Starszy specjalista/starsza specjalistka ds. obsługi sekretariatu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań: praca biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie, permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
obiekt dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami ruchowymi, możliwość poruszania się po budynku : windy i drzwi odpowiedniej szerokości, toaleta dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami ruchowymi, miejsce parkingowe dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami ruchowymi, możliwość technicznego dostosowania stanowiska pracy (pokój, meble biurowe) do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

• Prowadzi elektroniczną ewidencję pism wpływających do Departamentu oraz z niego wychodzących, zapewniając prawidłowy i sprawny obieg dokumentów, w tym w ramach elektronicznego zarzadzania dokumentacją.
• Zapewnia obsługę telefoniczną oraz mailową kontaktów z instytucjami, urzędami oraz komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, gwarantując sprawne i prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu.
• Przygotowuje i przedkłada dokumenty do podpisu Dyrektora lub Zastępców Dyrektora oraz przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją, zapewniając prawidłowy i sprawny obieg dokumentów w Departamencie.
• Udziela informacji interesantom oraz kieruje ich do właściwych pracowników Departamentu lub odpowiednich komórek organizacyjnych Ministerstwa, wspierając bieżącą pracę Dyrektora oraz pracowników Departamentu.
• Wspiera pod kątem techniczno-organizacyjnym realizację wybranych spraw realizowanych w Departamencie, monitorując ich przebieg oraz terminowość, w szczególności w zakresie przygotowywania briefów oraz opiniowania wewnętrznych i zewnętrznych aktów prawnych. Koordynuje z poziomu Departamentu wpisywanie umów do Centralnego Rejestru Umów w MNiSW oraz Centralnego Rejestrów Umów JSFP.
• Przygotowuje oraz zapewnia obsługę organizacyjno‑recepcyjną spotkań z interesantami i gośćmi, zapewniając wsparcie bieżącej pracy Dyrektora, Zastępców Dyrektora oraz pracowników Departamentu. Uczestniczy w procesie wdrażania nowych pracowników do pracy w Departamencie.
• Zapewnia zaopatrzenie w materiały biurowe oraz racjonalnie nimi gospodaruje, przyczyniając się do właściwego wyposażenia i usprawnienia pracy Departamentu.
• Prowadzi sprawy związane z podróżami służbowymi dyrektora, zastępców dyrektora i pracowników departamentu.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Doświadczenie zawodowe powyżej 2 lat na stanowisku asystenckim lub sekretarskim;
• znajomość zakresu zadań realizowanych w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego;
• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej;
• znajomość podstaw pracy sekretariatu, w szczególności zasad prowadzenia ewidencji dokumentów, obsługi interesantów, organizacji kalendarza spotkań;
• znajomość zasad ewidencjowania umów w ramach Centralnego Rejestru Umów;
• umiejętność redagowania wiadomości e-mailowych, pism urzędowych i krótkich tekstów informacyjnych.
• rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, orientacja na klienta/ interesanta, komunikacja, wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego
• doświadczenie zawodowe powyżej 2 lat w administracji (jednostki sektora finansów publicznych)
• umiejętność obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
• radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych.
• samodzielność i Inicjatywa

• Proponowany mnożnik kwoty bazowej: 2,9
• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• „Trzynaste” wynagrodzenie
• Nagrody jubileuszowe
• Pakiet socjalny (np. dofinansowanie do wypoczynku pracowników, dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach)
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• Możliwość rozwoju zawodowego (studia, szkolenia)
• Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach dodatkowego pakietu medycznego dla pracownika i członków rodziny
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Ruchomy czas pracy
• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Wsparcie na etapie wdrażania do pracy
• Stołówka pracownicza
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Dobra lokalizacja
• Dobra/przyjazna atmosfera pracy