Specjalista/specjalistka ds. koordynowania czynności kancelaryjnych (KCK)

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz
• czynniki biologiczne (grzyby pleśniowe, drożdżoidalne, bakterie)

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• budynek urzędu jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich.

• Bierze udział w określeniu kierunków rozwoju systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz proponuje zmiany i modyfikacje systemu elektronicznego obiegu dokumentów; tworzy projekty procedur i regulacji wewnętrznych w tym zakresie
• Sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw
• Prowadzi szkolenia, instruktaże, warsztaty, spotkania informacyjne dla kluczowych użytkowników w zakresie działania systemu EZD
• Udziela wyjaśnień i konsultacji w zakresie posługiwania się systemem EZD, zasad archiwizacji dokumentów elektronicznych kluczowym użytkownikom systemu EZD oraz udziela merytorycznych odpowiedzi na zgłoszenia spływające na przypisany adres mailowy
• Raportuje o nieprawidłowościach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD (w porozumieniu z archiwistą zakładowym)
• Monitoruje przekazywanie dokumentacji do modułu archiwum systemu EZD, prowadzi konsultacje w tym obszarze oraz współpracuje z Archiwum Państwowym w zakresie przekazywania dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w pracy w archiwum zakładowym w jednostkach sektora finansów publicznych
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z przepisami wykonawczym
• Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Znajomość oraz umiejętność stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno archiwalnych
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Inicjatywa, komunikatywność, dobra organizacja pracy, umiejętność pracy w zespole, samodzielność w działaniu, odporność na stres
• Znajomość i umiejętność pracy w systemach informatycznych klasy EZD
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe magisterskie
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego Doświadczenie zawodowe zdobyte w archiwum państwowym lub zakładowym w prowadzeniu szkoleń, instruktaży w zakresie obsługi EZD PUW.Doświadczenie zawodowe w zakresie wsparcia użytkownika lub/i zarządzania systemem informatycznym klasy EZD
• Kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia

• wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatek za udokumentowany staż pracy powyżej 5 lat (od 5 do 20% wynagrodzenia)
• dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. „trzynastka”)
• dodatek służby cywilnej dla urzędników mianowanych
• nagrody jubileuszowe
• nagrody zgodnie z procedurą wewnętrzną urzędu
• możliwość pracy zdalnej, hybrydowej (uzależnione od zajmowanego stanowiska pracy)
• możliwość rozwoju: udziału w szkoleniach, projektach, dofinansowania studiów podyplomowych
• ruchomy czas pracy między 7-18
• dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika i jego dzieci
• karta MultiSport – dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• dofinansowanie do biletów do kina, teatru i książek
• wsparcie socjalne oraz niskooprocentowane pożyczki mieszkaniowe
• możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach ubezpieczenia grupowego
• refundacja zakupu okularów korekcyjnych
• możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• pokój dla matki z dzieckiem (w zależności od miejsca wykonywania pracy)
• rowerownia (w zależności od miejsca wykonywania pracy)
• działania promujące zdrowy styl życia
• miła atmosfera w pracy