Asystent ds. stanowisko ds. ewidencji i przetwarzania danych

CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:

Stanowisko utworzone w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów jawnych i niejawnych, m.in. realizacji czynności zleconych przez uprawnione organy, utrzymania stałej łączności faksowej i telefonicznej, oraz przetwarzania danych z zakresu ochrony granicy państwowej i kontroli ruchu granicznego.

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:

• praca biurowa w systemie równoważnym;
• praca w siedzibie urzędu/wydziału (stanowisko pracy zlokalizowane na I piętrze);
• praca zmianowa wymagająca dyspozycyjności;
• praca związana z obsługą klienta;
• praca zmianowa;
• narzędzia i materiały pracy - w szczególności komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner;
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin;
• brak oznaczeń dla niewidomych;
• budynek nie posiada podjazdu dla osób niepełnosprawnych;
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

CZAS PRACY: system równoważny/zmianowy od 07:00 do 19:00 oraz od 19:00 do 07:00.

LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak.

UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:

• upoważnienie do dostępu do krajowego systemu informatycznego oraz wykorzystywania danych (użytkownika końcowego) w zakresie:

  • wglądu do danych Systemu Informacyjnego Schengen,
  • wglądu do danych Wizowego Systemu Informacyjnego
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie wynikającym z realizacji obowiązków służbowych:

  • ewidencja kluczy (wprowadzenie i przeglądanie danych),
  • ewidencja wydruków z systemów teleinformatycznych (wprowadzenie i przeglądanie danych),
  • ewidencja wydanych zaświadczeń potwierdzających uprawnienia do ulgowych przejazdów,
  • CBD SG ZSE 6 (archiwum, archiwum rozszerzone, modyfikacja),
  • książka depozytów dokumentów służbowych funkcjonariuszy Straży Granicznej,
• upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych w zakresie prowadzenia:

  • pomocniczego dziennika faksów,
  • książki ewidencji notatek służbowych,
  • dziennika ewidencji faksów kierownika zmiany,
  • dziennika korespondencji czynności zleconych,
  • książki ewidencji dokumentacji dot. transportu,
• upoważnienie dotyczące szczegółowego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej w zakresie:

  • wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów zawierających tajemnicę służbową oznaczoną klauzula tajności „tajne” w zakresie prowadzenia Dziennika Ewidencji Zleconych Czynności w odniesieniu do korespondencji i dokumentacji Placówki SG w Korczowej.

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:

Zadania na danym stanowisku pracy wymagają wyboru jednej z kilku dostępnych procedur, a wybór najlepszej jest uzależniony od oceny pracownika. Istnieje konieczność dostosowania działań do zmieniających się warunków. Stanowisko pracy wymaga realizacji zadań w sposób systematyczny i rzetelny. Osoba pracująca na tym stanowisku często kontaktuje się z funkcjonariuszami i pracownikami zatrudnionymi na terenie placówki, jak również z instytucjami współdziałającymi, między innymi w celu przekazywania korespondencji lub informacji, z czym niejednokrotnie wiąże się konieczność zajęcia postawy asertywnej.

Przykłady:

• prowadzenie dokumentacji związanej z funkcjonowaniem stacji telekopiowej, urządzeń ewidencyjnych oraz innych rejestrów związanych realizacją zadań na tym stanowisku;
• obsługa stanowiska abonenckiego SUŁT SG „TURKUS” zgodnie ze Szczególnymi mi Bezpieczeństwa w celu właściwego przesyłania/przekazywania dokumentów niejawnych;
• wydawanie do służby i przyjmowanie sprzętu mobilnego do kontroli granicznej, zgodnie z określonymi w tym zakresie procedurami;
• obsługa informacji otrzymywanych poprzez Stanowisko Komputerowe Niejawnego Systemu Łączności Mobilnej ABW kryptonim „CATEL”;
• sprawdzanie i weryfikacja w ZSE6 poprawności ewidencjonowanych danych w zakresie meldowań obligatoryjnych;
• przyjmowanie do depozytu legitymacji służbowych i znaków identyfikacyjnych;
• prowadzenie rozmów telefonicznych, w trakcie których osoby dzwoniące mogą prezentować postawę agresywną i roszczeniową.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Samodzielna realizacja zadań. Do przełożonego zwraca się o pomoc wyłącznie w sytuacjach o wyższym stopniu złożoności i skomplikowania. Podejmuje decyzje w zakresie pracy na własnym stanowisku pracy oraz może podejmować decyzje w ramach współpracującego z nim zespołu. Otrzymuje polecenie i informacje co do celu pracy, ale samodzielnie dobiera środki pracy i wybiera sposób realizacji zadania lub przeprowadzenia określonego procesu. Posiada samodzielność w ramach pracy na swoim stanowisku pracy.

