KIEROWNIK DZIAŁU ORGANIZACYJNO-KANCELARYJNEGO

1. Zakres obowiązków:
- kompleksowe zarządzanie pracą Działu Organizacyjno-Kancelaryjnego i podległych pracowników (w tym: organizacja pracy, realizacja zadań, monitoring, optymalizacja procesów, wyznaczanie celów i priorytetów, sporządzanie zakresów czynności podległych pracowników oraz udzielanie instruktażu stanowiskowego, planowanie, ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy podległych pracowników, opracowywanie planów urlopów i inne dotyczące nadzorowanej jednostki),
- koordynacja i nadzór nad realizacją procesów będących w kompetencji nadzorowanego działu, w szczególności w zakresie czynności kancelaryjno-archiwalnych,
- zarządzanie dokumentami działu,
- redagowanie strony internetowej działu,
- wykonywanie obowiązków jednostki realizującej zamówienia publiczne, dotyczących planu rzeczowo-finansowego, procedur udzielania i realizacji zamówień publicznych oraz ewidencji i kontroli dokumentów finansowych, w zakresie usług pocztowych i kurierskich, niszczenia i brakowania dokumentów, wyrabiania pieczątek i pieczęci, zakupu biletów tramwajowych i autobusowych, realizacji wyjazdów pracowników w ramach krajowych podróży służbowych oraz innych usług i dostaw realizowanych merytorycznie w dziale,
- pełnienie funkcji administratora oraz obsługa skrzynki e-Doręczeń oraz skrzynki ePUAP,
- organizacja realizacji oraz inicjowanie rozwiązań dotyczących funkcjonowania usług e-Doręczeń oraz ePUAP,
- wprowadzenie/wdrożenie systemu klasy EZD – koordynacja, zainicjowanie rozwiązań, bezpośredni udział w procesie wprowadzenia elektronicznego zarządzania dokumentacją,
- pełnienie funkcji koordynatora EZD,
- pełnienie funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych,
- rozszerzanie systemu wykorzystywanego do obiegu dokumentów o kolejne dokumenty możliwe do procedowania w obiegu elektronicznym,
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie zadań realizowanych przez podległą jednostkę,
- w szczególności w zakresie obiegu dokumentów, usług pocztowych i kurierskich, wyrabiania i niszczenia pieczątek i pieczęci, krajowych podróży służbowych, spraw i dokumentów dotyczących Archiwum i Kancelarii,
- prowadzenie centralnego rejestru pieczęci i pieczątek służbowych oraz ewidencji dla poszczególnych jednostek Uczelni oraz organizacji studenckich,
- prowadzenie rejestru/ewidencji krajowych podróży służbowych, nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,
- nadzór i kontrola nad prawidłowym przekazywaniem, wykorzystywaniem i zabezpieczeniem mienia powierzonego jednostce,
- opracowywanie i aktualizacja aktów prawa wewnętrznego dotyczących działalności Działu Organizacyjno-Kancelaryjnego, w szczególności instrukcji archiwalnej, instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.

2. Niezbędne wymagania:
- wykształcenie wyższe magisterskie,
- liczba lat pracy (staż pracy) – co najmniej 5 lat, w tym co najmniej 3 lata na stanowisku kierowniczym lub samodzielnym,
- znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz zagadnień z zakresu archiwistyki i zarządzania dokumentacją, w tym: znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzeń wykonawczych, a także tematyki z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją,
- doświadczenie i praktyczna znajomość obsługi systemów informatycznych z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacją / elektronicznego obiegu dokumentów,
- doświadczenie i praktyczna znajomość obsługi oraz funkcjonowania usługi ePUAP/e-Doręczenia
- obsługa komputera (MS Office) i innych urządzeń biurowych.

3. Wymagania dodatkowe:
- bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów,
- zdolności organizacyjne oraz samodzielność w działaniu i podejmowaniu decyzji,
- umiejętność kierowania, zarządzania i organizowania pracy zespołu,
- odpowiedzialność, terminowość, dokładność i sumienność,
- kreatywność i inicjatywa w działaniu.

