Outsourcing - czy rozwiąże problemy twojej firmy?

Termin outsourcingu pochodzi z języka angielskiego – stanowi skrót słów: outside-resource-using i oznacza korzystanie z zewnętrznych źródeł. Proces outsourcingu polega więc na przekazywaniu części zadań przedsiębiorstwa firmom zewnętrznym. W niniejszym artykule analizujemy kiedy i dlaczego warto zdać się na współpracę z innym usługodawcą.

Z reguły outsourcing polega na wybieraniu określonych procesów biznesowych firmy i zlecaniu ich podmiotom zewnętrznym. Celem jest wykonywanie danych procesów sprawniej i efektywniej. Najczęściej są to takie sektory działalności, które nie wynikają bezpośrednio z podstawowej działalności danego przedsiębiorstwa. Tym samym międzynarodowe korporacje IT korzystają z usług firm specjalizujących się np. w branży HR, której zadaniem jest rekrutowanie najlepszych pracowników, którzy będą realizowali podstawowe założenia firmy. Przyjrzyjmy się szerzej temu zjawisku, które choć na rodzimym rynku istnieje od dawna, to dopiero teraz zaczyna być powszechnym rozwiązaniem.

Przyczyny outsourcingu

W zależności od profilu przedsiębiorstwa, cele wdrażania outcourcingu mogą być odmienne. Najczęściej są to jednak następujące czynniki:

• Redukcja kosztów – firmy outsourcingowe są wyspecjalizowane w danej branży, a to przekłada się na sprawniejsze i wydajniejsze realizowanie określonych założeń. Ich wydajne działalnie skutkuje obniżeniem jednostkowych kosztów działalności dla przedsiębiorstwa zlecającego. Na przykład outsourcing kadr i płac umożliwia firmie specjalistycznej obsługę wielu podmiotów, działając w oparciu o jeden system księgowy, a w sytuacji samodzielnego realizowania przez firmę księgowości, całkowite koszty systemu pozostaną po jej stronie – koszty oprogramowania, szkolenia i utrzymania pracowników itd.

• Poprawa jakości – wyspecjalizowane firmy zajmują się określonymi obszarami działalności. To owocuje wysoko wykwalifikowaną kadrą pracowniczą, znajomością branży i określonych procesów. Często też dysponują kosztownymi narzędziami, np. oprogramowaniem komputerowym. Wszystkie te elementy gwarantują wysoki poziom usług, który w sytuacji wdrożenia ich samodzielnie przez przedsiębiorstwo byłby bardzo kosztowny. Za przykład mogą posłużyć usługi prawnicze czy IT. Firmy z tychże branż posiadają specjalistów, którzy posiadają doświadczenie i odpowiednie zaplecze wiedzy, dzięki czemu realizowane zadania są wysokiej jakości.

• Usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa – za sprawą outsourcingu, przedsiębiorstwo może skupić się na realizowaniu najważniejszych zadań, które przynoszą faktyczne zyski z prowadzenia działalności. Dzięki temu możliwe jest zatrudnienie dodatkowych specjalistów albo wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych, zamiast zatrudniania np. w branży IT specjalistów HR. Te zadania może przejąć firma outsourcingowa, która za sprawą szerokiej bazy kandydatów, odpowiednich narzędzi oraz zdolności pracowników wyłoni osoby odpowiednie na dane stanowisko z twojej firmie.

Rodzaje outsourcingu

W związku z tym, że outsourcing dotyczy wielu branż, a tym samym może przybierać różne formy trudno o jego jednoznaczną klasyfikację. Wyróżniamy zatem trzy rodzaje outsourcingu, które różnicują cele wdrożenia go do firmy.