Przykłady:

• prowadzenie rejestrów korespondencji niejawnej;
• sporządzanie formularzy zgłoszeniowych trafienia w systemach poszukiwawczych;
• sporządzanie i przekazywanie faksów i szyfrofaksów;
• na zlecenie Kierownika Zmiany sporządzanie statystyk ruchu granicznego osób i środków transportu;
• rejestrowanie dokumentacji w EZD;
• sprawdzanie na bieżąco poczty internetowej placówki oraz wdrażanie korespondencji do obiegu;
• wysyłanie korespondencji wychodzącej do właściwych adresatów;
• zamieszczanie na stronie placówki informacji o poszukiwanych osobach i pojazdach;
• utrzymanie w stałej gotowości do pracy sprzętu mobilnego do kontroli granicznej.

HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: powyżej 1 miesiąca do 1 kwartału.

KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:

• kilka razy dziennie:

  • z organami SG w zakresie funkcjonowania utajnionej łączności telekopiowej;
  • z organami Służby Celnej w zakresie ruchu granicznego;
• kilka razy w tygodniu:

  • z organami zewnętrznymi (Sąd, Prokuratura, Policja itp.) w celu ustalenia numerów kontaktowych oraz potwierdzenia otrzymania lub przekazania informacji.

CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ:

• wysiłek fizyczny (ręczne podnoszenie i przenoszenie przedmiotów o masie przekraczającej 3 kg - mobilne tablety wraz z całym wyposażeniem);
• nietypowe godziny pracy (w tym dyżury);

• Obsługuje sieć utajnioną łączności telekopiowej SUŁT SG „TURKUS”, przesyła, przyjmuje oraz rejestruje faksy, szyfrofaksy i telegramy zapewniając właściwy obiegu dokumentów w placówce. Prowadzi dziennik ewidencji szyforfaksów. Na bieżąco monitoruje „Stanowisko Komputerowe Niejawnego Systemu Łączności Mobilnej ABW kryptonim „CATEL” oraz pocztę elektroniczną placówki.
• Opracowuje dokumentację z zakresu wykonania czynności zleconych przez uprawnione organy zawartych w bazach: „Ewidencja zleceń”, „KSIP”, „Wykaz”; sporządza formularze zgłoszenia trafienia w Systemie Informacyjnych Schengen oraz Interpol, rejestruje w systemie Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) korespondencję z realizacji zleconych czynności i przesyła ją do właściwych zleceniodawców (adresatów).
• Przygotowuje do użytkowania, wydaje do pracy i przyjmuje sprzęt mobilny do odprawy granicznej/dokonywania sprawdzeń poza obszarem przejścia granicznego, w celu właściwej realizacji zadań związanych z kontrolą ruchu granicznego i ochroną granicy państwowej (zapewnienie stałej gotowości do użycia).
• Obsługuje oraz utrzymuje stałe funkcjonowanie systemów łączności telekopiowej; obsługuje korespondencję prowadzoną przez zewnętrznych abonentów telefonicznych, weryfikując i zestawiając połączenia z abonentami wewnętrznymi zgodnie z właściwością; w trybie ciągłym obsługuje skrzynki zewnętrzne poczty internetowej placówki włączając do obiegu otrzymaną tym kanałem korespondencję.
• Przyjmuje i rejestruje w systemie EZD część dokumentacji służbowej wykonywanej w formie papierowej oraz zapewnia ich właściwy obieg poprzez przekazywanie ich do osób według właściwości.
• Wydaje klucze i prowadzi książkę ewidencji kluczy PSG w Korczowej oraz wydaje na polecenie kierownika zmiany wskazanym funkcjonariuszom zaświadczenia uprawniające do ulgowych przejazdów środkami komunikacji publicznej oraz prowadzi dokumentację w tym zakresie.
• Dokonuje sprawdzeń w dostępnych bazach danych, w zakresie związanym z wykonywanymi czynnościami służbowymi (czynności zlecone) i opracowuje pisma zgodnie z wytycznymi kierownika zmiany. Sprawdza i weryfikuje w ZSE6 poprawność ewidencjonowanych danych w zakresie meldowań obligatoryjnych. Zamieszcza na witrynie intranetowej PSG komunikaty dotyczące poszukiwanych osób i pojazdów; monitoruje zgłoszenia otrzymane za pośrednictwem aplikacji eBooking (awizacja przejazdów przez granicę autokarów i busów przewożących grupy zorganizowane).
• Archiwizuje i przekazuje do Kancelarii ogólnej dokumentację służbową zapewniając właściwy obieg dokumentów w placówce.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego pracy biurowej lub administracyjnej
• Doświadczenie zawodowe - 1 rok pracy biurowej lub administracyjnej
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność obsługi sprzętu komputerowego i urządzeń biurowych
• Umiejętność wyrażania myśli w mowie i piśmie
• Dyspozycyjność
• Komunikatywność
• Znajomość przepisów z zakresu ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• doświadczenia zawodowego

• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Miejsce parkingowe na terenie urzędu
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”
• "Nagrody jubileuszowe"
• Możliwość rozwoju i współpracy ze specjalistami
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Wsparcie finansowe w trudnej sytuacji życiowej
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych