Referent/referentka ds. obsługi kancelaryjnej

Budynek Urzędu wyposażony jest w windy osobowe oraz pomieszczenia sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd (od strony ul. Reymonta). Podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Stanowisko pracy rotacyjne, zlokalizowane:

- w suterenie budynku (na tym poziomie brak toalety dostosowanej dla osób niepełnosprawnych, utrudniony dostęp/wjazd do pomieszczeń biurowych)

- na parterze budynku (występuje utrudnione podejście do stanowiska pracy).

Praca wymagająca okresowo dźwigania korespondencji pow. 2 kg oraz obsługi wózków platformowych/transportowych, a także obsługi urządzeń biurowych (skaner, drukarki, kopertownica). Praca wymaga transportu korespondencji z placówki pocztowej zlokalizowanej w budynku Urzędu bądź z komórek organizacyjnych Urzędu.

Kontakty zewnętrzne z klientami Urzędu składającymi korespondencję bądź potwierdzającymi jej złożenie, kurierami/pracownikami operatorów pocztowych dostarczającymi korespondencję kierowaną do Urzędu.

• Prowadzi obsługę kancelaryjną (w tym również rejestruje korespondencję wymagającą dostępu do informacji niejawnych - zastrzeżoną i poufną) Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach (ŚUW) z wykorzystaniem elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD) w celu dostarczenia korespondencji do klientów wewnętrznych (komórek organizacyjnych) i zewnętrznych Urzędu.
• Prowadzi obsługę składu chronologicznego z wykorzystaniem systemu EZD w celu ewidencjonowania i zarządzania przesyłkami na nośniku papierowym i na informatycznych nośnikach danych, które włączono do prowadzenia wyłącznie w systemie EZD.
• Udziela klientom niezbędnych wskazówek i informacji oraz potwierdza profil zaufany ePUAP celem zapewnienia właściwej obsługi klienta zewnętrznego oraz wsparcia Wieloosobowego stanowiska pracy do spraw obsługi klienta.
• Dokonuje bieżącej kontroli zwracanej korespondencji w celu potwierdzenia prawidłowości wydatkowania środków publicznych oraz stwierdzenia zasadności dokonania przez operatora pocztowego zwrotu.
• Dokonuje reklamacji pocztowych celem potwierdzenia prawidłowości wykonania usługi pocztowej.
• Weryfikuje przyjmowane przesyłki celem potwierdzania operatorowi pocztowemu właściwości adresata.
• Segreguje i rejestruje z wykorzystaniem systemu EZD zwrotne potwierdzenia odbioru (ZPO) celem przekazania ich referentom prowadzącym sprawy.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• szczególne uprawnienia: poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub wyżej wydane przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Służbę Kontrwywiadu Wojskowego lub Pełnomocnika Ochrony, z wyjątkiem poświadczenia bezpieczeństwa wydanego w wyniku prowadzonego postępowania sprawdzającego przez jednostki, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632 z późn. zm.) lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych
• znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• znajomość rozporządzenia PRM ws. instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w administracji publicznej na stanowiskach urzędniczych lub/i pracy biurowej
• znajomość języków obcych: znajomość języka angielskiego na poziomie podstawowym
• znajomość rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
• radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, orientacja na klienta

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
• dodatek za wysługę lat od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. ,,trzynastka”
• nagrody okresowe uzależnione od osiąganych wyników pracy
• nagrody jubileuszowe
• możliwość pracy zdalnej – jeśli jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika
• elastyczny czas pracy
• możliwość skorzystania z wyjść prywatnych za odpracowaniem
• perspektywę rozwoju zawodowego
• udział w szkoleniach/kursach, dofinansowanie do studiów i nauki języków obcych
• pakiet socjalny, w tym między innymi: dofinansowanie do wypoczynku, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach, pożyczki na cele mieszkaniowe, dopłata
  do karty sportowej, dofinansowanie przejazdów do organizowanych we własnym zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej
• możliwość skorzystania z oferty ubezpieczenia grupowego, a także Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• dofinansowanie do zakupu okularów
• możliwość ubiegania się o mianowanie na urzędnika służby cywilnej (po spełnieniu ustawowych wymagań formalnych), co pozwala – po zdanym egzaminie – na uzyskanie dodatkowych uprawnień (np. dodatkowy urlop do 12 dni, dodatek finansowy)
• odprawa emerytalna/rentowa