Dokument został przygotowany w standardowej i przejrzystej formie wizualnej. Wzór listy obecności w pracy należy poddać samodzielnej edycji lub uzupełnić odręcznie po wydrukowaniu, choć z racji przeznaczenia (podpisy pracowników) czytelniej będzie uzupełnić dane w edytorze tekstu i wydrukować gotową wersję. Dokument jest kompatybilny z najpopularniejszymi programami, jak MS Office oraz darmowymi aplikacjami biurowymi (Open Office lub Libre Office), więc edycja pliku nie powinna być problematyczna.
Aby przygotować listę obecności w pracy, najlepiej wygenerować w arkuszu kalkulacyjnym lub dedykowanym programie kadrowym rozbudowaną tabelę. Tworzona jest ona w ramach cyklu miesięcznego, z podziałem na dni robocze. Znajduje się w niej nazwa zakładu pracy, informacja o kierowniku jednostki, imię i nazwisko pracownika, miejsce na jego podpis, parafkę i podpis przełożonego. W wierszach dla poszczególnych dni może być również komórka przeznaczona na wpisanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także zsumowanych godzin pracy, a nawet miejsce wykonywanej pracy. Obok miesiąca i roku jest także pole, w którym wpisuje się miesięczną normę czasu pracy.
Stworzenie listy obecności w pracy może zająć trochę czasu osobom, które nie sporządzają na co dzień baz danych i zestawień tabelarycznych. Jeśli docelowo chcemy drukować ja regularnie do podpisu przez pracowników, warto stworzyć wzór listy obecności. Przykładowy szablon takiej listy udostępniamy do pobrania za darmo, pozostaje tylko wypełnienie danych osobowych i pilnowanie uzupełniania przez zatrudnionych tego dokumentu.
