Akta osobowe pracownika - jak o nie zadbać?

Pracodawca zobowiązany jest posiadać aktualne dane pracownika, które powinny znaleźć się w aktach osobowych zatrudnionego. Obowiązek prowadzenia takich akt ma każdy podmiot zatrudniający pracowników – nawet, gdy zatrudnia tylko jedną osobę! Co ważne, dla każdego podwładnego akta powinny być prowadzone oddzielnie. Trzeba też pamiętać, że pula informacji, jakich może od podwładnego żądać podmiot zatrudniający, jest ograniczona.
 

Akta osobowe pracownika – co w nich znajdziemy?
 

Pula informacji, jakich od pracownika może żądać pracodawca jest ograniczona. Zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy, osoba zatrudniająca ma prawo od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wymagać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo pracodawca jest upoważniony żądać od pracownika podania:

• innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

Udostępnienie tych danych osobowych następuje zawsze przez oświadczenie. Pracodawca, aby mieć pewność, że pracownik podaje poprawne dane, może wymagać okazania poszczególnych dokumentów, np. dowodu osobistego. Jednocześnie zabronione jest kserowanie tych dokumentów i ich składanie do teczki osobowej pracownika.

Zatrudnienie pracownika łączy się z koniecznością dopełnienia szeregu formalności. Jedną z takich jest konieczność wręczenia osobie przyjmowanej do pracy kwestionariusza osobowego. To w nim pracownik powinien podać wszystkie dane, które wymienione zostały w wyżej podanym artykule Kodeksu Pracy. Wypełnienie przez osobę przyjętą do pracy takiego formularza jest konieczne – kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku, w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. Przy aktualizacji danych, która będzie konieczna np. przy wymianie dowodu osobistego, pracownik jest zobowiązany do ponownego wypełnienia kwestionariusza osobowego.

Akta osobowe składają się z trzech części, w których gromadzi się dokumenty powstałe i potrzebne na rożnych etapach zatrudnienia pracownika:

• Część A – w niej znajdują się dokumenty zebrane podczas procesu rekrutacji, czyli: wypełniony kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkół, orzeczenie lekarskie (stwierdzające np. brak przeciwwskazań do pracy na wybranym stanowisku) i inne dokumenty (np. certyfikaty, dyplomy, referencje).

• Część B – w tej części gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, czyli umowę o pracę, oraz m.in.: pisemne potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy i zasadami BHP, zakres informacji objętych tajemnicą służbową, PIT-2, orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowa o zakazie konkurencji, dokumenty dotyczące indywidualnego rozkładu czasu pracy, pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego i wiele innych dokumentów dotyczących przebiegu stosunku pracy.
• Część C – w tym miejscu znajdują się dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy. Są to m.in.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, orzeczenia lekarskie wystawione po rozwiązaniu stosunku pracy itp.

Ponieważ są to bardzo ważne dokumenty, zawierające istotne, prywatne informacje, należy zadbać o ich odpowiednie, bezpieczne przechowywanie. Współcześnie istnieje wiele sposobów na popełnienie przestępstwa, kradzieży i innych szkodliwych zachowań, których mogą dopuścić się osoby posiadające czyjeś dane osobowe, dlatego tak ważna jest ochrona dokumentacji pracowniczej.
 

Dokumentacja pracownicza – wymagane zgody i aktualizacja danych
 

Kwestie dotyczące pozyskiwania i przechowywania danych pracowników reguluje Ustawa o ochronie danych osobowych. Kodeks Pracy nie dostarcza wyczerpujących informacji w tym zakresie. Ostatnie zmiany, związane z RODO, wprowadziły prawdziwą rewolucję, dlatego należy dopilnować wszystkich związanych z tym obowiązków.

Przekazując pracodawcy jakiekolwiek dokumenty zawierające dane osobowe, pracownik załącza do nich stosowne oświadczenie. Już w momencie rekrutacji, w CV i liście motywacyjnym muszą znaleźć się stosowne klauzule, zgodne z RODO. W momencie jej załączenia, pracodawca lub odpowiedni podmiot, najczęściej określony w tej klauzuli, staje się administratorem danych. Oznacza to, że zyskuje prawo do gromadzenia, udostępniania, zarządzania i przetwarzania danych pracownika.

Osoba zatrudniona musi zostać poinformowana o tym, kto będzie odpowiedzialny za jej dane i do czego będą one wykorzystywane.  Pracownik jest zobowiązany do podania prawdziwych informacji, a także do aktualizacji danych, jeśli ulegną one zmianie, np. w wyniku zmiany miejsca zamieszkania, zmiany stanu cywilnego itp. Wszelkie zmiany muszą zostać zgłoszone do administratora danych osobowych.
 

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
 

Akta osobowe pracowników absolutnie nie mogą być dostępne do wglądu osobom nieupoważnionym. Warto stworzyć w firmie specjalne miejsce, do którego będą miały dostęp jedynie osoby posiadające specjalny kod, klucz itp. Powinno być to miejsce odpowiednio zabezpieczone, objęte monitoringiem i szeregiem innych systemów zabezpieczających. 

Warunki panujące w takim miejscu powinny być odpowiednio dostosowane do przechowywania papierowych dokumentów – nie mogą być wystawione na ekspozycję słoneczną, zbyt niską lub wysoką temperaturę, wilgoć itp. Zgodnie z prawem, akta osobowe pracowników muszą być bowiem nadal przechowywane w firmie, przez okres aż 50 lat, od momentu rozwiązania umowy. Czas ten od początku 2019 roku zostanie najpewniej skrócony, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Rozwoju, które okres ten uznało za zbyt długi w stosunku do innych krajów europejskich i wyszło z postulatem zmiany.