Sekretarz/Sekretarka ds. administracyjno-organizacyjnych i kancelaryjnych

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• Praca administracyjno-biurowa
• Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie

• Wykonuje czynności kancelaryjne z wykorzystaniem Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentacją (EDZ), w tym przedkłada korespondencję do wglądu i dekretacji dyrektorowi oraz zastępcom dyrektora, a także rozdziela zadekretowaną korespondencję między pracowników.
• Wykonuje zadania związane z obsługą sekretarsko-administracyjną dyrektorów oraz zastępców dyrektora, w tym prowadzi terminarz spotkań, narad i konferencji.
• Prowadzi komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników z wykorzystaniem systemu kadrowo-płacowego (KOMAeHR), obejmującą m.in.: rejestr szkoleń, pracy zdalnej oraz wyjść prywatnych.
• Zapewnia obsługę telefoniczną, udzielając interesantom informacji w sprawach pozostających we właściwości Departamentu Poboru Opłat Drogowych oraz kierując ich do właściwych merytorycznie komórek wewnętrznych.
• Monitoruje i realizuje sprawy administracyjne departamentu, w tym zapotrzebowanie na artykuły biurowe, eksploatacyjne i informatyczne, zlecenie usług, rozliczanie biletów ZTM oraz przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje.
• Prowadzi sprawy związane z delegacjami służbowymi dyrektora i zastępców dyrektora oraz monitoruje zapotrzebowanie na środki finansowe w zakresie delegacji krajowych pracowników departamentu.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym rozumienie i formułowanie prostych wypowiedzi ustnych i pisemnych
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Znajomość przepisów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word i Excel) na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętności komunikacyjne
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów/ kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obsłudze sekretariatu

• Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
• Elastyczny czas pracy
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat - od 5% do 20% wynagrodzenia, zgodnie z udokumentowanym stażem pracy), nagrody jubileuszowe
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach
• Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
• Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
• Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej, uprawnień do zniżek PKP
• Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
• Przyjazne środowisko pracy: kiosk i bufet pracowniczy, pokój dla rodzica z dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia
• Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
• Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności