Specjalista ds. archiwum zakładowego i spraw organizacyjnych

Warunki pracy:

• Do obsługi archiwum zakładowego przewidziane jest jedno stanowisko pracy,
• Praca biurowa w siedzibie urzędu,
• Użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),
• Wysiłek fizyczny.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• Wejście do budynku NDAP jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością,
• Brak progów utrudniających poruszanie się w ramach piętra osobom z niepełnosprawnością ruchową,
• Budynek wyposażony jest w podest ruchomy dla osób ze szczególnymi potrzebami, który obsługuje kondygnację 0, 1 i 2. W budynku znajduje się poddasze użytkowe, na które podest nie dociera,
• Stanowisko pracy usytuowane jest na parterze budynku jednak w związku z koniecznością permanentnej obsługi klienta wewnętrznego istnieje ciągła konieczność przemieszczania elementów zasobu po kondygnacjach budynku,
• Pomieszczenie archiwum wyposażone jest w regały przejezdne, przesuwane za pomocą mechanizmu napędzanego siłą mięśni. Konstrukcja regałów i rozmieszczenie półek wymusza korzystanie z podestów i drabin w celu sięgania po przedmioty umieszczone powyżej 150 cm nad podłogą,
• Pomieszczenie sanitarne dostosowane do potrzeb osób z niepełnoprawnością znajduje się na parterze budynku, co powoduje konieczność otwierania drzwi z samozamykaczami,
• Stanowisko pracy jest wyposażone w monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy, z naturalnym i sztucznym oświetleniem.

• Przejmuje, ewidencjonuje, porządkuje, zabezpiecza oraz udostępnia zasoby archiwum zakładowego w celu zgodnego z prawem postępowania z dokumentacją urzędu.
• Uczestniczy w pracach nad przygotowaniem dokumentów poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu do przekazania do archiwum zakładowego w celu zapewnienia przestrzegania instrukcji archiwalnej i kancelaryjnej urzędu.
• Realizuje zadania komórki organizacyjnej w zakresie organizacji dostaw, zakupów usług i sprzętu, w tym na potrzeby magazynowania, porządkowania i opracowywania dokumentacji, w celu zapewnienia należytej obsługi urzędu w tym zakresie.
• Bierze udział w pracach zespołów i komisji powoływanych przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w celu tworzenia, aktualizacji i weryfikacji wewnętrznych aktów prawnych, w szczególności dot. archiwum zakładowego oraz innych spraw leżących – zgodnie z Regulaminem organizacyjnym BDG - w kompetencji Wydziału Administracyjnego BDG w celu zapewnienia należytej obsługi organu i urzędu w tym zakresie
• Udziela informacji o zasobach archiwum zakładowego urzędu oraz archiwów państwowych w celu zaspokojenia potrzeb informacyjnych interesariuszy..
• Wspiera pozostałych pracowników Wydziału w czynnościach przypisanych do zakresu merytorycznego komórki organizacyjnej, w tym udziela pomocy w podstawowych czynnościach takich jak organizacja i relokacja miejsc pracy, wyposażenia i sprzętu, przygotowanie sal konferencyjnych do odbywających się w nich wydarzeń, w celu zapewnienia optymalnych warunków pracy w urzędzie.
• Wykonuje inne polecenia bezpośredniego przełożonego, mieszczące się w zakresie merytorycznym przeznaczonym dla wydziału, w celu zapewnienia nieprzerwanej obsługi urzędu.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku archiwisty zakładowego w jednostkach administracji publicznej lub w jednostkach samorządowych lub też na stanowisku dotyczącym zarządzania dokumentacją.
• Biegła umiejętność obsługi komputera w środowisku Windows wraz z pakietem Office,
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
• Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20.10.2015 w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej,
• Znajomość rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30.10.2006 r. w sprawie szczegółowego postępowania z dokumentami elektronicznymi,
• Znajomość zarządzenie nr 45 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 19 grudnia 2019 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (Dz. Urz. NDAP poz. 45, z późn. zm.), zmienione zarządzeniem Nr 33 NDAP z 17 grudnia 2020 r. i zarządzeniem Nr 4 NDAP z 26 stycznia 2022 r.,
• Znajomość przepisów o służbie cywilnej – zagadnienia ogólne,
• Komunikatywność, dobra organizacja pracy własnej, samodzielność,
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe magisterskie o profilu humanistycznym
• doświadczenia zawodowego
• Znajomość metodyki archiwalnej,
• Zdolności analityczne,
• Znajomość zasad prowadzenia spraw w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją,
• kurs archiwalny I lub II stopnia.

• Pracę w urzędzie wyróżnionym nagrodą Friendly Workplace 2024,
• Ruchomy czas pracy,
• Indywidualny rozkład czasu pracy,
• Możliwość pracy zdalnej,
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy,
• Miejsce do ćwiczeń lub zajęcia sportowo-rekreacyjne w miejscu pracy,
• Miejsce do odświeżenia się,
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu,
• Możliwość przyjścia do pracy z dzieckiem,
• Możliwość skrócenia dnia pracy dla zapewnienia opieki nad dzieckiem lub osobą zależną,
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• Możliwość korzystania z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w tym m.in. dofinansowanie wypoczynku, dofinansowanie pakietu sportowego, oraz dofinansowanie do wyjść kulturalnych: biletów do kina, teatru, muzeum, pozyczki na cele mieszkaniowe itp.
• Możliwość dodatkowego ubezpieczenia na życie oraz pakietu medycznego na korzystnych warunkach,
• Możliwość nauki języków obcych na platformie online eTutor,
• Dodatkową wpłatę pracodawcy do PPK (wzastająca w zależności od stażu pracy w NDAP),
• Kawa, herbata dla pracowników,
• Psycholog dla pracowników,
• Pokoje socjalne z pełnym wyposażeniem.