Dodatkowym atutem będzie:
- doświadczenie we wdrożeniu/koordynowaniu procesu obiegu dokumentów,
- wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwistyka i zarządzanie dokumentacją,
- kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia, II stopnia,
- doświadczenie w pracy zawodowej w jednostce sektora finansów publicznych,
- znajomość ustawy o finansach publicznych, prawa o szkolnictwie wyższym, prawa zamówień publicznych,
- wielozadaniowość, umiejętność realizacji kilku zadań jednocześnie.

4.
- stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
- stałe godziny pracy: od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30-15:30,
- dodatek funkcyjny wypłacany z tytułu kierowania zespołem,
- dodatek za staż pracy w wysokości 1% wynagrodzenia zasadniczego za każdy rok zatrudnienia. Dodatek jest wypłacany poczynając od czwartego roku zatrudnienia, z tym że wysokość tego dodatku nie może przekroczyć 20% wynagrodzenia zasadniczego,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne – tzw. „trzynastka”,
- nagrody jubileuszowe (od 20 lat pracy, przyznawane co 5 lat),
- samodzielne i odpowiedzialne stanowisko,
- pracę na lata, w przyjaznej atmosferze,
- pracę, która nie jest monotonna, wymaga zaangażowania i umożliwia rozwój kompetencji zawodowych,
- brak dress code’u,
- niekomercyjny model pracy,
- możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania nowych umiejętności, poprzez udział w szkoleniach i kursach, dofinansowaniu do studiów i studiów podyplomowych,
- dobrze skomunikowaną lokalizację oraz parking dla pracowników,
- bezpłatny dostęp do wsparcia psychologów,
- firmowe imprezy, m.in. święto uczelni, dzień dla rodziny, spotkania opłatkowe, coroczna inauguracja roku akademickiego i inne inicjatywy,
- dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych,
- bogaty zakres świadczeń w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, m.in. dofinansowanie do wypoczynku, pożyczki mieszkaniowe na preferencyjnych warunkach, dofinansowanie opłat z tytułu uczęszczania dziecka/i do żłobka, przedszkola lub innych placówek wychowania przedszkolnego, dofinansowanie opłat z tytułu usług i świadczeń służących wzmacnianiu potencjału zdrowotnego i kulturowego,
- możliwość skorzystania na preferencyjnych warunkach z ubezpieczenia grupowego na życie dla pracowników, ich współmałżonków/partnerów życiowych i dzieci,
- możliwość przystąpienia do Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.

Planowane zatrudnienie: 7 czerwca 2024 r.


5. Wymagane dokumenty:
- CV,
- list motywacyjny,
- skany odpisów/kopii dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie wymagane w procesie rekrutacji na dane stanowisko pracy.

Pliki/skany dokumentów należy przesłać pocztą elektroniczną na adres: @ (w tytule wiadomości należy wpisać: „Ogłoszenie nr 1/ZKO/2024”).

6. Terminy:

Termin przyjmowania zgłoszeń upływa w dniu: 10 maja 2024 r.

Po wstępnej weryfikacji złożonych ofert, w dniach od 15 do 22 maja 2024 r., zostaną przeprowadzone rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami.

Rozstrzygnięcie i ogłoszenie wyników konkursu nastąpi do dnia: 29 maja 2024 r.


7. Informacja dotycząca zgody na przetwarzanie danych osobowych:

W przypadku podania danych osobowych w szerszym zakresie niż wynikający z art 22¹ § 1 Kodeksu pracy (tzn. w przypadku umieszczenia dodatkowych danych osobowych, poza tymi które są wymagane), kandydat powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji procesu rekrutacji.

W przypadku, gdy kandydat jest zainteresowany wzięciem udziału w kolejnych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez okres najbliższego roku przez Uniwersytet, powinien dołączyć klauzulę o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb realizacji przyszłych procesów rekrutacji, także danych osobowych poza tymi, które są wymagane.

1.Administratorem Pani / Pana danych osobowych jest Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, z siedzibą przy ul. 1 Maja 50, 40 – 287 w Katowicach, zwany dalej: „administratorem”.
2. Z odpowiednią klauzulą informacyjną RODO[1] administratora można się zapoznać u administratora, na stronie internetowej administratora oraz w Biuletynie Informacji Publicznej administratora.
-------------------------
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) [Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, poz. 1, z późn. sprost.].