Pracodawca zobowiązany jest posiadać aktualne dane pracownika, które powinny znaleźć się w aktach osobowych zatrudnionego. Obowiązek prowadzenia takich akt ma każdy podmiot zatrudniający pracowników – nawet, gdy zatrudnia tylko jedną osobę! Co ważne, dla każdego podwładnego akta powinny być prowadzone oddzielnie. Trzeba też pamiętać, że pula informacji, jakich może od podwładnego żądać podmiot zatrudniający, jest ograniczona.
Pula informacji, jakich od pracownika może żądać pracodawca jest ograniczona. Zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy, osoba zatrudniająca ma prawo od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wymagać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo pracodawca jest upoważniony żądać od pracownika podania:
Udostępnienie tych danych osobowych następuje zawsze przez oświadczenie. Pracodawca, aby mieć pewność, że pracownik podaje poprawne dane, może wymagać okazania poszczególnych dokumentów, np. dowodu osobistego. Jednocześnie zabronione jest kserowanie tych dokumentów i ich składanie do teczki osobowej pracownika.
Zatrudnienie pracownika łączy się z koniecznością dopełnienia szeregu formalności. Jedną z takich jest konieczność wręczenia osobie przyjmowanej do pracy kwestionariusza osobowego. To w nim pracownik powinien podać wszystkie dane, które wymienione zostały w wyżej podanym artykule Kodeksu Pracy. Wypełnienie przez osobę przyjętą do pracy takiego formularza jest konieczne – kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku, w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. Przy aktualizacji danych, która będzie konieczna np. przy wymianie dowodu osobistego, pracownik jest zobowiązany do ponownego wypełnienia kwestionariusza osobowego.
Akta osobowe składają się z trzech części, w których gromadzi się dokumenty powstałe i potrzebne na rożnych etapach zatrudnienia pracownika:
Ponieważ są to bardzo ważne dokumenty, zawierające istotne, prywatne informacje, należy zadbać o ich odpowiednie, bezpieczne przechowywanie. Współcześnie istnieje wiele sposobów na popełnienie przestępstwa, kradzieży i innych szkodliwych zachowań, których mogą dopuścić się osoby posiadające czyjeś dane osobowe, dlatego tak ważna jest ochrona dokumentacji pracowniczej.
Kwestie dotyczące pozyskiwania i przechowywania danych pracowników reguluje Ustawa o ochronie danych osobowych. Kodeks Pracy nie dostarcza wyczerpujących informacji w tym zakresie. Ostatnie zmiany, związane z RODO, wprowadziły prawdziwą rewolucję, dlatego należy dopilnować wszystkich związanych z tym obowiązków.
Przekazując pracodawcy jakiekolwiek dokumenty zawierające dane osobowe, pracownik załącza do nich stosowne oświadczenie. Już w momencie rekrutacji, w CV i liście motywacyjnym muszą znaleźć się stosowne klauzule, zgodne z RODO. W momencie jej załączenia, pracodawca lub odpowiedni podmiot, najczęściej określony w tej klauzuli, staje się administratorem danych. Oznacza to, że zyskuje prawo do gromadzenia, udostępniania, zarządzania i przetwarzania danych pracownika.
Osoba zatrudniona musi zostać poinformowana o tym, kto będzie odpowiedzialny za jej dane i do czego będą one wykorzystywane. Pracownik jest zobowiązany do podania prawdziwych informacji, a także do aktualizacji danych, jeśli ulegną one zmianie, np. w wyniku zmiany miejsca zamieszkania, zmiany stanu cywilnego itp. Wszelkie zmiany muszą zostać zgłoszone do administratora danych osobowych.
Akta osobowe pracowników absolutnie nie mogą być dostępne do wglądu osobom nieupoważnionym. Warto stworzyć w firmie specjalne miejsce, do którego będą miały dostęp jedynie osoby posiadające specjalny kod, klucz itp. Powinno być to miejsce odpowiednio zabezpieczone, objęte monitoringiem i szeregiem innych systemów zabezpieczających.
Warunki panujące w takim miejscu powinny być odpowiednio dostosowane do przechowywania papierowych dokumentów – nie mogą być wystawione na ekspozycję słoneczną, zbyt niską lub wysoką temperaturę, wilgoć itp. Zgodnie z prawem, akta osobowe pracowników muszą być bowiem nadal przechowywane w firmie, przez okres aż 50 lat, od momentu rozwiązania umowy. Czas ten od początku 2019 roku zostanie najpewniej skrócony, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Rozwoju, które okres ten uznało za zbyt długi w stosunku do innych krajów europejskich i wyszło z postulatem zmiany.
Dane osobowe są bardzo cenne, dlatego muszą być chronione przed tym, by nie dostać się w niepowołane ręce. Pracodawcy mają kontrolę nad danymi wielu pracowników, dlatego muszą mieć świadomość ogromnej odpowiedzialności, jaka na nich ciąży. Odpowiednie zarządzanie i przechowywanie danych gwarantuje bezpieczeństwo obu stronom.