siecią połączeń komunikacyjnych.

Inne

• Bufet.
• Kiosk.
• Bogaty pakiet szkoleń, możliwość refundacji kosztów nauki języka.
• Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową.
• Możliwość wykupienia pakietu opieki medycznej dla pracownika i członków rodziny, a także ubezpieczenia na życie.
• Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności.
• Dofinansowanie do zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok do pracy z monitorem ekranowym.