Podreferendarz ds. obsługi sekretarsko-biurowej

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• zagrożenie korupcją,
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa),
• stres i praca pod presją czasu.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• naturalne i sztuczne oświetlenie,
• wymuszona pozycja ciała,
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin na dobę,
• przy wejściu do budynku oraz w budynku znajduje się winda, brak podjazdów dla osób z niepełnosprawnościami wewnątrz budynku.

• Prowadzi obsługę sekretariatu dyrektora i zastępcy dyrektora Biura Koordynacji Postępowań Kwalifikacyjnych i Szkolenia Policji KGP, w tym prowadzi terminarz kontaktów i spotkań, a także organizuje i obsługuje spotkania
• Obsługuje pocztę elektroniczną Biura Koordynacji Postępowań Kwalifikacyjnych i Szkolenia Policji KGP (System Elektronicznej Poczty – SEPP) oraz skrzynkę podawczą (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej – e-PUAP) oraz przekazuje kierownictwu biura informacje wpływające drogą mailową
• Prowadzi obsługę funduszu reprezentacyjnego dyrektora biura i jego zastępcy, w tym zakup i dystrybucję
• Prowadzi ewidencję czasu pracy oraz absencji policjantów i pracowników Biura w systemie SWOP
• Aktualizuje dane dotyczące policjantów i pracowników Biura Koordynacji Postępowań Kwalifikacyjnych i Szkolenia Policji KGP na portalu wewnętrznym KGP
• Redaguje odpowiedzi na pisma kierowane z komórek organizacyjnych KGP w zakresie organizacyjnym, sporządza komunikaty oraz korespondencję okolicznościową na polecenie kierownictwa biura
• Opracowuje i przechowuje akta spraw ostatecznie zakończonych oraz kwalifikuje akta pod względem okresu przechowywania i nadania kategorii

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego powyżej 1,5 roku w pracy w administracji publicznej
• Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą poufne lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Znajomość przepisów w sprawie metod i form pracy kancelaryjnej
• Znajomość przepisów z zakresu prowadzenia ewidencji czasu pracy
• Umiejętność pracy w zespole oraz dobrej organizacja pracy własnej
• Umiejętność obsługi komputera, w zakresie pakietu MS OFFICE oraz urządzeń biurowych
• Komunikatywność
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe
• doświadczenia zawodowego powyżej 1 roku pracy w obsłudze sekretariatu
• Przeszkolenie z protokołu dyplomatycznego

• Wsparcie na etapie wdrażania do pracy
• Stabilną i ciekawą pracę
• Możliwość współpracy z ekspertami
• Możliwość rozwoju kompetencji i kwalifikacji poprzez ciekawe zadania i projekty
• Regularnie wypłacane wynagrodzenie
• Dodatek za wysługę lat
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
• Nagrody jubileuszowe
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Imprezy okolicznościowe dla dzieci
• Dobrą lokalizację
• Możliwość korzystania z siłowni (obiekty KGP przy ul. Puławskiej i ul. Domaniewskiej)
• Stojaki na rowery na terenie urzędu
• Stołówka