Inspektor ds. zabezpieczania spotkań służbowych

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1. nietypowe godziny pracy (w tym dyżury);

2. krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe;

3. zagrożenie korupcją;

4. permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi, otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

• Dokonuje rozeznania rynku, prowadzi negocjacje z podmiotami zewnętrznymi i sporządza wnioski o zamówienie zgodnie z obowiązującymi procedurami, w tym sporządza kalkulacje szacunkowej wartości zamówienia, współtworzy opis przedmiotu zamówienia oraz definiuje wymagania dot. sposobu realizacji zamówienia w zakresie swoich kompetencji. Bierze czynny udział w pracach powołanych komisji przetargowych.
• Kontroluje pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz opracowuje i kompletuje dokumenty księgowe wystawione przez podmioty zewnętrzne dot. zrealizowanych w ramach swoich kompetencji dostaw i usług.
• Prowadzi ewidencję otrzymanych z komórek organizacyjnych zapotrzebowań, zrealizowanych zamówień na usługi i dostawy.
• Bierze udział w sporządzaniu projektów planów (finansowego, zamówień publicznych, zakupów, rocznego planu działania wydziału) oraz projektów sprawozdań z ich wykonania.
• Analizuje i kontroluje stany bieżące w magazynie spożywczym oraz wystawia w systemie księgowo-finansowym asygnaty rozchodowe w oparciu o składane przez komórki organizacyjne MSZ zapotrzebowania.
• Bierze udział w opracowywaniu i aktualizowaniu instrukcji, zarządzeń, procesów w zakresie właściwości stanowiska, zmierzających do usprawnienia funkcjonowania wydziału przy zachowaniu racjonalnego gospodarowania przyznanymi środkami

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych w obszarze organizacji przyjęć i bankietów
• Poświadczenie bezpieczeństwa do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
• Znajomość ustaw: • Prawo zamówień publicznych, • o finansach publicznych, • o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, • o dostępnie do informacji publicznej. • o ochronie danych osobowych
• Wiedza: • z zakresu zamówień publicznych, • z zakresu finansów publicznych, • merytoryczna z obszaru zajmowanego stanowiska
• Znajomość rynku usług i dostaw realizowanych przez podmioty zewnętrzne w zakresie organizacji przyjęć i bankietów
• Umiejętność: współpracy, argumentowania, zorientowania na osiąganie celów, myślenia systemowego
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe o jednym z profili: hotelarstwo i gastronomia, turystyka, finanse, ekonomia.
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze finansów publicznych lub zamówień publicznych
• Uprawnienia nadzoru HACCP.
• Zajomość struktury i zasad funkcjonowania Ministerstwa oraz podziału kompetencji między komórkami organizacyjnymi.
• Umiejętność obsługi specjalistycznego programu finansowo-księgowego np. EGERIA.
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word, Excel) na poziomie zaawansowanym.

• Ruchomy czas pracy
• Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Stołówka pracownicza
• Karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• Miejsce do odświeżenia się
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Miejsce parkingowe na terenie urzędu
• Możliwość przyjścia do pracy z dzieckiem
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
• Dopłaty do żłobka, przedszkola i klubu dziecięcego oraz opieki sprawowanej przez opiekuna dziennego
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników