Specjalista ds. obsługi sekretarskiej

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
• bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich,
• konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
• w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
• nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
• praca w pokoju wieloosobowym,
• praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych.

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:

• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

• Obsługuje kierownictwo Ministerstwa w zakresie współpracy z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz podmiotami zewnętrznymi poprzez przekazywanie poleceń i ustaleń przełożonego oraz monitorowanie ich.
• Kontaktuje się i udziela informacji interesantom wewnętrznym i zewnętrznym w zakresie zadań nadzorowanych i realizowanych przez kierownictwo Ministerstwa.
• Prowadzi obsługę sekretarsko-biurową kierownictwa Ministerstwa.
• Prowadzi terminarz spotkań przełożonego oraz ewidencję zaproszeń.
• Ewidencjonuje korespondencję wpływającą i wychodzącą, w tym e-mailową przestrzegając procedur wewnętrznych, bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych.
• Koordynuje i zapewnia obsługę wyjazdów służbowych przełożonego.
• Obsługuje rozmowy telefoniczne przełożonego.
• Prowadzi obsługę organizacyjną spotkań służbowych przełożonego.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku biurowym
• Znajomość struktury administracji publicznej
• Podstawowa znajomość przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego
• Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
• Znajomość zadań realizowanych przez Ministerstwo
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Kompetencje: dobra organizacja pracy własnej, skuteczna komunikacja, rzetelność i terminowość, umiejętność współpracy, wysoka kultura osobista
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub asystenckim
• Znajomość języka angielskiego na poziomie A2
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa
• Znajomość podziału czynności pomiędzy ministrów
• Wiedza na temat instytucji podległych i współprowadzonych Ministerstwa
• Umiejętność organizacji spotkań i obsługi gości (znajomość protokołu dyplomatycznego)
• Odporność na stres i radzenie sobie w sytuacjach trudnych

• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
• Stołówka pracownicza
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników

• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
• Szkolenia, możliwość refundacji kosztów nauki języków obcych oraz studiów podyplomowych
• Pakiet socjalny (np. niskooprocentowane pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach)
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• Dofinansowanie do kart sportowych
• Możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego dla pracownika i członków rodziny oraz ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Dobrą lokalizację
• Miłą atmosferę pracy