Sekretarz/sekretarka ds. obsługi sekretariatu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• użytkowanie sprzętu biurowego
• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym
• budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru
• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami

• prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających w ramach systemu EZD, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów;
• przyjmuje, rejestruje i rozdziela dokumenty wewnątrz departamentu, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów;
• prowadzi terminarz spotkań, narad i innych wydarzeń w Departamencie, dba o właściwy przepływ informacji – przekazywanie komunikatów i terminowość realizacji zadań w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora, jego zastępcy i innych pracowników Departamentu;
• przygotowuje comiesięczny harmonogram pracy zdalnej pracowników Departamentu, opracowuje oraz aktualizuje comiesięczną listę obecności pracowników Departamentu w celu prawidłowego prowadzenia spraw związanych z dyscypliną pracy, tj. rejestr wyjść służbowych, karty wyjść prywatnych i usprawiedliwianie nieobecności;
• prowadzi rejestr delegacji służbowych pracowników oraz kierownictwa departamentu, oraz realizuje zadania związane z zaopatrzeniem departamentu w materiały i sprzęt biurowy, w celu wsparcia bieżących zadań będących w kompetencjach pracowników departamentu;
• na polecenie dyrektora Departamentu redaguje pisma sporządza raporty, protokoły i zestawienia, dba o ich poprawność językową i formalną, w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora i pracowników Departamentu;
• inicjuje i koordynuje zadania związane przygotowaniem stanowiska pracy dla nowego pracownika (przygotowuje wnioski o sprzęt i nadanie dostępu/uprawnień) w celu włączenia nowego pracownika w strukturę organizacyjną Departamentu i Ministerstwa;
• prowadzi ewidencję skarg, wniosków i petycji wpływających do Departamentu oraz kontroluje terminowość udzielanych odpowiedzi a także sporządza raporty, w celu monitorowania działań zgodnie z kalendarzem kodeksu postępowania administracyjnego i wewnętrznymi regulacjami MRiRW w tym zakresie;

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość programów MS Office
• Komunikatywność
• Umiejętność hierarchizowania obowiązków
• Umiejętność analitycznego myślenia
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• doświadczenia zawodowego
• Wykształcenie wyższe z dziedziny nauk humanistycznych lub nauk społecznych
• 6 - miesięczny staż pracy
• Znajomość obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentację (EZD PUW)
• Znajomość kodeksu postępowania administracyjnego
• Znajomość ustawy o dostępie do informacji publicznej

Wynagrodzenie i rozwój zawodowy: dodatkowe wynagrodzenie tzw. „trzynastka”, dodatek za wysługę lat powyżej 5 lat pracy, nagrody jubileuszowe za wieloletnią pracę, dodatek służby cywilnej z tytułu posiadanego stopnia służbowego (dla urzędników służby cywilnej), gratyfikacje finansowe za szczególne wyniki i osiągnięcia, dodatki zadaniowe, odprawa emerytalno / rentowa, podwyższona wpłata pracodawcy do PPK, możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, możliwość korzystania z niskooprocentowanej pożyczki, wsparcie finansowe w trudnej sytuacji życiowej, dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych, możliwość doskonalenia zawodowego poprzez udział w szkoleniach i innych formach rozwoju oraz możliwość refundacji kosztów języka obcego, studiów podyplomowych, program wsparcia pracowników obejmujący wsparcie psychologiczne, menedżerskie i prawno-finansowe, adaptacja pracownika przygotowująca do codziennej pracy

Elastyczne formy zatrudnienia i świadczenia pracy: dobra lokalizacja, ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy, możliwość wykonywania pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna uzgodniona z pracodawcą, praca zdalna okazjonalna), możliwość wyjścia z pracy w celu załatwienia ważnej sprawy, stołówka pracownicza, miła atmosfera w pracy, dbałość o zachowanie równowagi pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, możliwość przyjścia do pracy z czworonogiem

Sport, rekreacja i zdrowie: platforma MyBenefit, dopłaty do biletów na imprezy kulturalno-oświatowe, możliwość udziału w wyjazdach edukacyjnych, raz w roku dofinansowanie do wypoczynku pracowników, dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników, karty sportowe, dofinansowanie do zajęć sportowo-rekreacyjnych, możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego dla pracownika i członków rodziny oraz możliwość wykupienia grupowego ubezpieczenia na życie, stojaki na rowery na terenie urzędu (możliwość korzystania z szafek ubraniowych i natrysków w szatniach dla rowerzystów), Strefa Kreacji - komfortowe pomieszczenie do odpoczynku i kreatywnych spotkań, fotel do masażu rehabilitacyjnego oraz siłownia dla pracowników, możliwość zakupu produktów w ramach „Lokalnego rolnika” oraz „Pszczelego dworku"