Asystent ds. ewidencji, przetwarzania i przesyłania danych

CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:

Stanowisko utworzone w celu zapewnienia obsługi urządzenia utajnionej łączności telekopiowej oraz urządzeń jawnych łączności teleinformatycznej i telekopiowej, zapewnienia właściwego obiegu korespondencji jawnej i niejawnej.

WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:

• praca biurowa w systemie podstawowym;
• praca w siedzibie urzędu/wydziału (stanowisko pracy zlokalizowane na I piętrze);
• wyjazdy służbowe;
• praca związana z obsługą klienta;
• narzędzia i materiały pracy, w szczególności komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner;
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin;
• zainstalowane windy/podjazdy, drzwi odpowiedniej szerokości, odpowiednio dostosowane toalety;
• brak oznaczeń dla osób niewidomych;
• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym;
• pomieszczenia służbowe są przystosowane dla osób niepełnosprawnych, natomiast toaleta spełniająca takie wymagania znajduje się w innej części budynku, tj. w holu komercyjnym, poza pomieszczeniami SG.

CZAS PRACY: system podstawowy od poniedziałku do piątku w godz. od 07:00 do 15:00.

LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak.

UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:

• upoważnienie do obsługi stanowiska utajnionej łączności telekopiowej SUŁT SG „TURKUS”;
• poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „TAJNE”;
• upoważnienie do wydawania czynności kancelaryjnych w zakresie wskazanym w upoważnieniu;
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych gromadzonych w Systemach SG – w zakresie określonym w upoważnieniu.

ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:

Zadania wykonywane na stanowisku asystenta mają charakter jednolity, określony odpowiednimi procedurami. Przepisy dotyczące realizowanych na stanowisku czynności określają dokładnie sposób i tryb postępowania. Zadania wymagają jednak dobrej znajomości przepisów o ochronie informacji niejawnych, ochronie danych osobowych i przepisów kancelaryjnych. Zmiany w przepisach, procedurach i wytycznych wymagają od pracownika umiejętności interpretacji oraz aktualizacji posiadanej wiedzy (kilka razy w roku). Stanowisko pracy wymaga realizacji zadań w sposób systematyczny i rzetelny. Osoba na tym stanowisku pracy, z uwagi na częste kontakty z pracownikami i funkcjonariuszami, powinna cechować się komunikatywnością i wysoką kulturą osobistą. Na opisanym stanowisku pracy nie jest wymagana kreatywność, ponieważ obieg dokumentów odbywa się według ściśle określonych procedur.

Przykłady:

• obsługa stanowiska abonenckiego SUŁT SG „TURKUS”/”AGAT” zgodnie ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa;
• prowadzenie rejestrów korespondencji jawnej i niejawnej.

NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:

Praca polega na zapewnieniu terminowego i zgodnego z przepisami obiegu korespondencji jawnej i niejawnej, wchodzącej i wychodzące, przestrzeganiu przepisów bezpieczeństwa użytkowanych sieci informatycznych służących do przetwarzania informacji niejawnych zgodnie z ich dokumentacją bezpieczeństwa. Osoba na stanowisku nie podejmuje samodzielnie decyzji, wykonuje polecenia bezpośredniego przełożonego. W przypadku zaistnienia sytuacji bezprecedensowych decyzje podejmowane są w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji rozwiązań zgodnych z przepisami.

Przykład:

• prowadzenie korespondencji jawnej i niejawnej w oparciu o przepisy.

HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: do 1 miesiąca.

KONTAKTY ZEWNĘTRZNE: kilka razy w miesiącu.

CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ: brak.

• obsługuje stację łączności telekopiowej SUŁT SG „TURKUS”/”AGAT” oraz prowadzi posiadaną dokumentację ewidencyjną zgodnie z procedurami i przepisami kancelaryjnymi, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu informacji
• przesyła, przyjmuje oraz na bieżąco prowadzi ewidencję dokumentów niejawnych oraz jawnych otrzymywanych i wysyłanych, jak również terminowo dostarcza dokumentację do właściwych adresatów w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w placówce
• wykonuje, ewidencjonuje, nadaje i przyjmuje faksy oraz szyfrofaky, terminowo przekazuje i dostarcza do adresatów korespondencję faksową i elektroniczną wchodzącą/wychodzącą w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów
• sprawdza poprawność dokumentów niejawnych oraz jawnych pod względem formalnym, zgodności załączników ze stanem faktycznym w celu podjęcia decyzji o przyjęciu dokumentu do realizacji/wysłania bądź odmowie przyjęcia ze względu na niespełnienie wymogów formalnych
• zapewnia ciągłą obsługę sprzętu łączności i informatyki znajdującego się w użytkowaniu, realizuje miejskie połączenia telefoniczne w celu prawidłowego funkcjonowania jednostki organizacyjnej SG
• obsługuje korespondencję w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją oraz w innych elektronicznych systemach przesyłania i odbierania korespondencji (np. ePUAP, Right-fax, email) w celu właściwego obiegu dokumentów w placówce
• terminowo przekazuje i dostarcza do adresatów korespondencję niejawną, zapewnia bezpieczeństwo i ochronę przed dekonspiracją w celu zapewnienia właściwego obiegu informacji niejawnych
• zapewnia ciągłą obsługę sprzętu łączności i informatyki znajdującego się w użytkowaniu w celu prawidłowego funkcjonowania placówki

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego - w pracy biurowej
• Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu
• Znajomość obsługi urządzeń biurowych
• Znajomość przepisów dot. Ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość Decyzji Komendanta Głównego Straży Granicznej w sprawie instrukcji kancelaryjnej Straży Granicznej
• Znajomość Zarządzenia Komendanta Głównego Straży Granicznej w sprawie szczegółowego sposobu organizowania i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• doświadczenia zawodowego w pracy z dokumentacją niejawną lub elektronicznym zarządzaniem/obiegiem dokumentacji
• Wykształcenie administracyjne
• Doświadcznie zawodowe w pracy z dokumentacją niejawną lub elektronicznym zarządzaniem/obiegiem dokumentacji
• Przeszkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych
• Przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych

• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Miejsce do odświeżenia się
• Miejsce parkingowe na terenie urzędu
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”
• "Nagrody jubileuszowe"
• Możliwość rozwoju i współpracy ze specjalistami
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Wsparcie finansowe w trudnej sytuacji życiowej
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych