Specjalista/Specjalistka ds. sekretaryjnych i obsługi współpracy międzynarodowej

Komenda Główna PSP znajduje się przy ul. Podchorążych 38 w Warszawie na terenie kompleksu będącego siedzibą kilku służb. Teren chroniony z własnym parkingiem przy budynkach urzędu. Urząd usytuowany w dwóch budynkach. Proponowana praca w budynku administracyjno-biurowym w obiekcie przystosowanym dla osób z niepełnosprawnościami. Drugi budynek urzędu zawiera bariery architektoniczne: brak podjazdu, ruchomej platformy do transportu wózka, windy, pomieszczenia higieniczno-sanitarne nieprzystosowane dla osób z niepełnosprawnościami.

Stanowiska pracy wyposażone w sprzęt komputerowy i telefony. Praca administracyjno-biurowa, powyżej 4 godzin dziennie przy komputerze, w godzinach 8:15 – 16:15. W trakcie delegacji warunki i godziny pracy mogą być zróżnicowane.

• prowadzi sekretariat Biura Współpracy Międzynarodowej: obsługa wchodzących rozmów telefonicznych poprzez udzielanie odpowiedzi klientowi lub przekierowanie rozmowy do odpowiedniej osoby; organizacja oraz obsługa spotkań kierownictwa Biura, obsługa skrzynki e-mail Biura, prowadzenie terminarza spotkań kierownictwa Biura, gromadzenie informacji teleadresowych o instytucjach i osobach, z którymi współpracuje Biuro,
• koordynuje obieg dokumentów w Biurze polegający na ich odpowiednim (zgodnym z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi) przyjmowaniu, ewidencjonowaniu, rozdzielaniu, przedkładaniu do akceptacji i wysyłaniu. Zadanie obejmuje również obsługę korespondencji międzynarodowej,
• przygotowuje organizacyjnie służbowe wyjazdy Komendanta Głównego PSP, jego zastępców i innych osób delegowanych przez Komendanta Głównego PSP oraz przyjęcia delegacji zagranicznych,
• koordynuje odpowiedni przepływ informacji między kierownictwem Biura i pracownikami oraz istotny ze względu na funkcjonowanie Biura w strukturze Komendy,
• prowadzi gospodarkę materiałami i usługami w celu zapewnienia właściwych warunków funkcjonowania Biura,
• uczestniczy w organizacji i obsłudze prostych i złożonych wydarzeń krajowych i międzynarodowych w kompetencji Biura. Przygotowania mają charakter organizacyjny – wybór miejsca organizacji przedsięwzięcia, zapewnienie i przygotowanie sal konferencyjnych, prowadzenie przed i w trakcie przedsięwzięcia jego sekretariatu, organizacja noclegów, posiłków, opieki nad gośćmi.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze obsługi sekretaryjnej/administracyjnej/finansowej
• Znajomość języka angielskiego co najmniej na poziomie A2
• Znajomość aktów prawnych: ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, ustawy o służbie cywilnej
• Gotowość do służbowych wyjazdów, najczęściej 2/3-dniowych
• Wysoka kultura osobista oraz kultura języka polskiego i angielskiego w mowie i piśmie
• Umiejętność efektywnej współpracy w zespole – budowania relacji, dzielenia się wiedzą i wspierania innych w realizacji wspólnych celów
• Chęć oraz umiejętność stałego pogłębiania wiedzy zakresie powierzanych tematów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe związane ze stosunkami międzynarodowymi
• doświadczenia zawodowego

• Pracę na rzecz Państwowej Straży Pożarnej – formacji o najwyższym zaufaniu społecznym w Polsce.
• Stabilne zatrudnienie w administracji publicznej.
• System wynagrodzeń obejmujący:

  – dodatek za wysługę lat (od 5% do 20%),

  – nagrody jubileuszowe,

  – wypłaty z funduszu nagród zależne od wyników pracy,

  – dodatkowe wynagrodzenie roczne.

• Rozwój zawodowy:

  – możliwość ubiegania się o dofinansowanie studiów, kursów i szkoleń,

  – częściowa refundacja nauki języków obcych i studiów podyplomowych,

  – udział w projektach międzynarodowych,

  – dostęp do szkoleń i wymian eksperckich na poziomie międzynarodowym.

• Pakiet socjalny i zdrowotny:

  – dofinansowanie wypoczynku pracownika i jego dzieci,

  – świadczenia świąteczne,

  – wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach życiowych,

  – możliwość wykupienia pakietu opieki medycznej oraz ubezpieczenia na życie,

  – dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych,

  – możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

• Elastyczne formy organizacji pracy:

– praca zdalna okazjonalna (do 24 dni w roku),

– możliwość dostosowania godzin pracy w szczególnych sytuacjach losowych.

• Udogodnienia na miejscu:

– siłownia,

– bezpłatne miejsce parkingowe,

– pomieszczenie lub stojaki na rowery.