Executive Assistant/ Koordynator Wsparcia Zespołu z językiem niemieckim i angielskim

Executive Assistant/ Koordynator Wsparcia Zespołu z językiem niemieckim i angielskim

Twój zakres obowiązków

• Koordynacja spraw i projektów dotyczących wspieranego Działu zarówno w zakresie kontaktów zewnętrznych, jak też ze strony innych komórek wewnątrz organizacji
• Organizowanie podróży krajowych i międzynarodowych, zarządzanie kalendarzami, wsparcie w organizacji spotkań
• Redagowanie pism formalnych, korespondencji e-mail, materiałów do prezentacji i ofert
• Tworzenie lub modyfikowanie prezentacji MS PowerPoint, dokumentów MS Excel lub dokumentów w programie MS Word, w tym dokumentacji pre-, post- i transakcyjnej
• Zarządzanie procesami obiegu dokumentów, w tym praca z systemami wewnętrznymi i klienckimi
• Pomoc Zespołom Business Development w działaniach związanych z relacjami z Klientami: organizowanie i uczestniczenie w spotkaniach, rozmowach adekwatnie do potrzeb
• Wprowadzanie wszelkich niezbędnych danych Klientów do systemów i baz danych, nadzór nad ich aktualizacją
• Organizacja eventów wspólnie lub we współpracy z zespołem Business Development
• Udział w realizacji projektów i zadań specjalnych, ad hoc, w miarę potrzeb
• Wsparcie procesu billingu, nadzorowanie systemu do rozliczania godzin i czuwanie nad jego bieżącą aktualizacją (Time Sheety)
• Rozliczanie wydatków, faktur, nadzorowanie kosztów, współpraca z Działem Księgowości/Billingu

Wymagania pracodawcy

• Biegła znajomość języka niemieckiego i angielskiego w mowie i piśmie – warunek konieczny
• Min. 5 lat doświadczenia, w międzynarodowej organizacji, preferowane w kancelarii prawnej na stanowiskach Executive Assistant, Legal Assistant lub analogicznych
• Doświadczenie we wsparciu zdalnym przełożonych w strukturze rozproszonej geograficznie, szczególnie w organizacjach na terenie niemieckiego obszaru językowego
• Zaawansowana znajomość pakietu MS Office (Word, Outlook, PowerPoint and Excel)
• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacji, zarządzania projektami, umiejętność rozwiązywania problemów, wielozadaniowość
• Umiejętność zarządzania czasem w dynamicznym środowisku, o zmieniających się priorytetach i pod presją czasu
• Dokładność, skrupulatność
• Życzliwość, pomocność, elastyczność
• Wysoka kultura osobista

Pracodawca oferuje

• Umowę o pracę, długofalowy charakter zatrudnienia w stabilnej, prestiżowej branży
• Możliwość pracy w profesjonalnym zespole, w międzynarodowym środowisku, w skali europejskiej i globalnej
• Zatrudnienie w firmie o silnej pozycji rynkowej w prestiżowej branży
• Możliwość codziennego wykorzystywania języków obcych
• Perspektywy ciągłego rozwoju zawodowego
• Ciekawe zadania i interesujące wyzwania w codziennej pracy
• Możliwość pracy hybrydowej (po okresie wdrożenia) w modelu 3 (biuro) + 2 (zdalnie)
• Prywatną opiekę medyczną
• Kartę sportową i ubezpieczenie grupowe na preferencyjnych warunkach

• Znasz bardzo dobrze język niemiecki i chcesz go wykorzystywać praktycznie w codziennej pracy z native speakerami?
• Znasz bardzo dobrze język angielski i chcesz go nadal doskonalić?
• Koordynacja zadań, zarządzanie projektami dużymi i małymi to Twój żywioł?
• Jednocześnie masz oko do szczegółów i jesteś Mistrzynią/Mistrzem w zadaniach administracyjnych i zarządzaniu dokumentami?
• Chcesz dołączyć do zespołu ekspertów w międzynarodowym środowisku, u pracodawcy, który oferuje wysokie standardy i umożliwi dalsze doskonalenie zawodowe?
• Jeśli odpowiedź brzmi 5 x TAK - nie zwlekaj, to oferta właśnie dla CIEBIE????

Aplikuj