Inspektor/Inspektorka ds. obsługi sekretarsko-biurowej i kancelaryjnej

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Oświetlenie naturalne i sztuczne, wymuszona pozycja ciała – siedząca. Stanowisko pracy wyposażone w telefon, drukarkę, skaner, urządzenie wielofunkcyjne, komputer oraz monitor ekranowy – czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy.

Do czynników szczególnie utrudniających wykonywanie zadań należy permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Stanowisko pracy w Wydziale Prewencji usytuowane jest na V piętrze budynku C w kompleksie budynków KWP w Katowicach, przy ulicy Lompy 19. Wejście do Wydziału Prewencji wiąże się z koniecznością pokonywania drzwi z samozamykaczami otwieranych za pomocą karty magnetycznej Budynek C jest częściowo dostosowany dla osób z niepełnosprawnościami. W budynku znajdują się windy (bez informacji głosowej). Pomieszczenie sanitarne przystosowane dla osób z niepełnosprawnościami znajduje się na parterze budynku A (przy wejściu głównym), co powoduje konieczność pokonywania dużych odległości oraz otwierania drzwi p.poż. z samozamykaczami. Wejście do kompleksu budynków KWP w Katowicach mieszczących się przy ul. Lompy 19 jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami: ruchoma platforma do transportu wózków, brak progów utrudniających poruszanie się osobom z niepełnosprawnościami ruchowymi, odpowiednia szerokość ciągów komunikacyjnych.

Więcej na temat dostępności:

• Przyjmuje, segreguje oraz ewidencjonuje dokumenty służbowe w dziennikach korespondencyjnych, prowadzi rejestry pomocnicze związane z obsługą kancelaryjną wydziału oraz monitoruje prawidłowość i terminowość rozliczania się funkcjonariuszy i pracowników z pobranych dokumentów w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w komórce organizacyjnej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Obsługuje pocztę elektroniczną i system faksowo-mailowy, centralę telefoniczną wydziału, ewidencjonuje pisma i e-maile wpływające oraz wychodzące z sekretariatu w urządzeniach ewidencyjnych za pomocą urządzeń biurowych, jak i odręcznie, ewidencjonuje rejestry przepisów, zapoznaje policjantów i pracowników wydziału z aktami prawnymi i pismami do zapoznania oraz zaopatruje wydział w materiały biurowe za pośrednictwem Wydziału Zaopatrzenia w celu zapewnienia właściwej pracy wydziału.
• Kompletuje, przedkłada dokumenty i korespondencję jawną do podpisu kierownictwa wydziału, przygotowuje korespondencję jawną całego wydziału do wysyłki w celu dystrybucji do adresata zewnętrznego i sporządza wykazy na pocztę specjalną w celu zapewnienia sprawnej obsługi przepływu dokumentów wewnątrz jak i na zewnątrz komórki organizacyjnej.
• Planuje na kolejny rok skierowania na badania profilaktyczne poszczególnych policjantów/pracowników wydziału w celu ich uaktualnienia, opracowuje dokumentację i prowadzi stosowne rejestry w przedmiotowym zakresie, planuje również na kolejny rok skierowania na szkolenia BHP poszczególnych policjantów lub pracowników cywilnych wydziału oraz prowadzi pomocnicze rejestry delegacji, urlopów, zwolnień lekarskich oraz odpowiada za ich bieżącą aktualizację w celu zapewnienia rzetelnej informacji.
• Organizuje i koordynuje proces przyjmowania archiwizacji dokumentów wydziału oraz udziela instruktażu pracownikom celem prawidłowego i terminowego przekazywania dokumentacji do archiwum KWP w Katowicach.
• Kontroluje i analizuje pieczątki służbowe i protokolarnie niszczy nieaktualne pieczątki celem zapewnienia ich zgodności z obowiązującymi przepisami.
• Sporządza pisma o charakterze jawnym na polecenie kierownictwa wydziału oraz prowadzi terminarz spotkań, narad kierownictwa wydziału w celu wsparcia bieżącej pracy wydziału.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy administracyjno-biurowej
• Umiejętność redagowania pism
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych oraz programów komputerowych
• Umiejętność organizowania pracy własnej
• Terminowość i rzetelność realizacji zadań
• Komunikatywność
• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność rozwiązywania problemów
• Poświadczenie bezpieczeństwa z klauzulą dopuszczalności „poufne” albo oświadczenie o poddaniu się procedurze sprawdzającej i uzyskanie poświadczenia do wymaganej klauzuli
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - NIE DOTYCZY TO KANDYDATEK/KANDYDATÓW URODZONYCH 1 SIERPNIA 1972 R. LUB PÓŹNIEJ. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: średnie o kierunku administracyjno-biurowym
• doświadczenia zawodowego
• Umiejętność podejmowania szybkich i trafnych decyzji
• Umiejętność pracy w sytuacjach stresowych

• Wynagrodzenie zasadnicze powiększone o dodatek z tytułu wysługi lat pracy od 5% do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy.
• Nagrody okresowe np. kwartalne.
• Dodatkowe trzynaste wynagrodzenie tzw. ,,trzynastka”.
• Pakiet socjalny, m.in.: dofinansowanie do wypoczynku, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach, pożyczki na cele mieszkaniowe.
• Możliwość skorzystania z pakietu ubezpieczeń grupowych.
• Możliwość skorzystania z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej.
• Dofinansowanie do zakupu okularów.
• Parking dla pracowników (poza terenem urzędu).
• Stojaki na rowery na terenie urzędu.
• Siedziba KWP w Katowicach mieści się w centralnym rejonie Katowic, w sąsiedztwie autostrady A-4, a także przystanków autobusowych.