• Outsourcing naprawczy – ma na celu poprawę sytuacji przedsiębiorstwa, poprzez usprawnienie jej funkcjonowania z wykorzystaniem outsourcingu
• Outsourcing dostosowawczy – polega na dostosowywaniu firmy do warunków i wymagań otoczenia, by zwiększyć jej wydajność
• Outsourcing rozwojowy – jego zadaniem jest zapewnienie warunków do przyszłego rozwoju przedsiębiorstwa

Warto dodać, że wybór formy outsourcingu uzależniony jest również od środków jakimi dysponuje firma oraz priorytetów jej działalności. W związku z tym możemy go podzielić na kolejne typy:

• Outsourcing pełny – polega na powierzeniu usługobiorcy kompleksowej obsługi danego zadania
• Outsourcing selektywny –  polega na wyborze określonych obszarów danego zadania i zleceniu wyłącznie ich firmie zewnętrznej

Outsourcing – wady i zalety

Już same przyczyny wdrażania outsourcingu wskazują na szereg zalet. Tak też jedną z największych i najistotniejszych jest niższy koszt pracy. Kwestia ta jest szczególnie widoczna na przykładzie tworzenia sektorów BPO/SSC w krajach, gdzie można zapłacić mniej za roboczogodzinę. Przeniesienie części działań na zewnętrzny zespół do kraju, gdzie koszty życia i pensja są niższe, umożliwia zaoszczędzenie niemałych pieniędzy. Tak też branża odzieżowa kwitnie w Azji, a np. sektor IT w Polsce. Kolejną zaletą wykorzystywania firm outsourcingowych jest zwiększenie efektywności poprzez pracę wykwalifikowanej kadry – łatwiej jest znaleźć potrzebne umiejętności w firmie zewnętrznej, aniżeli poprzez samodzielny proces rekrutacji i wdrażania pracowników. Tam najczęściej są od ręki dostępne usługi osób z odpowiednimi umiejętnościami. Korzystanie z ofert firm outsourcingowych umożliwia skupienie się na najważniejszym biznesie, bez poświęcania czasu i środków na poboczne czynniki, np. łatwiej jest skorzystać z usług prawniczych, kiedy zaistnieje potrzeba, aniżeli utrzymywać kadrę prawniczą w firmie. Co istotne, każde przedsiębiorstwo może elastycznie dostosowywać warunki współpracy z firmą outsourcingową i tym samym kontrolować poziom ponoszonych kosztów.

Istnieją też pewne ograniczenia, jakie niesie za sobą outsourcing. Jednym z elementów ryzykownych jest utrzymanie jakości na poziomie odpowiadającym zleceniodawcy. Jeśli więc zleceniobiorca za cel obierzesobie maksymalizację własnych zysków, to może się to odbyć kosztem jakości oferowanej usługi. Kolejną kwestia jest to, że w wielu firmach sektora BPO/SSC występuje wysoka rotacja pracowników, a to powoduje, że w procesie współpracy pojawiają się nowi pracownicy, często nie znający specyfiki twojej firmy. Uzależnienie od firmy outsourcingowej to jedna z największych obaw przedsiębiorców, którzy rozważają nawiązanie współpracy. Pamiętaj jednak, że jeśli odpowiednio pokierujesz tą relacją, to będziesz mieć nad wszystkim kontrolę – na przykład w przypadku outsourcingu HR, możesz na własną rękę przeprowadzić ostatni etap rekrutacji bądź uczestniczyć w nich wszystkich.

Dodatkowo, aby eliminować wszelkie obawy i ryzyka, firmy zawierające współpracę mogą podpisać tzw. Service Level Agreement (SLA), czyli umowę określająca poziom jakości wykonywania usługi. W takiej umowie zostają opisane dokładne parametry, które dana usługa ma spełniać. Umożliwia to kompleksowe monitorowanie poziomu realizacji całego procesu biznesowego opartego na outsourcingu.

Decyzja o podjęciu współpracy z firmą zewnętrzną nie jest łatwa. W związku z tym warto dokonać kalkulacji zysków i strat na podstawie powyższego artykułu. W wielu przypadkach, wbrew wszelkim obawom, zdanie się na firmę outsourcingową przynosi wiele korzyści. Trafnie podjęta decyzja to zyski, które owocują umocnieniem pozycji firmy na rynku.