Twoje wsparcie w rekrutacji

Podreferendarz ds. obsługi sekretariatu

UWAGA!
Ogłoszenie straciło swoją ważność dnia: 2019-12-31

Zakres obowiązków:

  • Przyjmowanie korespondencji kierowanej do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestrowanie w systemie obiegu dokumentów oraz nadzorowanie obiegu korespondencji poza sekretariatem w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w komórce organizacyjnej
  • Przygotowywanie pism przeznaczonych do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdzanie, czy pisma są parafowane i zawierają odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazywanie do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę w celu wysłania do adresata.
  • Prowadzenie kalendarza spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizowanie spotkań, narad i wyjazdów służbowych kierującego oraz przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych w celu zapewnienia właściwej obsługi kierującego komórką organizacyjną.
  • Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowanie kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
  • Przygotowywanie projektów standardowych pism oraz notatki i informacje w celu wsparcia kierującego komórką organizacyjną w bieżącej pracy.
  • Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych, w tym m.in. monitorowanie nieobecności pracowników, prowadzenie kalendarza praktyk i staży w komórce organizacyjnej oraz przyjmowanie i nadawanie faksów w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania komórki.
  • Ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów.
  • Kierowanie interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników.

Wymagania:

  • wykształcenie: średnie
  • doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w obszarze administracyjno-biurowym.
  • Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
  • Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej.
  • Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.
  • Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej.
  • Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych.
  • Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórek organizacyjnych MSZ.
  • Umiejętności: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta, samodzielności i inicjatywy, odporność na stres.
  • Dyspozycyjność.
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Zawód:
Urzędnik
Miejsce pracy:
Warszawa
Forma zatrudnienia:
praca stała
Oferta dodana w dniu:
2019-12-10
Oferta wygasła w dniu:
2019-12-31
Tak, chcę otrzymywać oferty pracy na e-maila!

(klauzula informacyjna)

Lista podobnych ofert pracy

Referent ds. czynności analitycznych i sprawdzających

Zawód: urzędnik Rodzaj: praca stała
Izba Administracji Skarbowej w Warszawie
Pruszków
2020-01-15

Referent ds. czynności analitycznych i sprawdzających

Zawód: urzędnik Rodzaj: praca stała
Izba Administracji Skarbowej w Warszawie
Nowy Dwór Mazowiecki
2020-01-16

Samodzielny referent

Zawód: urzędnik Rodzaj: praca stała
Wojskowa Komenda Uzupełnień w Wyszkowie
Wyszków
2020-01-06

Referent ds. wierzycielskich

Zawód: urzędnik Rodzaj: praca stała
Izba Administracji Skarbowej w Warszawie
Węgrów
2020-01-10

Referent ds. analitycznych i sprawdzających oraz identyfikacji i rejestracji podatkowej

Zawód: urzędnik Rodzaj: praca stała
Izba Administracji Skarbowej w Łodzi
Rawa Mazowiecka
2020-01-16

Referent ds. czynności analitycznych i sprawdzających

Zawód: urzędnik Rodzaj: praca stała
Izba Administracji Skarbowej w Warszawie
Przasnysz
2020-01-16

Referent ds. kwatermistrzowsko-technicznych

Zawód: urzędnik Rodzaj: praca stała
Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Przasnyszu
Przasnysz
2020-01-16

Wizytator

Zawód: urzędnik Rodzaj: praca stała
Kuratorium Oświaty w Warszawie
Płock
2020-01-15