Inspektor ds. obsługi kancelaryjnej

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• umowa na czas określony (12 m-cy w ramach ustawy o służbie cywilnej) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony,
• stres związany z działaniem pod presją czasu,
• dyspozycyjność, odbywanie wyjazdów służbowych na terenie kraju,
• możliwość pracy w godzinach nadliczbowych,
• obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca w pomieszczeniach biurowych z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
• budynek zaopatrzony jest wyłącznie w schodołaz umożliwiający transportowanie wózka inwalidzkiego,
• budynek nie spełnia wymogów dotyczących podjazdów, wind, toalet dla osób niepełnosprawnych (spełnia wyłącznie na parterze).

• Przyjmuje i rejestruje dokumenty w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale.
• Monitoruje i koordynuje prawidłowość czynności kancelaryjnych realizowanych w Oddziale, w tym sporządza i redaguje pisma z zakresu koordynacji czynności kancelaryjnych Oddziału w celu należytego stosowania instrukcji kancelaryjnej.
• Udziela pracownikom Oddziału informacji i pomocy w zakresie funkcjonalności działania systemu EZD w celu wspomagania działania systemu i edukacji pracowników w zakresie dobrych praktyk.
• Obsługuje pocztę przychodzącą i wychodzącą w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją w celu odzwierciedlenia obiegu dokumentacji, zachowania terminowości.
• Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu kancelarii, sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału w celu zapewnienia właściwej organizacji pracy i szybkiego przekazania poleceń Dyrekcji Oddziału.
• Obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli w celu właściwej obsługi kancelarii i organizacji pracy.
• Archiwizuje i przekazuje akta spraw wytworzonych w kancelarii, listy nadawcze, składy chronologiczne do archiwum w celu zapewnienia właściwe o obie u dokumentów w Oddziale.
• Udziela klientom zewnętrznym informacje i kieruje strony do merytorycznych wydziałów celem załatwienia przedmiotowych spraw należących do kompetencji Oddziału

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Znajomość zasad obiegu dokumentów, znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, podstawowa znajomość KPA, ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz zasad ochrony danych osobowych
• Kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja.
• Umiejętność obsługi komputera, w tym biegle pakietu MS Office.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe administracyjne lub ekonomiczne
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w jednostkach administracji publicznej i/lub w zakresie prowadzenia sekretariatu/ obsługi administracyjno-kancelaryjnej
• Przeszkolenie - obsługa poczty w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją
• Poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.

Pracownikom oferujemy:

• stabilną pracę w jednostce administracji państwowej z wieloletnią tradycją, otwarte i przyjazne środowisko pracy, zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
• dodatek za wieloletnią pracę w wysokości od 5% do 20 % wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy,
• trzynaste wynagrodzenie,
• ruchomy czas pracy lub możliwość ustalenia indywidualnego czasu pracy,
• skuteczne szkolenia wdrożeniowe i stanowiskowe oraz szerokie możliwości dalszego rozwoju kompetencji zawodowych (m.in. refundacja kosztów nauki na studiach, studiach podyplomowych, kursach zawodowych, kursach językowych),
• pakiet socjalny: dofinansowanie wypoczynku pracownika i dzieci, pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach, karty sportowe,
• możliwość wykupienia ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie w preferencyjnej cenie.